Can SimplyBook.me handle group classes with a maximum number of students?

SimplyBook.me's Classes & Group Bookings feature lets you set a maximum seat count per session. Once the limit is reached, the class automatically shows as full — no manual monitoring, no silent overbookings, and no spreadsheet to update.

Can parents book, cancel, and reschedule sessions themselves?

Yes. SimplyBook.me gives parents and students a branded, mobile-friendly booking page available 24/7. They can book, reschedule, or cancel without calling the office — so your admin team is never the bottleneck.

How does the waitlist work when a class is full?

When a session reaches capacity, parents can join the waitlist in one tap. The moment a cancellation opens a slot, SimplyBook.me automatically notifies the next person in line — no phone calls, no manual follow-up required from your team.

Can I set up recurring bookings for a full term or course?

Yes. Recurring Appointments let students book an entire sequence in one action — a 10-week tutoring programme, a weekly music lesson, or a full term of after-school clubs. Reminders are scheduled automatically for every session in the series.

What kinds of automated reminders can I send to parents and students?

SimplyBook.me sends fully automated SMS and email reminders at intervals you choose — for example, 24 hours and 1 hour before a session. Confirmations, rescheduling notices, and cancellation messages all go out automatically. Templates are customisable per service or per provider using the Flexible Notifications feature.

Is SimplyBook.me compliant with school data protection requirements?

Yes. SimplyBook.me is ISO 27001 certified and GDPR compliant, with a Data Processing Agreement available and EU data hosting options. A HIPAA-compliant option is also available for U.S. providers. All booking data is backed up daily with a dedicated security officer overseeing data integrity.

Can it work across multiple locations or campuses?

Yes. The Multi-Location feature lets you assign providers and services per location. Tiered admin roles mean a music teacher sees only their own calendar; while a head administrator sees everything — across every location, from one dashboard.

How quickly can we get started?

SimplyBook.me offers a free 14-day trial that includes most features and up to 50 bookings — no credit card required. Most education providers are set up and taking bookings within a single day. Live chat support is available to help you configure your classes, reminders, and booking page from day one.

The Scheduling Advantage: Vähennä poisjäämisiä ja täytä jokainen paikka koulutuksessa

The Scheduling Advantage

Kuinka koulut, koulutuskeskukset ja tukiopetuksen tarjoajat voivat säästää tunteja, täyttää jokaisen paikan ja vähentää poisjäämisiä

Käyttämällä älykästä ryhmäkapasiteettia, toistuvaisvarauksia ja automatisoitua oppilaiden aikataulutusta

Varaa ilmainen demo Lataa opas

Ennen kuin yhtäkään oppilasta on opetettu, viikko on jo rikki.

Joka maanantai koulutusyritykset menettävät tunteja — ei opettamiseen, vaan aikataulutuksen sisällä piilevään hiljaiseen kriisiin.

Näin ei tarvitse olla. Oikea aikataulujärjestelmä korjaa kaiken — automaattisesti.

50–59 tuntia viikossa

Se on Englannin opettajien keskimääräinen työkuorma — ja tärkein syy, miksi he lähtevät.

50%

jokaisesta työviikosta kuluu tehtäviin, jotka voitaisiin automatisoida kokonaan.

52%

K-12-alan työntekijöistä kokee uupumusta — enemmän kuin millään muulla alalla Yhdysvalloissa.

Aikatauluchaoksen todelliset kustannukset

Jokaisella aikatauluchaoksen viikolla on hintansa. Tässä se, mitä se todella maksaa oppilaitoksellesi:

Suora liikevaihdon menetys

Kahdeksalle oppilaalle palkattu opettaja, joka opettaa kuutta, menettää 25 % kyseisen oppitunnin katteesta. NHS:n mukaan käyttämättömät ajat maksavat £216M vuodessa — karu vertailukohta kaikille koulutuksen tarjoajille.

Hukattu kapasiteetti

OECD TALIS -datan mukaan opettajat käyttävät vain 20.6 tuntia viikoittaisista 38.8 tunnistaan varsinaiseen opettamiseen. Jokainen tunti, joka menee hallintoon, uudelleenvarauksiin ja jonolistoihin, on tunti pois oppilailta.

Henkilöstön uupumus

RAND havaitsi, että 59 % yhdysvaltalaisista opettajista kertoo kokevansa usein työhön liittyvää stressiä — lähes kaksinkertaisesti muuhun työvoimaan verrattuna. Hallinnollinen kuorma on nimetty syy. Opettajan menettäminen tarkoittaa ihmissuhteiden, osaamisen ja ryhmäkapasiteetin menettämistä.

Maine

Vanhemmat vertaavat koulun varaamista hammaslääkärin tai joogakurssin varaamiseen. Jos pyydät heitä soittamaan vastaanottoon 9–15 välillä, vertailu ei ole mairitteleva — ja heidän mielipiteensä muodostuu ennen kuin yhtäkään oppituntia on alkanut.

Samat neljä ongelmaa

Puhu viidelletoista kouluhallinnoijalle tai tukiopetuskeskuksen omistajalle, ja samat kipupisteet nousevat esiin joka kerta — jokainen niistä vie hiljaa aikaa, rahaa ja luottamusta.

Kapasiteetti

Yksi unohtunut taulukkolaskennan päivitys luo hiljaisen ylivarauksen — se havaitaan vasta, kun oppilas saapuu eikä istumapaikkaa ole.

No-Shows

Jokainen tyhjä paikka hukkaa opettajan valmistautumisajan, estää jonolistalla olevan perheen ja luo toipumattoman tulosmenetyksen.

Toistuvat varaukset

Viikoittaiset tunnit ja koko lukukauden kurssit varataan edelleen yksi kerta kerrallaan, syötetään käsin uudelleen ja järjestellään uudelleen jokaisen pyhäpäivän kohdalla.

Itsepalvelu

Vanhemmat, jotka varaavat lennot ja lääkäriajat verkossa, eivät soita koulun toimistoon kello 11. Kun he eivät pysty käyttämään itsepalvelua, osa heistä yksinkertaisesti jättää varaamatta.

Nämä ovat järjestelmävirheitä. Hyvä uutinen? Suurin osa niistä on ehkäistävissä.

Jokaiseen kipupisteeseen on ratkaisu

Automaattiset ajanvarausmuistutukset

Monivaiheiset muistutukset:

24 tuntia ennen
1–2 tuntia ennen

Automated SMS & Email Notifications

Kun oppitunti varataan, siirretään tai peruutetaan, vanhemmat saavat siitä tiedon välittömästi — ei manuaalista lähetystä, ei perään soittamista. Mallipohjat ovat täysin muokattavissa palvelun tai palveluntarjoajan mukaan.

Itsepalveluvaraus

Jokainen varaus, joka tapahtuu ilman puhelinsoittoa, säästää aikaa — ja aika kertyy nopeasti. Itsepalveluaikataulutus palauttaa hallintotiimillesi tunnit, joita sen ei olisi pitänyt menettää.

Kapasiteetti- ja jonolistan hallinta

Kun ryhmä täyttyy, se näkyy automaattisesti täynnä olevana. Kun peruutus vapauttaa paikan, jonolistan seuraavalle perheelle ilmoitetaan välittömästi — ilman hallinnon väliintuloa.

Kaaos ei ole väistämätöntä. Oikea järjestelmä saa sen katoamaan — automaattisesti.

Varaa ilmainen demo Lataa opas

Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus

SimplyBook.me on rakennettu koulutuksen tarjoajille tärkeillä vaatimustenmukaisuuskehyksillä:

Turvallinen varausten hallinta

GDPR-yhteensopivuus

ISO 27001 -sertifioidut järjestelmät

Päivittäiset varmuuskopiot

Kouluille, joihin sovelletaan FERPA (U.S.) -sääntelyä tai UK ICO:n ikäasianmukaista suunnittelukoodia, SimplyBook.me:n määritettävät datanhallintaominaisuudet, käyttöoikeudet ja säilytysasetukset antavat sinulle tarvittavat välineet vaatimustenmukaisen ohjelman pyörittämiseen.

Näin SimplyBook.me toteuttaa tämän

SimplyBook.me on palveluyrityksille rakennettu varausohjelmisto. Se ratkaisee suoraan koulutuksen aikataulutusongelmia seuraavien avulla:

Classes & Group Bookings

Automaattiset jonotuslistat

Asiakkaan kirjautuminen ja itsepalveluvaraus

Mukautetut esitietolomakkeet

Toistuvat tapaamiset

Automaattiset SMS- ja sähköpostimuistutukset

Useita sijainteja ja hallinnointiroolit

Raportointi ja analytiikka

Aikataulutus vei ennen maanantaiaamumme. Nyt vanhemmat varaavat itse, muistutukset lähtevät automaattisesti, ja pystymme vihdoin keskittymään oppilaisiin taulukon sijaan, — Koulutusalan asiakas

Mitä saat

Ottamalla tämän järjestelmän käyttöön:

Säästä tunteja joka viikko
Täytä jokainen paikka
Vähennä poisjäämisiä mitattavasti
Anna vanhemmille ja oppilaille heidän odottamansa kokemus
Pyöritä tiiviimpää ja ammattimaisempaa toimintaa

Ei enää manuaalista vahvistusten perään soittamista.

Hanki koulutuksen aikataulutusopas

Lataa se ilmaiseksi. Tai siirry suoraan tuloksiin.

Ladattavan oppaan sisältö:

Tutkimusnäyttöön perustuva aikataulutusdata
Toistuvaisvarausten konfigurointiopas
Ryhmäkapasiteetin asetusohje
Vinkkejä hallinnollisen työkuorman vähentämiseen
Verkkosivuston widgetin upottamisohjeet
Työkalujen ja resurssien keskus

Varaa ilmainen demo Lataa opas

The Scheduling Advantage

Ennen kuin yhtäkään oppilasta on opetettu, viikko on jo rikki.

Aikatauluchaoksen todelliset kustannukset

Samat neljä ongelmaa

Jokaiseen kipupisteeseen on ratkaisu

Kaaos ei ole väistämätöntä. Oikea järjestelmä saa sen katoamaan — automaattisesti.

Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus

Näin SimplyBook.me toteuttaa tämän

Mitä saat

Hanki koulutuksen aikataulutusopas

Ladattavan oppaan sisältö:

Usein kysytyt kysymykset automatisoidusta aikataulutuksesta koulutuksen tarjoajille

Voiko SimplyBook.me hallita ryhmätunteja oppilasmäärän ylärajalla?

Voivatko vanhemmat itse varata, peruuttaa ja siirtää oppitunteja?

Miten jonolista toimii, kun ryhmä on täynnä?

Voiko toistuvaisvarauksia asettaa koko lukukaudelle tai kurssille?

Millaisia automatisoituja muistutuksia voin lähettää vanhemmille ja oppilaille?

Onko SimplyBook.me koulujen tietosuojavaatimusten mukainen?

Toimiiko se useissa toimipaikoissa tai kampuksilla?

Kuinka nopeasti pääsemme alkuun?