Hogyan küldjünk automatikus időpont-emlékeztetőket e-mailben, SMS-ben és WhatsApp-on

Egy ügyfél két héttel előre foglal időpontot. Az élet megteszi a magáét. Mire eljön az időpont napja, teljesen elfelejtette. Nem jelenik meg. Elveszíti a bevételt, az időhely üresen marad, a személyzete tétlenkedik.

Ez a forgatókönyv naponta milliószor játszódik le a világ minden táján működő szolgáltató vállalkozásoknál. A megoldás pedig meglepően egyszerű: automatikus időpont-emlékeztetők.

Az SMS-emlékeztetők önmagukban 29–39%-kal csökkentik a mulasztási arányokat az egészségügyi, szépségipari és szakmai szolgáltatások körében végzett kutatások szerint. Az e-mailt, SMS-t és WhatsApp-ot kombináló többcsatornás emlékeztetők még jobban teljesítenek, mert ott érik el az ügyfeleket, ahol a legvalószínűbb, hogy látják az üzenetet.

Ez az útmutató elmagyarázza, hogyan építsen automatikusan működő emlékeztető sorozatot, melyik csatornákat mikor használja, hogyan írjon olyan üzeneteket, amelyeket az ügyfelek valóban elolvasnak, és hogyan állítson mindent be anélkül, hogy manuális munkát adna a csapatának.

Miért működnek jobban az automatikus emlékeztetők a kézipéldányoknál

Sok kisvállalkozás még mindig a személyzetre támaszkodik, hogy az időpont előtti napon felhívják vagy megírják az ügyfeleket. Ennek a megközelítésnek három problémája van.

Először is, időt vesz igénybe. Egy recepciós, aki 20 ügyfelet hív fel a holnapi időpontok megerősítéséhez, több mint egy órát tölthet a telefonon, feltéve, hogy mindenki felveszi. A legtöbben nem veszik fel.

Másodszor, következetlen. Forgalmas napokon az emlékeztető hívásokat kihagyják. Szabadságos napokon egyáltalán nem történnek meg. Egy kihagyott emlékeztető nap másnap a mulasztások megugrásához vezethet.

Harmadszor, csak egy érintési pontot fed le. Egy telefonhívás az előző napon egyetlen lehetőség az ügyfél elérésére. Ha elmulasztják, nincs tartalék.

Az automatikus emlékeztetők mindhárom problémát megoldják. Minden alkalommal időben indulnak el, a kezdeti beállítás után nulla munkaidőt igényelnek a személyzettől, és több csatornán és több időközönként is elérhetik az ügyfeleket.