Automaattisten ajanvarausmuistutusten lähettäminen sähköpostilla, SMS:llä ja WhatsAppilla

Asiakas tekee varauksen kaksi viikkoa etukäteen. Elämä jatkuu. Kun varauksen päivä koittaa, hän on unohtanut sen kokonaan. Hän ei saavu paikalle. Menetät tulot, aikaikkuna jää tyhjäksi ja henkilöstösi istuu toimettomana.

Tämä tilanne toistuu miljoonia kertoja päivässä palveluyritysten parissa kaikkialla maailmassa. Ja ratkaisu on hämmästyttävän yksinkertainen: automaattiset ajanvarausmuistutukset.

Pelkät SMS-muistutukset vähentävät poisjääntiprosentteja 29–39 %, tutkimusten mukaan terveydenhuollon, kauneudenhoidon ja ammatillisten palveluiden alalla. Monikanavaiset muistutukset, jotka yhdistävät sähköpostin, SMS:n ja WhatsAppin, toimivat vielä paremmin, koska ne tavoittavat asiakkaat sieltä, missä he todennäköisimmin näkevät viestin.

Tämä opas selittää, miten rakennat muistutussekvenssin, joka toimii automaattisesti, mitä kanavia käyttää ja milloin, miten kirjoitat viestejä, joita asiakkaat oikeasti lukevat, ja miten asetat kaiken sen ilman, että lisäät manuaalista työtä tiimisi päivään.

Miksi automaattiset muistutukset toimivat manuaalisia paremmin

Monet pienyritykset luottavat edelleen henkilöstöön, joka soittaa tai viestii asiakkaille päivää ennen varausta. Tässä lähestymistavassa on kolme ongelmaa.

Ensinnäkin se vie aikaa. Vastaanottovirkailija, joka soittaa 20 asiakkaalle vahvistaakseen huomisen varaukset, voi viettää yli tunnin puhelimessa – olettaen, että kaikki vastaavat. Useimmat eivät vastaa.

Toiseksi se on epäjohdonmukaista. Kiireisinä päivinä muistutussoitot jätetään väliin. Lomapäivinä niitä ei tehdä ollenkaan. Yksi menetetty muistutuspäivä voi tarkoittaa poisjääntien kasvua seuraavana päivänä.

Kolmanneksi se kattaa vain yhden kosketuspisteen. Yksittäinen puhelinsoitto päivää ennen on yksi mahdollisuus tavoittaa asiakas. Jos hän ei kuule sitä, varmuuskopiota ei ole.

Automaattiset muistutukset ratkaisevat kaikki kolme ongelmaa. Ne käynnistyvät aikataulussa joka kerta, ne eivät maksa mitään henkilöstön ajassa alkuasetusten jälkeen, ja ne voivat tavoittaa asiakkaat useiden kanavien kautta useissa väliaikapisteissä.