Πώς να ρυθμίσετε τις online κρατήσεις για τη μικρή σας επιχείρηση

Αν οι πελάτες εξακολουθούν να χρειάζεται να σας τηλεφωνούν ή να σας στέλνουν μήνυμα για να κλείσουν ραντεβού, χάνετε κρατήσεις κάθε μέρα. Οι έρευνες δείχνουν σταθερά ότι πάνω από το 60% των καταναλωτών προτιμούν να κλείνουν ραντεβού online, και περισσότερο από το 40% των online κρατήσεων γίνονται εκτός ωραρίου λειτουργίας, τα βράδια και τα Σαββατοκύριακα, όταν κανείς δεν απαντά στο τηλέφωνο.

Η ρύθμιση online κρατήσεων για μια μικρή επιχείρηση δεν είναι ένα μεγάλο έργο πληροφορικής. Με σύγχρονο λογισμικό κρατήσεων, μπορείτε να περάσετε από το μηδέν στην αποδοχή της πρώτης σας online κράτησης σε λιγότερο από 30 λεπτά. Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί σε κάθε βήμα: την επιλογή του κατάλληλου εργαλείου, τη διαμόρφωση των υπηρεσιών σας, τη δημιουργία της σελίδας κρατήσεων, τη σύνδεση πληρωμών, τη ρύθμιση υπενθυμίσεων και την τοποθέτηση του συνδέσμου κράτησης παντού όπου οι πελάτες σας ήδη σας αναζητούν.

Γιατί οι online κρατήσεις είναι σημαντικές για τις μικρές επιχειρήσεις

Πριν μπούμε στο πώς, αξίζει να κατανοήσουμε τι πραγματικά αλλάζει η online κράτηση για μια μικρή επιχείρηση υπηρεσιών. Τα οφέλη ξεπερνούν την απλή ευκολία.

Σταματάτε να χάνετε κρατήσεις εκτός ωραρίου. Όταν ένας δυνητικός πελάτης βρίσκει την επιχείρησή σας στις 9 το βράδυ μια Τρίτη, θέλει να κλείσει ραντεβού αμέσως. Αν η μόνη επιλογή είναι «καλέστε μας αύριο», πολλοί δεν θα το κάνουν. Θα βρουν κάποιον που τους επιτρέπει να κλείσουν ραντεβού αμέσως. Μια σελίδα online κρατήσεων λειτουργεί 24 ώρες το 24ωρο, 7 ημέρες την εβδομάδα, συμπεριλαμβανομένων των αργιών.

Το τηλέφωνό σας χτυπάει λιγότερο. Κάθε ραντεβού που κλείνεται online είναι μια κλήση που η ομάδα σας δεν χρειάζεται να απαντήσει. Για επιχειρήσεις που λαμβάνουν 20 ή περισσότερες κλήσεις κρατήσεων την ημέρα, αυτό σημαίνει ώρες ελεύθερου χρόνου προσωπικού κάθε εβδομάδα — χρόνο που μπορεί να διατεθεί στην εξυπηρέτηση των πελατών που βρίσκονται πραγματικά μπροστά σας.

Οι μη εμφανίσεις μειώνονται. Τα συστήματα online κρατήσεων στέλνουν αυτόματα email επιβεβαίωσης και υπενθυμίσεις. Οι πελάτες που κλείνουν ραντεβού online τείνουν επίσης να μην εμφανίζονται λιγότερο από όσους κλείνουν ραντεβού τηλεφωνικά, επειδή επέλεξαν ενεργά μια ώρα που ταιριάζει στο πρόγραμμά τους. Οι επιχειρήσεις που συνδυάζουν online κρατήσεις με αυτόματες υπενθυμίσεις βλέπουν συνήθως μείωση των ποσοστών μη εμφάνισης κατά 20% έως 40%.

Φαίνεστε πιο επαγγελματικοί. Μια καθαρή σελίδα κρατήσεων με το δικό σας branding λέει στους δυνητικούς πελάτες ότι η επιχείρησή σας είναι οργανωμένη, μοντέρνα και εύκολη στη συνεργασία. Χτίζει εμπιστοσύνη ακόμη και πριν από το πρώτο ραντεβού.

Συλλέγετε καλύτερες πληροφορίες εκ των προτέρων. Οι online φόρμες κρατήσεων μπορούν να περιλαμβάνουν ερωτήσεις εισαγωγής, προτιμήσεις υπηρεσιών, προειδοποιήσεις υγείας ή οποιαδήποτε άλλη πληροφορία χρειάζεστε πριν από το ραντεβού. Αυτό σημαίνει λιγότερες εκπλήξεις όταν φτάνει ο πελάτης και λιγότερο χρόνο σε γραφειοκρατία.

Βήμα 1: Επιλέξτε το λογισμικό κρατήσεών σας

Η πρώτη απόφαση είναι ποιο εργαλείο κρατήσεων θα χρησιμοποιήσετε. Αυτή η επιλογή έχει σημασία επειδή η αλλαγή αργότερα σημαίνει μεταφορά δεδομένων πελατών και επανεκπαίδευση της ροής εργασίας σας.

Δείτε τι πρέπει να αξιολογήσετε:

Υποστηρίζει τον τύπο υπηρεσίας σας; Ένα στούντιο yoga χρειάζεται κρατήσεις μαθημάτων με όρια χωρητικότητας. Ένα κομμωτήριο χρειάζεται προγραμματισμό ανά υπηρεσία με ανάθεση επαγγελματία. Ένας σύμβουλος χρειάζεται προγραμματισμό ατομικών συναντήσεων. Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο διαχειρίζεται το συγκεκριμένο μοντέλο κράτησής σας, όχι απλώς έναν γενικό διαμοιρασμό ημερολογίου.

Μπορούν οι πελάτες να πληρώσουν όταν κλείνουν ραντεβού; Η είσπραξη προκαταβολών ή πλήρων πληρωμών τη στιγμή της κράτησης είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους μείωσης των μη εμφανίσεων. Αν το εργαλείο δεν ενσωματώνεται με πύλη πληρωμών (Stripe, Square, PayPal), θα χρειαστεί να διαχειρίζεστε τις πληρωμές ξεχωριστά, κάτι που δημιουργεί τριβή.

Στέλνει αυτόματες υπενθυμίσεις; Οι υπενθυμίσεις μέσω email και SMS μειώνουν τις μη εμφανίσεις κατά 29% έως 39%. Αυτό είναι το χαρακτηριστικό με τη μεγαλύτερη επίδραση σε οποιοδήποτε σύστημα κρατήσεων. Ορισμένα εργαλεία περιλαμβάνουν υπενθυμίσεις στο δωρεάν πλάνο τους. Άλλα τις κρατούν για τα πληρωμένα επίπεδα. Ελέγξτε το πριν δεσμευτείτε.

Μπορείτε να προσαρμόσετε τη σελίδα κρατήσεων; Η σελίδα κρατήσεών σας είναι συχνά η πρώτη αλληλεπίδραση που έχει ένας νέος πελάτης με την επιχείρησή σας. Μια γενική σελίδα χωρίς branding με το λογότυπο κάποιου άλλου δεν εμπνέει εμπιστοσύνη. Αναζητήστε εργαλεία που σας επιτρέπουν να προσθέσετε το λογότυπό σας, τα χρώματα της επωνυμίας σας και την περιγραφή της επιχείρησής σας.

Ενσωματώνεται με το ημερολόγιό σας; Ο αμφίδρομος συγχρονισμός με το Google Calendar, το Outlook ή το Apple Calendar αποτρέπει τις διπλές κρατήσεις και διατηρεί το προσωπικό και επαγγελματικό σας πρόγραμμα ευθυγραμμισμένα.

Ποια είναι τα όρια; Τα δωρεάν πλάνα συχνά περιορίζουν τις κρατήσεις ανά μήνα, τον αριθμό των υπηρεσιών ή τον αριθμό του προσωπικού. Γνωρίστε τα όρια εκ των προτέρων αντί να τα ανακαλύψετε αργότερα.

Για μια αναλυτική σύγκριση των δωρεάν επιλογών, δείτε τον οδηγό μας για το καλύτερο δωρεάν λογισμικό κρατήσεων.

Βήμα 2: Δημιουργήστε τον λογαριασμό σας και διαμορφώστε τα στοιχεία της επιχείρησης

Μόλις επιλέξετε το εργαλείο σας, η αρχική ρύθμιση διαρκεί περίπου 10 λεπτά. Δείτε τι θα διαμορφώσετε πρώτα.

Όνομα και κατηγορία επιχείρησης. Εισάγετε το όνομα της επιχείρησής σας όπως θέλετε να το βλέπουν οι πελάτες. Τα περισσότερα εργαλεία κρατήσεων ζητούν μια κατηγορία επιχείρησης (κομμωτήριο, γυμναστική, υγεία, επαγγελματικές υπηρεσίες) για να προσαρμόσουν προεπιλεγμένες ρυθμίσεις όπως η διάρκεια ραντεβού και οι χρόνοι απόστασης.

Ζώνη ώρας. Αυτό ακούγεται προφανές, αλλά ένα λάθος εδώ προκαλεί πραγματικά προβλήματα. Αν το εργαλείο σας χρησιμοποιεί από προεπιλογή μια ζώνη ώρας που δεν αντιστοιχεί στην τοποθεσία σας, κάθε ραντεβού θα είναι μετατοπισμένο. Ρυθμίστε αυτό πριν προσθέσετε οποιεσδήποτε υπηρεσίες.

Ωράριο λειτουργίας. Καθορίστε τις ημέρες και τις ώρες που η επιχείρησή σας δέχεται ραντεβού. Τα περισσότερα εργαλεία σας επιτρέπουν να ορίσετε διαφορετικές ώρες για διαφορετικές ημέρες (για παράδειγμα, ανοιχτά μέχρι τις 20:00 την Πέμπτη αλλά κλείσιμο στις 17:00 την Παρασκευή). Να είστε ακριβείς εδώ, επειδή αυτές οι ώρες ελέγχουν ποιες χρονικές θέσεις βλέπουν οι πελάτες ως διαθέσιμες.

Αργίες και κλεισίματα. Αποκλείστε οποιεσδήποτε ημερομηνίες που η επιχείρησή σας θα είναι κλειστή: επίσημες αργίες, ημέρες διακοπών, ημέρες εκπαίδευσης. Κάνοντάς το αυτό τώρα αποτρέπετε τους πελάτες από το να κλείνουν ραντεβού όταν δεν είστε διαθέσιμοι.

Μέλη προσωπικού (αν ισχύει). Αν έχετε πολλούς επαγγελματίες, προσθέστε τον καθένα με το δικό του όνομα, πρόγραμμα και αναθέσεις υπηρεσιών. Οι πελάτες θα μπορούν να επιλέξουν τον προτιμώμενο επαγγελματία τους κατά την κράτηση, ή μπορείτε να αναθέτετε επαγγελματίες αυτόματα με βάση τη διαθεσιμότητα.

Βήμα 3: Προσθέστε τις υπηρεσίες σας

Αυτός είναι ο πυρήνας της ρύθμισης κρατήσεών σας. Κάθε υπηρεσία που προσφέρει η επιχείρησή σας θα πρέπει να έχει τη δική της καταχώρηση με ακριβείς λεπτομέρειες.

Για κάθε υπηρεσία, διαμορφώστε:

Όνομα υπηρεσίας. Χρησιμοποιήστε το όνομα που θα χρησιμοποιούσαν οι πελάτες σας, όχι εσωτερική ορολογία. Το «Γυναικείο κούρεμα» είναι πιο σαφές από την «Υπηρεσία Α». Το «60λεπτο μασάζ βαθέων ιστών» είναι πιο χρήσιμο από απλά «Μασάζ».

Διάρκεια. Πόσο διαρκεί πραγματικά αυτό το ραντεβού; Συμπεριλάβετε τον πλήρη χρόνο από την άφιξη μέχρι την αναχώρηση του πελάτη. Αν ένα 45λεπτο περιποίηση προσώπου χρειάζεται επίσης 15 λεπτά προετοιμασίας δωματίου, έχετε δύο επιλογές: καταχωρήστε το ως 60λεπτη υπηρεσία, ή ορίστε διάρκεια 45 λεπτών με ενδιάμεσο χρόνο 15 λεπτών (τα περισσότερα εργαλεία κρατήσεων υποστηρίζουν χρόνους απόστασης μεταξύ ραντεβού).

Χρόνος απόστασης. Αυτό είναι το κενό μεταξύ ραντεβού. Λαμβάνει υπόψη τον καθαρισμό, την προετοιμασία, τις σημειώσεις ή απλώς μια ανάσα. Ακόμη και 10 λεπτά απόστασης αποτρέπουν τη μέρα σας από το να μετατραπεί σε μαραθώνιο χωρίς χώρο για καθυστερήσεις.

Τιμή. Εμφανίστε την τιμή στη σελίδα κρατήσεων ώστε οι πελάτες να ξέρουν τι να περιμένουν. Η διαφανής τιμολόγηση μειώνει τα άβολα μηνύματα «πόσο θα κοστίσει αυτό;» και χτίζει εμπιστοσύνη. Αν η τιμή σας ποικίλλει (για παράδειγμα, ανάλογα με το μήκος των μαλλιών), αναφέρετε την αρχική τιμή με μια σημείωση.

Περιγραφή. Γράψτε μια σύντομη, σαφή περιγραφή του τι περιλαμβάνει η υπηρεσία. Αυτό βοηθά τους πελάτες να επιλέξουν τη σωστή υπηρεσία και μειώνει τις λανθασμένες κρατήσεις. Δύο έως τρεις προτάσεις είναι αρκετές.

Χωρητικότητα (για ομαδικές υπηρεσίες). Αν διεξάγετε μαθήματα, εργαστήρια ή ομαδικές συνεδρίες, ορίστε τον μέγιστο αριθμό συμμετεχόντων ανά χρονική θέση.

Κατηγορίες υπηρεσιών. Ομαδοποιήστε σχετικές υπηρεσίες μαζί. Ένα κομμωτήριο θα μπορούσε να έχει κατηγορίες για «Μαλλιά», «Νύχια» και «Δέρμα». Ένα γυμναστήριο θα μπορούσε να ομαδοποιήσει «Προσωπική προπόνηση», «Μαθήματα» και «Αξιολογήσεις». Οι κατηγορίες διευκολύνουν την πλοήγηση στη σελίδα κρατήσεων όταν προσφέρετε πολλές υπηρεσίες.

Βήμα 4: Δημιουργήστε τη σελίδα κρατήσεών σας

Η σελίδα κρατήσεών σας είναι εκεί που οι πελάτες κλείνουν πραγματικά ραντεβού. Αφιερώστε λίγα λεπτά για να τη κάνετε να φαίνεται επαγγελματική και εύκολη στη χρήση.

Προσθέστε το λογότυπό σας και τα χρώματα της επωνυμίας σας. Τα περισσότερα εργαλεία κρατήσεων σας επιτρέπουν να ανεβάσετε ένα λογότυπο και να ορίσετε ένα χρωματικό σχήμα. Ευθυγραμμίστε αυτό με τον ιστότοπό σας και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ώστε η εμπειρία κράτησης να αισθάνεται συνεπής, όχι σαν μια παράκαμψη σε άλλη εταιρεία.

Γράψτε ένα μήνυμα καλωσορίσματος. Μια σύντομη εισαγωγή στην κορυφή της σελίδας κρατήσεών σας θέτει τον τόνο. Κάτι σαν: «Κλείστε το ραντεβού σας online. Επιλέξτε μια υπηρεσία, επιλέξτε μια ώρα που σας βολεύει, και θα επιβεβαιώσουμε αμέσως». Κρατήστε το πρακτικό και ζεστό.

Προσθέστε μια εικόνα εξωφύλλου. Αν το εργαλείο το υποστηρίζει, χρησιμοποιήστε μια υψηλής ποιότητας φωτογραφία της επιχείρησής σας, της ομάδας σας ή του χώρου εργασίας σας. Αυτό χτίζει εξοικείωση και εμπιστοσύνη, ειδικά για πελάτες που έρχονται για πρώτη φορά και δεν σας έχουν επισκεφτεί ποτέ.

Ορίστε το URL της σελίδας κρατήσεών σας. Τα περισσότερα εργαλεία σας δίνουν έναν προσαρμόσιμο σύνδεσμο (για παράδειγμα, hepixeirisisas.simplybook.me). Επιλέξτε κάτι καθαρό και αναγνωρίσιμο. Αυτός είναι ο σύνδεσμος που θα μοιράζεστε παντού.

Ενεργοποιήστε φόρμες εισαγωγής. Αν χρειάζεστε πληροφορίες από τους πελάτες πριν φτάσουν, προσθέστε ερωτήσεις εισαγωγής στη ροή κράτησης. Κοινά παραδείγματα: «Μας έχετε επισκεφτεί ξανά;», «Έχετε αλλεργίες ή ευαισθησία δέρματος;», «Ποιοι είναι οι στόχοι σας για αυτή τη συνεδρία;» Η συλλογή αυτών εκ των προτέρων εξοικονομεί χρόνο στο ραντεβού και σας επιτρέπει να προετοιμαστείτε.

Ορίστε το κείμενο της πολιτικής ακύρωσης σας. Εμφανίστε την πολιτική ακύρωσης και μη εμφάνισης στη σελίδα κρατήσεων ώστε οι πελάτες να τη βλέπουν πριν επιβεβαιώσουν. Αυτό ορίζει προσδοκίες και σας δίνει βάση για να επιβάλετε την πολιτική αργότερα.

Βήμα 5: Συνδέστε την επεξεργασία πληρωμών

Η είσπραξη πληρωμής τη στιγμή της κράτησης είναι ένα από τα πιο αποτελεσματικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για την επιχείρησή σας. Μειώνει τις μη εμφανίσεις, εξαλείφει καταστάσεις «ξέχασα το πορτοφόλι μου» και εγγυάται έσοδα για κάθε κρατημένη θέση.

Έχετε τρεις κύριες προσεγγίσεις:

Πλήρης προπληρωμή. Ο πελάτης πληρώνει ολόκληρη την τιμή της υπηρεσίας κατά την κράτηση. Αυτό λειτουργεί καλά για υπηρεσίες σταθερής τιμής όπως μαθήματα, εργαστήρια ή τυποποιημένες θεραπείες.

Προκαταβολή. Ο πελάτης πληρώνει ένα ποσοστό (συνήθως 20% έως 50%) κατά την κράτηση, με το υπόλοιπο να οφείλεται στο ραντεβού. Αυτή είναι η πιο κοινή προσέγγιση για κομμωτήρια, spa και κλινικές. Εξασφαλίζει την κράτηση χωρίς να απαιτεί το πλήρες ποσό εκ των προτέρων.

Πληρωμή στην επίσκεψη. Δεν εισπράττεται πληρωμή κατά την κράτηση. Ο πελάτης πληρώνει όταν φτάνει. Αυτό έχει το χαμηλότερο εμπόδιο για κράτηση, αλλά και τον υψηλότερο κίνδυνο μη εμφάνισης.

Για να ρυθμίσετε τις πληρωμές, συνδέστε το εργαλείο κρατήσεών σας με μια πύλη πληρωμών. Τα περισσότερα σύγχρονα πλατφόρμες κρατήσεων υποστηρίζουν Stripe, Square ή PayPal. Η διαδικασία σύνδεσης συνήθως περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός λογαριασμού με τον πάροχο πληρωμών (αν δεν έχετε ήδη έναν) και τη σύνδεσή του μέσω των ρυθμίσεων του εργαλείου κρατήσεών σας. Το SimplyBook.me υποστηρίζει πολλαπλές πύλες ώστε να μπορείτε να επιλέξετε αυτή με τα καλύτερα ποσοστά για την περιοχή σας.

Βήμα 6: Διαμορφώστε αυτόματες υπενθυμίσεις

Οι αυτόματες υπενθυμίσεις είναι το πιο αποτελεσματικό χαρακτηριστικό για τη μείωση των μη εμφανίσεων, και δεν απαιτούν καμία συνεχή προσπάθεια μόλις διαμορφωθούν.

Ρυθμίστε μια ακολουθία υπενθυμίσεων με πολλαπλά σημεία επαφής:

Επιβεβαίωση κράτησης (άμεση). Στείλτε ένα email τη στιγμή που ο πελάτης κλείνει ραντεβού. Συμπεριλάβετε το όνομα της υπηρεσίας, την ημερομηνία, την ώρα, το όνομα του επαγγελματία (αν ισχύει), την τοποθεσία ή τον σύνδεσμο εικονικής συνάντησης, και έναν σύνδεσμο για ακύρωση ή αλλαγή ραντεβού. Αυτή η επιβεβαίωση χρησιμεύει επίσης ως αναφορά του πελάτη για το ραντεβού.

Πρώτη υπενθύμιση (48 ώρες πριν). Στείλτε μια υπενθύμιση email δύο ημέρες πριν από το ραντεβού. Αυτό είναι αρκετά νωρίς ώστε ο πελάτης να μπορεί να αλλάξει το ραντεβού αν τα σχέδια έχουν αλλάξει, κάτι που είναι πολύ καλύτερο για την επιχείρησή σας από μια μη εμφάνιση.

Δεύτερη υπενθύμιση (24 ώρες πριν). Στείλτε ένα SMS ή μήνυμα WhatsApp μια ημέρα πριν. Τα μηνύματα κειμένου έχουν ποσοστό ανοίγματος 98%, καθιστώντας τα πολύ πιο αξιόπιστα από το email για υπενθυμίσεις της τελευταίας στιγμής.

Τελική υπενθύμιση (2 έως 3 ώρες πριν). Για ραντεβού την ίδια ημέρα, μια σύντομη υπενθύμιση SMS λίγες ώρες πριν πιάνει όσους διάβασαν το προηγούμενο μήνυμα αλλά ξέχασαν να ενεργήσουν.

Εξατομικεύστε κάθε μήνυμα με το όνομα του πελάτη και τις λεπτομέρειες του ραντεβού. Το «Γεια σου Σάρα, υπενθύμιση: η περιποίηση προσώπου σας με την Amira είναι αύριο στις 14:00» λειτουργεί σημαντικά καλύτερα από το «Έχετε ένα επερχόμενο ραντεβού».

Συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο ακύρωσης/αλλαγής σε κάθε υπενθύμιση. Ένας πελάτης που ακυρώνει με προειδοποίηση 24 ωρών σας δίνει χρόνο να καλύψετε τη θέση. Ένας πελάτης που δεν εμφανίζεται δεν σας δίνει τίποτα.

Βήμα 7: Τοποθετήστε τον σύνδεσμο κράτησής σας παντού

Η σελίδα κρατήσεών σας λειτουργεί μόνο αν οι άνθρωποι μπορούν να τη βρουν. Κάθε μέρος όπου η επιχείρησή σας έχει online παρουσία θα πρέπει να περιλαμβάνει έναν άμεσο σύνδεσμο κράτησης.

Ο ιστότοπός σας. Ενσωματώστε το widget κρατήσεων απευθείας στον ιστότοπό σας ώστε οι πελάτες να μη χρειάζεται ποτέ να τον εγκαταλείψουν. Τα περισσότερα εργαλεία κρατήσεων παρέχουν κώδικα ενσωμάτωσης ή plugin. Τοποθετήστε την επιλογή κράτησης στην αρχική σας σελίδα, τη σελίδα υπηρεσιών και τη σελίδα επικοινωνίας. Ένα κουμπί «Κλείστε τώρα» στην κεφαλίδα ή τη γραμμή πλοήγησης του ιστότοπού σας είναι ακόμη καλύτερο επειδή είναι ορατό σε κάθε σελίδα.

Προφίλ Google Επιχείρησης. Προσθέστε τον σύνδεσμο κράτησής σας στο Προφίλ Google Επιχείρησής σας. Όταν κάποιος αναζητά το όνομα της επιχείρησής σας ή σας βρίσκει στους Χάρτες Google, το κουμπί «Κλείστε online» εμφανίζεται απευθείας στην καταχώρηση. Αυτή είναι μία από τις πιο αποδοτικές τοποθετήσεις επειδή ο πελάτης σας αναζητά ήδη.

Instagram. Προσθέστε τον σύνδεσμο κράτησής σας στο βιογραφικό σας στο Instagram. Αν έχετε λογαριασμό Instagram Business, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα κουμπί ενέργειας «Κλείστε» απευθείας στο προφίλ σας. Αναφέρετε την κράτηση στις αναρτήσεις και τα stories σας με σαφή κάλεσμα σε δράση.

Facebook. Προσθέστε ένα κουμπί «Κλείστε τώρα» στη σελίδα επιχείρησής σας στο Facebook. Ορισμένα εργαλεία κρατήσεων επιτρέπουν επίσης στους πελάτες να κλείνουν ραντεβού απευθείας μέσα στο Facebook χωρίς να εγκαταλείψουν την πλατφόρμα.

Υπογραφή email. Προσθέστε έναν σύνδεσμο «Κλείστε ραντεβού» σε κάθε email που στέλνει η επιχείρησή σας. Κάθε email γίνεται έτσι ένα παθητικό κανάλι κράτησης.

WhatsApp Business. Αν χρησιμοποιείτε το WhatsApp για επικοινωνία με τους πελάτες, προσθέστε τον σύνδεσμο κράτησής σας στο προφίλ σας WhatsApp Business και συμπεριλάβετέ τον στις αυτόματες απαντήσεις.

Έντυπο υλικό. Δημιουργήστε έναν κωδικό QR για τον σύνδεσμο κράτησής σας και προσθέστε τον σε επαγγελματικές κάρτες, φυλλάδια, σήμανση στο κατάστημα και αποδείξεις. Οι πελάτες μπορούν να σκανάρουν τον κωδικό με την κάμερα του τηλεφώνου τους και να προσγειωθούν απευθείας στη σελίδα κρατήσεών σας.

Η αρχή είναι απλή: μειώστε τον αριθμό των βημάτων μεταξύ «θέλω να κλείσω ραντεβού» και «έκλεισα ραντεβού». Κάθε επιπλέον κλικ, κάθε ανακατεύθυνση, κάθε μήνυμα «καλέστε μας για να κλείσετε ραντεβού» σας κοστίζει ραντεβού.

Βήμα 8: Δοκιμάστε τα πάντα πριν κάνετε launch

Πριν μοιραστείτε τον σύνδεσμο κράτησής σας με πραγματικούς πελάτες, περάστε ολόκληρη τη διαδικασία κράτησης εσείς οι ίδιοι. Κλείστε ένα ραντεβού σαν να ήσασταν πελάτης και ελέγξτε κάθε βήμα.

Δοκιμάστε την προβολή πελάτη. Φορτώνει γρήγορα η σελίδα κρατήσεων; Εμφανίζονται καθαρά οι υπηρεσίες σας; Μπορείτε να επιλέξετε έναν επαγγελματία, να επιλέξετε ημερομηνία και ώρα, να συμπληρώσετε τυχόν φόρμες εισαγωγής και να ολοκληρώσετε την πληρωμή χωρίς σύγχυση;

Δοκιμάστε το email επιβεβαίωσης. Έφτασε; Περιλαμβάνει όλες τις σωστές λεπτομέρειες; Λειτουργεί ο σύνδεσμος ακύρωσης/αλλαγής;

Δοκιμάστε τις υπενθυμίσεις. Κλείστε ένα δοκιμαστικό ραντεβού για την επόμενη ημέρα και επιβεβαιώστε ότι τα email και τα SMS υπενθύμισης ενεργοποιούνται στις σωστές στιγμές με το σωστό περιεχόμενο.

Δοκιμάστε σε κινητό. Πάνω από το 60% των online κρατήσεων γίνονται από τηλέφωνα. Ανοίξτε τη σελίδα κρατήσεών σας σε smartphone και ολοκληρώστε ολόκληρη τη ροή. Αν κάτι είναι δύσκολο να διαβαστεί, δύσκολο να πατηθεί ή αργό να φορτώσει σε κινητό, διορθώστε το πριν το launch.

Δοκιμάστε τον συγχρονισμό ημερολογίου. Κλείστε ένα δοκιμαστικό ραντεβού και επιβεβαιώστε ότι εμφανίζεται στο ημερολόγιό σας. Στη συνέχεια αποκλείστε χρόνο στο ημερολόγιό σας και επιβεβαιώστε ότι το εργαλείο κρατήσεων εμφανίζει αυτή τη θέση ως μη διαθέσιμη.

Δοκιμάστε την πληρωμή. Επεξεργαστείτε μια μικρή δοκιμαστική πληρωμή για να επαληθεύσετε ότι η πύλη πληρωμών σας είναι σωστά συνδεδεμένη. Επιστρέψτε τα χρήματα μετά.

Ο εντοπισμός προβλημάτων τώρα σας γλιτώνει από ένα απογοητευμένο μήνυμα πελάτη αργότερα.

Βήμα 9: Ενημερώστε τους υπάρχοντες πελάτες σας

Η έναρξη των online κρατήσεων δεν έχει νόημα αν οι υπάρχοντες πελάτες σας δεν το γνωρίζουν. Ανακοινώστε το μέσω κάθε καναλιού που χρησιμοποιείτε.

Στείλτε ένα μαζικό email ή SMS. Ένα σύντομο μήνυμα είναι το μόνο που χρειάζεστε: «Καλά νέα: τώρα μπορείτε να κλείνετε ραντεβού online οποιαδήποτε στιγμή στο [σύνδεσμος κράτησής σας]. Επιλέξτε μια υπηρεσία, επιλέξτε την ώρα σας, και επιβεβαιώνεστε αμέσως».

Δημοσιεύστε στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Μοιραστείτε τον σύνδεσμο κράτησής σας στο Instagram, το Facebook και οποιαδήποτε άλλη πλατφόρμα χρησιμοποιείτε. Δείξτε ένα στιγμιότυπο οθόνης της σελίδας κρατήσεων ώστε οι πελάτες να ξέρουν τι να περιμένουν.

Αναφέρετέ το σε κάθε ραντεβού. Τις πρώτες εβδομάδες, πείτε σε κάθε πελάτη προσωπικά: «Παρεμπιπτόντως, τώρα μπορείτε να κλείσετε το επόμενο ραντεβού σας online. Θα σας στείλω τον σύνδεσμο». Οι υπενθυμίσεις από το προσωπικό λειτουργούν καλύτερα από οποιαδήποτε καμπάνια μάρκετινγκ.

Ενημερώστε τον τηλεφωνητή σας. Αλλάξτε τον χαιρετισμό του τηλεφωνητή σας ώστε να περιλαμβάνει: «Μπορείτε επίσης να κλείσετε ραντεβού online οποιαδήποτε στιγμή στο [ο ιστότοπός σας]».

Προσθέστε σήμανση. Τοποθετήστε μια μικρή πινακίδα στη ρεσεψιόν με έναν κωδικό QR που οδηγεί στη σελίδα κρατήσεών σας. Οι πελάτες μπορούν να τον σκανάρουν ενώ περιμένουν και να κλείσουν την επόμενη επίσκεψή τους πριν φύγουν.

Οι περισσότερες επιχειρήσεις βλέπουν την υιοθέτηση των online κρατήσεων να φτάνει το 50% έως 70% του συνόλου των ραντεβού μέσα στους πρώτους δύο έως τρεις μήνες, εφόσον προωθούν ενεργά τον σύνδεσμο και τον κάνουν εύκολο να βρεθεί.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Αφού βοηθήσαμε χιλιάδες επιχειρήσεις να ρυθμίσουν online κρατήσεις, αυτά είναι τα προβλήματα που βλέπουμε πιο συχνά.

Μη προσθήκη χρόνου απόστασης μεταξύ ραντεβού. Κρατήσεις η μία μετά την άλλη χωρίς καθόλου απόσταση σημαίνει ότι ένας καθυστερημένος πελάτης εκτροχιάζει ολόκληρη τη μέρα σας. Ακόμη και 10 έως 15 λεπτά απόστασης μεταξύ ραντεβού κάνουν σημαντική διαφορά.

Ορισμός ωραρίου λειτουργίας που δεν αντιστοιχεί στην πραγματικότητα. Αν τακτικά κάνετε διάλειμμα για μεσημεριανό από τις 12 έως τη 1, αποκλείστε αυτόν τον χρόνο. Αν φεύγετε μερικές φορές νωρίτερα την Παρασκευή, προσαρμόστε τις ώρες σας για την Παρασκευή. Πελάτες που κλείνουν ραντεβού σε ώρες που στην πραγματικότητα δεν είστε διαθέσιμοι δημιουργούν κακή εμπειρία για όλους.

Απόκρυψη του συνδέσμου κράτησης. Αν οι πελάτες πρέπει να ψάξουν στον ιστότοπό σας ή να κάνουν κύλιση μέχρι το τέλος του βιογραφικού σας στο Instagram για να βρουν το κουμπί κράτησης, οι περισσότεροι δεν θα μπουν στον κόπο. Τοποθετήστε τον σε περίοπτη θέση, παντού.

Παράλειψη της δοκιμής σε κινητό. Η σελίδα κρατήσεών σας μπορεί να φαίνεται τέλεια σε υπολογιστή και να είναι αχρησιμοποίητη σε τηλέφωνο. Δοκιμάστε σε κινητό πριν το launch. Δοκιμάστε σε κινητό μετά από κάθε αλλαγή.

Αγνόηση της ρύθμισης υπενθυμίσεων. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις δεν είναι ένα ωραίο extra. Είναι η κύρια άμυνά σας ενάντια στις μη εμφανίσεις. Ρυθμίστε τις από την πρώτη μέρα, όχι «κάποια μέρα».

Δημιουργία μπερδεμένης λίστας υπηρεσιών. Αν προσφέρετε 30 υπηρεσίες, οργανώστε τις σε κατηγορίες. Αν δύο υπηρεσίες ακούγονται παρόμοιες, προσθέστε περιγραφές που εξηγούν τη διαφορά. Ένας μπερδεμένος πελάτης είτε κλείνει το λάθος πράγμα, είτε δεν κλείνει καθόλου.

Τι να κάνετε μετά τον πρώτο μήνα

Μόλις οι online κρατήσεις λειτουργούν για έναν μήνα, εξετάστε τα δεδομένα σας και βελτιστοποιήστε.

Ελέγξτε το ποσοστό μη εμφάνισής σας. Αν είναι πάνω από 10%, προσθέστε υπενθυμίσεις SMS (αν δεν το έχετε κάνει ήδη) και εξετάστε το ενδεχόμενο να απαιτήσετε προκαταβολές για τις πιο δημοφιλείς ή υψηλότερης αξίας υπηρεσίες σας. Ο οδηγός μας για τη μείωση των μη εμφανίσεων καλύπτει 10 στρατηγικές λεπτομερώς.

Δείτε τα μοτίβα κρατήσεων. Ποιες ημέρες και ώρες είναι πιο δημοφιλείς; Υπάρχουν κενές θέσεις που θα μπορούσατε να γεμίσετε με προσφορές ή προσφορές τελευταίας στιγμής; Ορισμένες υπηρεσίες είναι σταθερά πλήρως κρατημένες, υποδηλώνοντας ότι θα πρέπει να προσθέσετε περισσότερη διαθεσιμότητα;

Επανεξετάστε τις φόρμες εισαγωγής σας. Τις συμπληρώνουν οι πελάτες; Λαμβάνετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε; Αφαιρέστε ερωτήσεις που δεν είναι χρήσιμες και προσθέστε αυτές που λείπουν.

Διαβάστε τα σχόλια των πελατών. Ρωτήστε μερικούς πελάτες πώς ήταν η εμπειρία κράτησης. Μπόρεσαν να βρουν εύκολα τον σύνδεσμο; Υπήρχε κάτι μπερδεμένο; Μικρές προσαρμογές βασισμένες σε πραγματικά σχόλια κάνουν μια μετρήσιμη διαφορά.

Εξετάστε την προσθήκη λειτουργιών. Μόλις τα βασικά λειτουργούν ομαλά, εξερευνήστε προσθήκες όπως πακέτα συνδρομής, δωροκάρτες, προγράμματα επιβράβευσης, ομαδικές κρατήσεις ή διαχείριση πολλαπλών τοποθεσιών. Αυτές οι λειτουργίες χτίζονται πάνω στη βάση κρατήσεών σας και μπορούν να αυξήσουν σημαντικά τα έσοδα ανά πελάτη.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο χρόνο χρειάζεται για να ρυθμίσετε online κρατήσεις για μια μικρή επιχείρηση;

Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις μπορούν να ολοκληρώσουν την πλήρη ρύθμιση σε 15 έως 30 λεπτά χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο κρατήσεων που φιλοξενείται στο cloud. Αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία λογαριασμού, την προσθήκη υπηρεσιών, τη ρύθμιση ωραρίου λειτουργίας και την προσαρμογή της σελίδας κρατήσεων. Η σύνδεση της επεξεργασίας πληρωμών και η διαμόρφωση αυτόματων υπενθυμίσεων προσθέτει άλλα 10 έως 15 λεπτά. Μπορείτε ρεαλιστικά να ξεκινήσετε να δέχεστε online κρατήσεις μέσα σε μία συνεδρία.

Χρειάζομαι ιστότοπο για να χρησιμοποιήσω λογισμικό online κρατήσεων;

Όχι. Τα περισσότερα εργαλεία κρατήσεων παρέχουν μια αυτόνομη σελίδα κρατήσεων με τη δική της URL που μπορείτε να μοιραστείτε απευθείας με τους πελάτες μέσω SMS, email ή μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Η ύπαρξη ιστότοπου είναι καλύτερη επειδή μπορείτε να ενσωματώσετε το widget κρατήσεων για μια απρόσκοπτη εμπειρία, αλλά δεν είναι απαραίτητο για να ξεκινήσετε να δέχεστε online κρατήσεις.

Πόσο κοστίζει το λογισμικό online κρατήσεων για μια μικρή επιχείρηση;

Πολλά εργαλεία κρατήσεων προσφέρουν δωρεάν πλάνα που είναι επαρκή για να ξεκινήσετε. Το δωρεάν πλάνο του SimplyBook.me περιλαμβάνει 50 κρατήσεις τον μήνα με απεριόριστες υπηρεσίες. Τα πληρωμένα πλάνα συνήθως κοστίζουν από 8 έως 30 δολάρια τον μήνα ανάλογα με το εργαλείο και τις λειτουργίες. Το κόστος σχεδόν πάντα ανακτάται μέσω της μειωμένης μη εμφάνισης και των ανακτηθέντων κρατήσεων εκτός ωραρίου μέσα στον πρώτο μήνα.

Μπορούν οι πελάτες να συνεχίσουν να κλείνουν ραντεβού τηλεφωνικά αν προσθέσω online κρατήσεις;

Ναι. Οι online κρατήσεις δεν αντικαθιστούν την τηλεφωνική κράτηση· προσθέτουν ένα ακόμη κανάλι. Οι πελάτες που προτιμούν να τηλεφωνούν μπορούν ακόμα να το κάνουν, και μπορείτε να προσθέσετε χειροκίνητα τα ραντεβού τους στο ίδιο σύστημα. Με τον καιρό, καθώς οι πελάτες συνηθίζουν τις online κρατήσεις, ο όγκος κλήσεων φυσικά μειώνεται.

Θα λειτουργήσουν οι online κρατήσεις για τον τύπο επιχείρησής μου;

Οι online κρατήσεις λειτουργούν για σχεδόν οποιαδήποτε επιχείρηση βασισμένη σε υπηρεσίες: κομμωτήρια, κουρεία, spa, στούντιο γυμναστικής, personal trainers, ιατρικές κλινικές, οδοντιατρεία, θεραπευτές, συμβούλους, coaches, ιδιαίτερα μαθήματα, φωτογράφους, groomers κατοικίδιων, συνεργεία αυτοκινήτων και άλλα. Αν η επιχείρησή σας λειτουργεί με ραντεβού, οι online κρατήσεις θα λειτουργήσουν.

Πώς διαχειρίζομαι υπηρεσίες με μεταβλητή τιμολόγηση;

Τα περισσότερα εργαλεία κρατήσεων σας επιτρέπουν να εμφανίζετε μια τιμή «από» ή ένα εύρος τιμών στη σελίδα κρατήσεων. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τη σελίδα κρατήσεων ώστε να εμφανίζει την υπηρεσία χωρίς τιμή και να συζητήσετε την τιμή στο ραντεβού. Για υπηρεσίες των οποίων η τελική τιμή εξαρτάται από συμβουλευτική συνεδρία (όπως μια σύνθετη βαφή μαλλιών), η πιο κοινή προσέγγιση είναι να εμφανίζετε μια αρχική τιμή με μια σημείωση όπως «Τελική τιμή επιβεβαιώνεται στη συμβουλευτική συνεδρία».

Τι συμβαίνει αν δύο άτομα προσπαθήσουν να κλείσουν την ίδια χρονική θέση;

Το σύγχρονο λογισμικό κρατήσεων το διαχειρίζεται αυτόματα. Όταν ένας πελάτης επιλέγει μια χρονική θέση, αυτή κρατείται προσωρινά ενώ συμπληρώνει τη φόρμα κράτησης. Αν ένας άλλος πελάτης προσπαθήσει να επιλέξει την ίδια θέση, εμφανίζεται ως μη διαθέσιμη. Ο αμφίδρομος συγχρονισμός ημερολογίου αποτρέπει επίσης τις διπλές κρατήσεις μεταξύ του συστήματος κρατήσεών σας και του προσωπικού σας ημερολογίου.

Μπορώ να περιορίσω πόσο νωρίς μπορούν να κλείσουν ραντεβού οι πελάτες;

Ναι. Τα περισσότερα εργαλεία κρατήσεων σας επιτρέπουν να ορίσετε ένα παράθυρο κράτησης, για παράδειγμα οι πελάτες μπορούν να κλείνουν ραντεβού από 2 ώρες έως 30 ημέρες νωρίτερα. Ο ορισμός ελάχιστου χρόνου προειδοποίησης (όπως 2 έως 4 ώρες) αποτρέπει κρατήσεις τελευταίας στιγμής για τις οποίες δεν μπορείτε να προετοιμαστείτε. Ο ορισμός μέγιστου χρόνου προειδοποίησης διατηρεί το ημερολόγιό σας διαχειρίσιμο και μειώνει τον κίνδυνο μη εμφανίσεων στο μακρινό μέλλον.