Översikt över vår sekretesspolicy

I. Introduktion till

Detta är sekretesspolicyn för SimplyBook.me Ltd som förklarar hur vi följer den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 ("GDPR") och andra nationella och internationella tillämpliga lagar och förordningar i all vår affärsverksamhet.

Vi har infört lämpliga åtgärder och register som visar att vi följer GDPR och kan därför ta ansvar för behandlingen av dina personuppgifter. Att respektera principerna i GDPR (laglighet, rättvisa och öppenhet, ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering, korrekthet, lagringsbegränsning, integritet och konfidentialitet (säkerhet) samt ansvarsskyldighet) är det viktigaste målet i all vår affärsverksamhet som omfattar behandling av personuppgifter.

II. Vår information

Vi är SimplyBook.me Ltd och tillhandahåller en tidsbokningslösning inklusive ett brett utbud av funktioner som marknadsförings- och marknadsföringssystem, försäljningssystem och kundkontaktsystem (tillsammans "Tjänsterna"). Du kan kontrollera våra villkor, som innehåller mer information om våra tjänster och våra juridiska skyldigheter, tillsammans med vår översikt och undertecknade version av vårt databehandlingsavtal här.

För att uppfylla kraven i GDPR måste vi informera dig om att vi är "personuppgiftsansvarig " och fattar beslut om dina personuppgifter när du besöker vår officiella webbplats: www.simplybook.me och andra underwebbplatser som drivs av oss i enlighet med våra allmänna villkor för webbplatsen som du accepterar.

För detta dokument och alla syften med skydd av privatliv och personuppgifter är vår information och våra kontaktuppgifter enligt nedan:

• Företagets namn:

  SIMPLYBOOK.ME LTD

• E-postadress för kontakt:

  support@simplybook.me &amp legal@simplybook.me

• Registrerad adress:

  30, Gladstonos Street, P. Makedonas Court, Mezzanine Floor, 3041, Limassol, Cypern

• Dataskyddsombud:

  dpo@simplybook.me

• Registreringsnummer:

  HE387490

• Förenade kungarikets representant:

  UKRepresentative@simplybook.me

III. Information som vi samlar in om dig

När du besöker vår webbplats och vill använda våra tjänster, i enlighet med våra villkor och bestämmelser, måste vi samla in olika uppgifter om dig. I denna del av dokumentet förklarar vi kategorierna och vid behov källan till de specifika personuppgifter som vi behandlar. För behandlingen klargör vi också varför vi behöver samla in och använda våra personuppgifter samt den rättsliga grunden för våra åtgärder.

Användningsdata

Data inkluderar information om användningen av denna webbplats och det system vi erbjuder: företagsinformation, IP-adress, geografisk plats, webbläsartyp och -version, operativsystem, refererad källa, besökslängd, sidvisningar och navigeringsvägar på webbplatsen, samt information om tidpunkt, frekvens och mönster för din systemanvändning.

• Källa:

  System för analytisk spårning såsom Google Analytics och liknande.

• Syften:

  Förstå vilka underwebbplatser som passar dig och ge dig mer information om det, förbättra våra tjänster och erbjuda dig användningsförslag som kan passa dina behov.

• Juridisk grund:

  Berättigade intressen ➝ övervakning och förbättring av vår webbplats, vårt system, vår kundtjänst och våra systemtjänster.

Kontodata

Detta är den information du ger oss när du registrerar dig för ett konto, skapar eller ändrar din profil, anger preferenser, registrerar dig för eller gör inköp via systemet: namn, e-postadress, profilfoto, biografi, andra detaljer till din profilinformation som ska visas på din tjänsteleverantörsprofil eller på din företagsprofil i vårt system så att dina kunder kan boka tjänster hos dig.

Observera att vi måste hålla reda på dina preferenser när du väljer specifika inställningar.

• Källa:

  Du, din arbetsgivare eller den användare som installerar systemet för sina personliga eller företagets syften.

• Syften:

  Drift av vår webbplats, tillhandahållande av våra tjänster, säkerställande av säkerheten på vår webbplats och i våra tjänster, upprätthållande av säkerhetskopior av våra databaser och användning för att kommunicera med dig.

• Juridisk grund:

  Berättigade intressen och avtalsförpliktelser ➝ förse dig med våra systemtjänster så att du kan visa din information och sälja tjänster och produkter.

Uppgifter om användarens kunder

Detta är den information som förs in i systemet från användarens kunder när de använder programvaran för att göra en bokning, såsom namn, efternamn, e-postadress etc.

• Källa:

  Du, din arbetsgivare eller den användare som installerar systemet för sina personliga eller företagets syften.

• Syften:

  Använda systemet så att dina kunder på ett effektivt sätt kan boka möten online med de tjänsteleverantörer de valt.

• Juridisk grund:

  Legitima intressen och avtalsenliga skyldigheter ➝ möjliggör korrekt drift av systemet och tjänsterna.

Tjänsteleverantörens uppgifter

När du inkluderar personuppgifter om dina tjänsteleverantörer i ditt konto: namn, adress, telefonnummer, e-postadress, profilbilder och andra detaljer som läggs till i tjänsteleverantörens profil.

Denna specifika information kommer att finnas tillgänglig på användarens bokningssida, som tillhandahålls av oss, på en widget som kan infogas på användarens egen webbplats, på användarens profiler på sociala medier, på våra katalogsidor där alla systemanvändare visas, såvida de inte specifikt väljer att inte visas där.

• Källa:

  Den registrerade och den personuppgiftsansvarige

• Syften:

  Göra en bokning och använda de tjänster som erbjuds av användaren.

• Juridisk grund:

  berättigade intressen och avtalsförpliktelser ➝ möjliggör korrekt drift av systemet och tjänsterna.

Publikationsuppgifter

Information som du skapar för dina bokningsbara tjänster, produkter till salu, kampanjer eller som företagsinformation.

Du är medveten om att personuppgifter som du skickar in för publicering via vårt system eller våra tjänster om dig, ditt företag, tjänsteleverantörer, produkter, kampanjer, tjänster eller relaterade saker kan vara tillgängliga via internet över hela världen. Vi kan INTE förhindra att sådana personuppgifter används (eller missbrukas) av andra.

• Källa:

  Du, din arbetsgivare eller den användare som installerar systemet för sina personliga eller företagets syften.

• Syften:

  Drift av systemet så att kunderna effektivt kan boka möten online och köpa produkter och läsa om ditt företag och ditt tjänsteutbud.

• Juridisk grund:

  Berättigade intressen och avtalsenliga skyldigheter - möjliggöra korrekt drift av systemet och tjänsterna.

Uppgifter om förfrågan

Information som finns i alla förfrågningar som du skickar till oss via e-post eller direktsupport angående systemet och våra tjänster.

• Källa:

  Du eller den användare som installerar systemet för sina personliga eller företagets syften, eller dina kunder.

• Syften:

  Analysera våra användares problem och hjälpa dem att lösa problemen samt förbättra systemet när det är relevant.

• Juridisk grund:

  Legitima intressen ➝ möjliggör korrekt drift av systemet och tjänsterna.

Transaktionsuppgifter

Information om transaktioner, inklusive köp av varor och tjänster, som du ingår med oss och/eller via vår webbplats: kontaktuppgifter och transaktionsuppgifter.

• Källa:

  Du som registrerad.

• Syften:

  Tillhandahålla de varor och tjänster som köpts och föra korrekta register över dessa transaktioner.

• Juridisk grund:

  Rättslig skyldighet - korrekta redovisningsmetoder.

Vi använder vårt eget Notando Accounting System för denna behandling och kör detta på våra egna dedikerade servrar, som finns i EU. Vi måste spara alla faktureringsuppgifter som innehåller dina inköp, namn, adress och e-post i 7 år för finansiell rapportering och momsändamål.

Information om företaget

När du lägger till information om ditt företag i företagsprofilen i det system vi erbjuder: namn, adress, telefonnummer, e-postadress, profilbilder och andra detaljer som du lägger till i din företagsprofil.

Denna specifika information kommer att finnas tillgänglig på din bokningssida, som tillhandahålls av oss, på en widget som kan infogas på användarens egen webbplats, på användarnas profiler på sociala medier, på våra katalogsidor där alla systemanvändare visas, såvida de inte specifikt väljer att inte visas där.

• Källa:

  Du, din arbetsgivare eller den användare som installerar systemet för sina personliga eller företagets syften.

• Syften:

  Du, din arbetsgivare eller den användare som installerar systemet för sina personliga eller företagets syften.

• Juridisk grund:

  Legitima intressen och avtalsenliga skyldigheter ➝ möjliggör korrekt drift av systemet och tjänsterna.

Uppgifter om anmälan

Information som du lämnar till oss i syfte att prenumerera på våra e-postmeddelanden och/eller nyhetsbrev.

• Källa:

  Du som registrerad.

• Syften:

  Vi skickar dig relevanta meddelanden och/eller nyhetsbrev för att informera dig om ändringar i systemet och hur du kan få ut det mesta av att använda SimplyBook.me.

• Juridisk grund:

  Samtycke ➝ till att ta emot specifik information från oss, vilket kan återkallas när som helst genom att kontakta oss.

Uppgifter om korrespondens

Information som finns i eller hänför sig till all kommunikation som du skickar till oss.

• Källa:

  Du som registrerad.

• Syften:

  Kommunicera med dig och föra register.

• Juridisk grund:

  Berättigat intresse ➝ korrekt administration av vår webbplats och verksamhet samt kommunikation med användare.

Utöver den specifika rättsliga grunden för behandling av dina personuppgifter som nämns ovan kan vi behöva behandla personuppgifter för våra legitima intressen och enligt nedan:

för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, vare sig detta sker inom ramen för ett domstolsförfarande eller ett administrativt eller utomrättsligt förfarande;

för att på lämpligt sätt skydda våra affärsintressen mot risker och erhålla eller bibehålla försäkringsskydd, hantera risker eller erhålla professionell rådgivning.

IV. Var vi lagrar din information?

Dina personuppgifter lagras på servrar i tre välrenommerade datacenter i Kanada, Frankrike och Singapore, som alla uppfyller APSAD-standarderna R82 och R81 och arbetar enligt standarden ISO/IEC 27001. Läs mer om hur vi alltid prioriterar vikten av informationssäkerhet här.

För våra företagskunder erbjuder vi dedikerade servrar i Kanada, Storbritannien, Australien och Belgien eller någon annan plats, beroende på tillgänglighet och ytterligare krav och rättsliga skyldigheter.

V. Hur länge vi behåller din information?

Vi måste uppfylla flera rättsliga skyldigheter i samband med lagring och radering av personuppgifter. Därför kommer vi i samtliga fall att behålla dina uppgifter endast under den period som krävs för de ändamål med behandlingen som anges häri, med respekt för principen om "datalagring" i GDPR. Detta innebär att så länge du är användare av vårt system kan du när som helst redigera dessa uppgifter och begära att de raderas genom att avbryta användningen av systemet. Eftersom vi sparar säkerhetskopior av alla databaser i upp till 30 dagar kan dessa uppgifter fortfarande finnas kvar på våra servrar i upp till 30 dagar, varefter de raderas.

VI. Integritet genom design och som standard

Vi har genomfört "lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder" för att följa dataskyddsprinciperna på ett effektivt sätt och skydda enskilda personers rättigheter. Vi kommer särskilt att utföra en konsekvensbedömning avseende dataskydd ("DPIA") när så krävs enligt GDPR, för att identifiera och minimera riskerna med databehandling i ett projekt.

• Säkerhet

  Dessutom utgör alla våra säkerhetsåtgärder en del av det övergripande systemet för hantering av informationssäkerhet ("ISMS") för SimplyBook.me Ltd, i enlighet med ISO/IEC 27001-standarden.

• Sekretess för medicinska uppgifter / Skyddad hälsoinformation

  Du kan ladda upp via anteckningar till ditt konto vissa medicinska uppgifter eller skyddad hälsoinformation (enligt definitionen i lagen om portabilitet och ansvar för sjukförsäkring från 1996, "HIPAA").

  I syfte att tillhandahålla vår SimplyBook.me-programvara och tjänster kan vi ha begränsad tillgång till sådan typ av information och måste följa de tillämpliga HIPAA-föreskrifterna som affärspartner.

  Ta en titt på hur vi är HIPAA-kompatibla här

VII. Delning av dina personuppgifter

För att kunna fungera effektivt som ett företag och även tillhandahålla felfria tjänster, produkter och funktioner måste vi dela vissa av dina personuppgifter. Delningen är begränsad till den utsträckning som krävs för de specifika ändamålen och under den period som krävs för att säkerställa vår affärsverksamhet. Därför kommer våra tjänster till dig inte att äventyras och dina rättigheter inte kränkas.

(a) Delning för tillhandahållande av våra andra tjänster/produkter:

SimplyMeet.me mjukvarulösning

Vi är ägarna och erbjuder dig programvarulösningen SimplyMeet.me för onlinemöten som gör det möjligt för dig att organisera dina möten. Kolla in den officiella webbplatsen för SimplyMeet me här för relevanta juridiska dokument.

SBPay Grundläggande & Pro

SPBay-lösningen erbjuds till användare som omfattas av våra allmänna villkor och kompletterar vår anpassade funktion "Acceptera betalningar".

För att tillhandahålla SBPay i båda versionerna kommer vi att samla in och lagra: alla uppgifter om behandlingstransaktioner, tid, namnet på din kund, belopp, artikel som köps, om den är återkommande eller inte, IP-adress och betalningsprocessor som rör transaktionen.

Observera att vi inte lagrar fullständig kreditkortsinformation - för att undvika identifiering av kortägaren.

Data lagras: Tyskland (EU) på Google Cloud.

Bokningssida

SimplyBook.me Ltd är ägare och operatör av Booking.page ("katalogen") som är hostad i Storbritannien hos OVH - läs mer om OVH:s säkerhetsstandarder Infrastructure & Software.

Vi har ingått SCC för denna behandlingsaktivitet och måste informeras om att när du uttryckligen tillåter publicering av din företagsinformation, tjänsteleverantörens uppgifter och publiceringsdata inklusive företagsrecensioner på Booking.Page, samtycker du uttryckligen till att överföra dessa uppgifter utanför EES och med förbehåll för bestämmelserna i detta dokument.

(b) Dela som en del av team.blue-gruppen:

SimplyBook.me är en del av team.blue Group och vi kan dela personuppgifter om våra användare med andra enheter inom koncernen, med förbehåll för bestämmelserna i vårt interna globala ramverk för datadelning.

Team.blue Group, som består av flera varumärken och dotterbolag, kan förbättra samordning och resursfördelning genom att dela data internt. Detta möjliggör ett mer effektivt samarbete kring förbättringar av produkter, kampanjer och kundservice. Personuppgifter kan delas mellan team.blue-koncernens företag för marknadsföringsstatistik, intern administration och rapporteringsändamål, men endast i en mängd som är nödvändig för den avsedda användningen och med lämpliga skyddsåtgärder på plats för att förhindra obehörig åtkomst eller avslöjande.

(c) Delning med underbehandlare:

We have appointed sub-processors with which we will share your personal data such as:

utsedda tjänsteleverantörer, affärspartner och tredjepartsleverantörer som hjälper oss att leverera våra tjänster

rättsliga myndigheter, tillsynsorgan och andra tredje parter när så krävs enligt lag.

All databehandling med parter inom EU och EES styrs av bestämmelserna i GDPR och respektive databehandlingsavtal.

När vi överför dina personuppgifter till ett land som inte ligger i EU eller EES:

Här hittar du en lista över underbiträden som en del av vår DPA online.

Om det sker en ändring av denna lista kommer vi att meddela dig och du kan skicka in eventuella invändningar via e-post till legal@simplybook.me inom 15 dagar.

VIII. Cookies och tredjepartsteknologier (statistik och analys)

Allmänna uttalanden:

a) För säkerhetsändamål och upptäckt av bedrägligt beteende har SimplyBook.me Ltd implementerat ett automatiserat kontrollsystem som använder cookies och andra liknande spårningstekniker för att spåra och analysera visst beteende hos användarna på webbplatsen, associerat med deras IP-adresser och andra personuppgifter som är associerade med surfningen på webbplatsen. Konsekvensen av sådan behandling är att om en besökare försöker bedriva bedrägligt beteende på webbplatsen, till exempel för att dra nytta av flera gånger av samma kampanj utan att ha rätt att göra det, förbehåller sig SimplyBook.me Ltd rätten att utesluta en sådan person från kampanjen eller att vidta andra lämpliga åtgärder för sitt eget skydd.

b) Analysaktiviteter genom spårning med hjälp av cookies och liknande teknik, som syftar till att verifiera och mäta kvaliteten och effektiviteten i SimplyBok.me Ltd:s reklamkampanjer online, i syfte att förbättra resultatet av dessa kampanjer, liksom de tjänster som erbjuds av SimplyBook.me Ltd.

c) SimplyBook.me Ltd använder cookies för funktionella och statistiska ändamål, för att upptäcka bedrägligt beteende och för att mäta effektiviteten i reklamkampanjer och tjänster.

Kakor

Som de flesta webbplatser använder vi cookies och vi vill här klargöra att cookies vanligtvis inte innehåller någon information som identifierar en användare personligen, men personlig information som vi lagrar om dig kan vara kopplad till den information som lagras i och erhålls från cookies. Om du vill veta mer kan du läsa mer i vår cookiepolicy.

Statisktik och analys

För att kunna förbättra vår webbplats och produkt använder vi oss av statistik- och analysverktyg för att få en korrekt bild av hur besökare interagerar med vårt system och vår webbplats, så att vi kan göra den bättre. Notera att vi där det är möjligt aktiverar relavanta inställningar i de verktyg vi använder och som nämns nedan, för att minimera de personuppgifter vi behandlar.

Google Analytics: en webbanalystjänst som tillhandahålls av Google Ireland Limited ("Google") som gör det möjligt för oss att spåra och undersöka användningen av vår webbplats och få rapporter om aktiviteter och dela dem med andra Google-tjänster.

You can learn more by consulting Google’s official documentation and Google Analytics Opt-out Browser Add-on Download Page.

Matomo (tidigare Piwik): en analystjänst som tillhandahålls av InnoCraft, ett webbanalysverktyg med öppen källkod, för att spåra och analysera besök på vår webbplats. Matomo samlar in data såsom IP-adresser (anonymiserade), webbläsarinformation och besökta sidor. Detta hjälper oss att förstå hur du interagerar med vår webbplats och med administratörsgränssnittet för ditt konto, och hjälper oss därmed att förbättra din upplevelse.

Besök Matomos webbplats för mer information: https://matomo.org/gdpr-analytics/.

Leadinfo: en leadgenereringstjänst som tillhandahålls av Leadinfo B.V., Rotterdam, Nederländerna, som känner igen besök av företag på vår webbplats baserat på IP-adresser och visar oss relaterad offentligt tillgänglig information, till exempel företagsnamn eller adresser. Dessutom placerar Leadinfo två förstapartscookies för att ge insyn i hur våra besökare använder vår webbplats och verktyget behandlar domäner från tillhandahållna formulärinmatningar (t.ex. "leadinfo.com") för att korrelera IP-adresser med företag och för att förbättra sina tjänster.

För ytterligare information, vänligen besök www.leadinfo.com. På den här sidan: www.leadinfo.com/en/opt-out har du ett opt-out-alternativ. I händelse av en opt-out kommer dina uppgifter inte längre att användas av Leadinfo.

IX. Kommunikation genom direktmarknadsföring

För att kunna kontakta dig i marknadsförings- och reklamsyfte måste vi ha ditt tydliga samtycke och även informera dig om hur vi kommer att behandla dina personuppgifter för dessa ändamål. Genom att klicka på "Ta emot uppdateringar för marknadsförings- och reklamändamål" under registreringsproceduren samtycker du härmed till och tillåter att vi använder dina personuppgifter och kontaktar dig via e-post, SMS eller snabbmeddelanden, t.ex. via WhatsApp.

Dina personuppgifter för marknadsförings- och kommunikationsändamål kommer endast att lagras i vår interna databas och vi kommer inte att dela dina personuppgifter med tredje part såvida de inte agerar som våra tjänsteleverantörer och är en del av vår affärsverksamhet. Detta innebär att vi har etablerat ett samarbete som skyddas av bestämmelser om dataskydd och integritet.

För användarkommunikation relaterad till systemanvändning använder vi en egen värdversion av marknadsföringsautomatiseringsverktyg för att undvika extern åtkomst till våra användares data. Därför spårar vi användarnas åtgärder i vårt system och skickar lämpliga e-postmeddelanden och systemmeddelanden för att hjälpa till med användningen, där användarna har tillåtit oss att kommunicera med dem genom att markera rutan för marknadsföringskommunikation under registreringen.

Som en del av våra marknadsföringsinsatser och i SimplyBook.me Ltd: s legitima intresse kan vi skicka marknadsföringsmeddelanden eller texter som marknadsför liknande produkter eller tjänster till våra kunder, i enlighet med undantaget för mjuk opt-in. Detta undantag tillåter oss att kontakta våra befintliga kunder med erbjudanden om produkter eller tjänster som liknar de som de tidigare har köpt från oss.

I samtliga fall kommer dina personuppgifter att behandlas i enlighet med våra instruktioner som personuppgiftsansvarig för dina uppgifter och i enlighet med bestämmelserna i denna policy. Vi använder inte plattformar för automatiserad marknadsföring och utför inte någon automatiserad behandling av dina personuppgifter för beslutsfattande.

Avregistreringsalternativet finns tillgängligt i all vår kommunikation i marknadsföringssyfte.

X. Dina rättigheter

Du är en "registrerad" i enlighet med bestämmelserna i GDPR och har nedanstående rättigheter som du fritt kan utöva:

rätten till tillgång;

rätten till rättelse;

rätten till radering;

rätten att begränsa behandlingen;

rätten att invända mot behandling;

rätten till dataportabilitet;

rätten att klaga till en tillsynsmyndighet;

rätten att återkalla samtycke.

Om du vill använda någon av dina rättigheter, vänligen kontakta oss via e-post dpo@simplybook.me eller UKRepresentative@simplybook.me.

Läs nedanstående avsnitt om du befinner dig utanför EU eller EES och GDPR inte gäller.

SimplyBook.me Ltd DOES NOT sell or share the personal information of its Users and the above rights can be exercised by respective individuals via contact details provided above and free of charge and/or to the extent applicable via your Account, subject to certain conditions and exceptions, to the extent SimplyBook.me Ltd must comply with the relevant law/regulation. The provisions above supersedes any other possibly divergent or conflicting information contained herein.

XI. Ändringar av vår sekretesspolicy

Vi kan när som helst ändra detta dokument för att återspegla förändringar i lagen eller vår praxis. Håll ett öga på vår webbplats för eventuella uppdateringar. Om vi gör några större ändringar i detta dokument kommer vi att informera dig om det.

Senaste uppdatering: 25/09/2024

Version: 3.1

Föregående version finns tillgänglig här