Näin Lähetät Automaattisia Ajanvarausmuistutuksia Sähköpostitse, Tekstiviestillä ja WhatsAppilla

Asiakas varaa ajan kaksi viikkoa etukäteen. Elämä vie mennessään. Kun varauspäivä koittaa, hän on unohtanut sen kokonaan. Hän ei saavu paikalle. Menetätte tulon, aika jää tyhjäksi, ja henkilökuntanne istuu toimettomana.

Tämä skenaario toistuu miljoonia kertoja joka päivä palvelualan yrityksissä ympäri maailmaa. Ja ratkaisu on hämmästyttävän yksinkertainen: automaattiset ajanvarausmuistutukset.

Pelkät tekstiviestimuistutukset vähentävät poissaoloasteita 29–39 %, terveydenhuollon, kauneudenhoidon ja ammattipalvelujen tutkimusten mukaan. Monikanavaiset muistutukset, jotka yhdistävät sähköpostin, tekstiviestin ja WhatsAppin, toimivat vieläkin paremmin, koska ne tavoittavat asiakkaat siellä, missä he todennäköisimmin näkevät viestin.

Tämä opas selittää, miten rakennat muistutussekvenssin, joka toimii automaattisesti, mitä kanavia käyttää ja milloin, miten kirjoitat viestejä, joita asiakkaat todella lukevat, ja miten kaiken asettaminen onnistuu lisäämättä manuaalista työtä tiimisi päivään.

Miksi Automaattiset Muistutukset Toimivat Paremmin Kuin Manuaaliset

Monet pienyritykset luottavat edelleen siihen, että henkilökunta soittaa tai lähettää viestin asiakkaille päivää ennen heidän ajanvaraustaan. Tässä lähestymistavassa on kolme ongelmaa.

Ensinnäkin se vie aikaa. Vastaanottovirkailija, joka soittaa 20 asiakkaalle vahvistaakseen huomisen ajanvaraukset, voi käyttää yli tunnin puhelimessa, olettaen että kaikki vastaavat. Useimmat eivät vastaa.

Toiseksi se on epäjohdonmukaista. Kiireisinä päivinä muistutuspuhelut jäävät väliin. Loma-aikoina niitä ei tehdä lainkaan. Yksi ohitettu muistutuspäivä voi tarkoittaa poissaolojen piikkiä seuraavana päivänä.

Kolmanneksi se kattaa vain yhden kosketuspisteen. Yksi puhelinsoitto päivää aiemmin on yksi mahdollisuus tavoittaa asiakas. Jos hän jää sen ulkopuolelle, varajärjestelmää ei ole.

Automaattiset muistutukset ratkaisevat kaikki kolme ongelmaa. Ne laukeavat aikataulun mukaan joka kerta, eivät vie henkilökunnan aikaa alkuasetuksen jälkeen, ja voivat tavoittaa asiakkaat useiden kanavien kautta useissa aikaväleissä. Asiakas, joka jättää sähköpostin huomaamatta, saattaa nähdä tekstiviestin. Se, joka jättää huomiotta 48 tunnin muistutuksen, saa toisen 24 tunnin kohdalla.

Juuri johdonmukaisuus tekee automaatiosta niin tehokasta. Poissaolojen vähentäminen ei ole kiinni yhdestä muistutuksesta. Kyse on luotettavasta järjestelmästä, joka ei koskaan unohda.

Optimaalinen Muistutussekvenssi

Kaikki muistutusajankohdat eivät ole yhtä tehokkaita. Tutkimukset ja varausalustojen reaalimaailman data osoittavat sekvenssiä, joka tasapainottaa varhaisen ilmoituksen viime hetken vahvistuksen kanssa.

Yksi tärkeä varoitus ennen sekvenssin rakentamista: useimmat varausjärjestelmät, mukaan lukien SimplyBook.me, eivät anna teidän määrittää eri kanavaa eri kosketuspisteelle. Sen sijaan valitsette, mitkä kanavat ovat käytössä (sähköposti, tekstiviesti, WhatsApp) ja kuinka monta muistutusajankohtaa ajoitetaan (esimerkiksi 48 tuntia ja 24 tuntia etukäteen), ja jokainen käytössä oleva kanava laukeaa yhdessä jokaisella näistä ajankohdista käyttäen samaa viestitekstiä joka kerta. Alla oleva "sekvenssi" on siis todellisuudessa ajoitussuunnitelma, ei kanavakohtainen aikataulu.

Varausvahvistus (välitön). Sillä hetkellä kun asiakas viimeistelee varauksen, lähetä vahvistus sähköpostitse. Se ei teknisesti ole muistutus, mutta se luo perustan. Se kertoo asiakkaalle, että varaus meni läpi, antaa kaikki tiedot yhdessä paikassa, ja sisältää linkin peruuttamiseen tai siirtämiseen tarvittaessa. Asiakkaat, jotka saavat välittömän vahvistuksen, kohtelevat ajanvarausta todennäköisemmin sitovana sitoumuksena.

Ensimmäinen muistutus: 48 tuntia etukäteen. Kaksi päivää ennen ajanvarausta, lähetä muistutus niillä kanavilla, jotka ovat käytössänne. 48 tunnin ikkuna antaa asiakkaalle tarpeeksi aikaa siirtää aika, jos jotain on ilmennyt, ja antaa teille aikaa täyttää ajan, jos asiakas peruuttaa. Varmistakaa, että viesti sisältää kaikki ajanvarauksen tiedot ja näkyvän siirtämis-/peruutuslinkin.

Toinen muistutus: 24 tuntia etukäteen. Tämä on kriittisin kosketuspiste. Tekstiviesteillä on 98 % avausprosentti ja ne luetaan tyypillisesti minuuttien sisällä toimituksesta, joten jos tekstiviesti tai WhatsApp on yksi käytössä olevista kanavistanne, tässä se ansaitsee paikkansa. 24 tunnin kohdalla ajanvaraus on jo tarpeeksi lähellä ollakseen mielessä, mutta aikaa on vielä sen verran, että peruutus olisi hyödyllinen yrityksellenne.

Valinnainen viimeinen muistutus: 2–3 tuntia etukäteen. Saman päivän vahvistukseksi muutama tunti ennen ajanvarausta lähetettävä muistutus tavoittaa ne, jotka huomasivat aiemmat kosketuspisteet mutta unohtivat toimia. Tämä viimeinen sysäys on erityisen arvokas aamun ajanvarauksille, jotka on tehty päiviä tai viikkoja etukäteen.

Koska sama viesti laukeaa jokaisessa kosketuspisteessä, kirjoittakaa muistutustekstinne niin, että se kuulostaa luontevalta riippumatta siitä, saapuuko se 48 tuntia vai 2 tuntia etukäteen.

Oikean Kanavan Valitseminen: Sähköposti vs Tekstiviesti vs WhatsApp

Jokaisella kanavalla on erilaiset vahvuudet. Paras muistutusstrategia käyttää yhdistelmää sen sijaan, että luottaisi yhteen kanavaan.

Sähköposti on ihanteellinen yksityiskohtaisille viesteille ja on ilmainen useimmissa varausjärjestelmissä. Sen oletusmalli on yleensä pelkkää tekstiä yksinkertaisella muotoilulla; oman muotoilun, fonttien tai kuvien lisääminen vaatii tyypillisesti mukautetun/brändätyn sähköpostiominaisuuden sen sijaan, että se olisi saatavilla oletusmallissa. Haittapuolena ovat avausprosentit: liiketoimintasähköpostien keskimääräinen avausprosentti on noin 20–25 %, ja monet ajanvarausmuistutukset päätyvät mainoksiin tai roskapostiin.

Tekstiviesti on vaikuttavin muistutuskanava. 98 % avausprosentti ei ole markkinointiväite vaan johdonmukaisesti mitattu todellisuus. Tekstiviestit ovat lyhyitä, välittömiä ja vaikea jättää huomiotta. Haittapuolena on kustannus, ja se kustannus on aidosti vaikea arvioida etukäteen: hinnoittelu riippuu kohdemaasta ja operaattorista, ja yhden viestin kuluttamien luottojen määrä voi vaihdella melko paljon (joskus paljon enemmän kuin odottaisi lyhyeltä näyttävästä tekstiviestistä). Lähettäkää itsellenne testimuistutus ja tarkistakaa luottojenkäyttöraporttinne ennen budjetointia, sen sijaan että oletatte kiinteän viestikohtaisen hinnan.

WhatsApp yhdistää tekstiviestin välittömyyden rikkaampaan muotoiluun kuin tekstiviesti sallii, ja asiakkaat markkinoilla, joilla WhatsApp on ensisijainen viestintäväline (suuri osa Eurooppaa, Latinalaista Amerikkaa, Aasiaa ja Afrikkaa), sitoutuvat siihen yleensä hyvin. Huomatkaa, että WhatsApp-ilmoitukset käyttävät tyypillisesti kiinteää oletusmallia, jota ette voi muotoilla uudelleen samalla tavalla kuin sähköpostia tai tekstiviestiä, ja jos asiakkaat voivat olla vuorovaikutuksessa viestin kanssa (esimerkiksi napauttamalla painiketta peruuttaakseen), jokainen vuorovaikutus saattaa kuluttaa lisäluottoja itse viestin lisäksi.

Koska varausalustanne todennäköisesti lähettää kaikki käytössä olevat kanavat yhdessä samoina ajoitettuina ajankohtina sen sijaan, että antaisi teidän määrittää tietyn kanavan tietylle kosketuspisteelle, ajatelkaa kanavapäätöstä pikemminkin "mitkä kanavat otan käyttöön" kuin "mikä kanava menee mihinkin kellonaikaan". Jos voitte budjetoida vain yhden maksullisen kanavan, tekstiviestin avausprosentti ja vastausnopeus tekevät siitä vaikuttavimman valinnan.

Miten Kirjoittaa Muistutuksia, Jotka Todella Luetaan

Muistutuksenne sisältö on lähes yhtä tärkeä kuin sen ajoitus. Hyvin kirjoitettu muistutus vähentää poissaoloja. Huonosti kirjoitettu jää huomiotta.

Sisällytä aina nämä elementit:

• Asiakkaan etunimi (personointi lisää merkittävästi sitoutumista)
• Palvelun nimi (ei vain "ajanvarauksenne" vaan "syvähierontanne")
• Palveluntarjoajan nimi tarvittaessa ("Jamesin kanssa" tai "tohtori Patelin kanssa")
• Päivämäärä ja aika selkeässä muodossa ("torstaina 8. toukokuuta klo 14.00")
• Sijainti tai virtuaalikokouksen linkki
• Linkki peruuttamiseen tai siirtämiseen

Pidä tekstiviestit alle 160 merkin, kun mahdollista. Pidemmät viestit jaetaan useiksi teksteiksi joillakin operaattoreilla, mikä näyttää epäammattimaiselta ja voi hämmentää asiakkaita. Tässä esimerkki, joka mahtuu rajaan:

"Hei Sara, muistutus: syvähieronta Jamesin kanssa, to 8. touko klo 14. Tarvitseeko muuttaa? [reschedule_link]"

Sähköpostimuistutukset voivat olla pidempiä, mutta niiden tulisi silti olla helposti silmäiltäviä. Käytä selkeää aiherivä, kuten "Ajanvarauksenne on huomenna" tai "Muistutus: [Service] [Date]." Aseta avaintiedot (mitä, milloin, missä, kenen kanssa) kahdelle ensimmäiselle riville. Sisällytä peruutus-/siirtolinkki näkyvästi, ei piilotettuna alalaitaan.

WhatsApp on erilainen: yleensä et voi muokata sen sanamuotoa. Toisin kuin sähköpostissa ja tekstiviestissä, joissa hallitset mallin tekstiä, useimpien varausalustojen WhatsApp-ilmoitukset käyttävät kiinteää oletusviestiä, jota ei voi mukauttaa tililtä. Pitäkää tämä mielessä viestintää suunnitellessanne: personointi- ja sävynhallintanne koskee sähköpostia ja tekstiviestiä, ei WhatsAppia.

Vältettävää:

• Yleiset viestit ilman personointia ("Sinulla on tuleva ajanvaraus")
• Viestit ilman siirtämis-/peruutusvaihtoehtoa (tämä pakottaa poissaoloihin asiakkaita, jotka muuten olisivat peruneet)
• Markkinointisisältö muistutusviesteissä (tarjoukset muistutuksissa tuntuvat tunkeilevilta ja opettavat asiakkaita jättämään ne huomiotta)
• Liian monta kosketuspistettä (kolme–neljä muistutusta yhteensä riittää mainiosti; muistutusten ajoittaminen muutaman tunnin välein tuntuu aggressiiviselta)

Automaattisten Muistutusten Asettaminen: Vaihe Vaiheelta

Tekninen asetus vaihtelee varausohjelmiston mukaan, mutta yleinen prosessi on johdonmukainen kaikilla alustoilla.

Vaihe 1: Siirry muistutusasetuksiin. Etsi varausohjelmistostanne ilmoitusten osio. SimplyBook.me:ssä tämä löytyy kohdasta Asetukset ja sitten SMS- ja sähköpostiasetukset.

Vaihe 2: Ota käyttöön kukin kanava. Ottakaa käyttöön kanavat, joita haluatte käyttää: sähköposti, tekstiviesti, WhatsApp. Kunkin kanavan voi kytkeä päälle tai pois itsenäisesti, mutta pitäkää mielessä, että kaikki käyttöön ottamanne kanavat lähtevät samoina ajoitettuina ajankohtina — ette voi määrittää sähköpostia yhteen ajankohtaan ja tekstiviestiä toiseen.

Vaihe 3: Aseta ajoitus muistutuksillenne. Valitkaa, kuinka monta kosketuspistettä haluatte ja kuinka kauan etukäteen kukin laukeaa (esimerkiksi 48 tuntia ja 24 tuntia ennen ajanvarausta). Tämä ajoitus koskee kaikkia käyttöön ottamianne kanavia, ja sama viestiteksti lähtee joka kerta, kun muistutus laukeaa — erillistä mallia per kosketuspiste ei ole.

Vaihe 4: Mukauta viestimallit. Korvatkaa oletusteksti personoiduilla viesteillä sähköpostille ja tekstiviestille. Käyttäkää vain alustan olemassa olevia muuttujia lisätäksenne automaattisesti asiakkaan nimen, palvelun, palveluntarjoajan, päivämäärän ja ajan — älkää keksikö omaa paikkamerkkisyntaksianne. SimplyBook.me:ssä muuttujat kirjoitetaan hakasulkeissa, esimerkiksi [client_name], [service], [date_start] ja [time_start]. WhatsApp-ilmoitukset käyttävät kiinteää oletusmallia, jota ei voi muokata.

Vaihe 5: Lisää siirtämis-/peruutuslinkki. Useimmat varausalustat sisällyttävät tämän automaattisesti muistutusmalleihin. Varmistakaa, että se on olemassa ja toimii. Tämä linkki on olennainen, koska se muuttaa mahdolliset poissaolot peruutuksiksi, jotka antavat teille aikaa täyttää ajan.

Vaihe 6: Lähettäkää itsellenne testi. Varatkaa testiaika ja varmistakaa, että jokainen muistutus laukeaa oikein, saapuu oikeaan kanavaan, näyttää oikean sisällön, ja linkit toimivat. Tarkistakaa sekä työpöydällä että mobiilissa.

Vaihe 7: Seuratkaa ja säätäkää. Ensimmäisen kuukauden jälkeen tarkastelkaa poissaoloastettanne. Jos se ei ole parantunut, tarkistakaa tekstiviestiraporttinne varmistaaksenne, että muistutuksia todella lähetetään (useimmat alustat raportoivat lähetetty vastaan ei lähetetty ja kulutetut luotot, sen sijaan että vahvistaisivat todellisen operaattoritoimituksen) — jotkin puhelinnumerot voivat olla lankapuhelimia tai virheellisiä, mikä näkyy lähettämättöminä viesteinä. Harkitkaa saman päivän muistutuksen lisäämistä, jos käytätte vain 48 ja 24 tunnin kosketuspisteitä.

Muistutusmallit, Joita Voitte Käyttää Jo Tänään

Tässä on käyttövalmiit mallit SimplyBook.me:n todellisilla ilmoitusmuuttujilla (hakasulkeissa olevat paikkamerkit). Muistakaa, että useimmilla alustoilla yhtä mallia per kanava käytetään uudelleen jokaiselle ajoittamallenne muistutukselle — ette voi kirjoittaa eri viestiä 48 tunnin kosketuspisteelle kuin 24 tunnin kosketuspisteelle.

Sähköposti: Varausvahvistus

Aihe: [service]-varauksesi on vahvistettu ajankohdalle [date_start]

Hei [client_first_name],

Ajanvarauksesi on vahvistettu. Tässä tiedot:

Palvelu: [service] Päivämäärä: [date_start] Aika: [time_start] [time_end] Kenen kanssa: [provider] Sijainti: [location] [location_address]

Tarvitseeko tehdä muutoksia? Voit siirtää tai peruuttaa täällä: [cancel_link] [reschedule_link]

Odotamme innolla tapaamistamme.

[company]

(Jos tilinne ei käytä Sijainnit-ominaisuutta, sijaintimuuttujat eivät yksinkertaisesti korvaudu millään.)

Sähköposti: Muistutus (käytetään jokaiselle ajoittamallenne muistutukselle, asettamillanne ajankohdilla)

Aihe: Muistutus: [service]-aikasi lähestyy

Hei [client_first_name],

Tämä on muistutus siitä, että [service]-ajanvarauksesi [provider] kanssa lähestyy.

Päivämäärä: [date_start] Aika: [time_start] [time_end] Sijainti: [location] [location_address]

Tarvitseeko tehdä muutoksia? Voit siirtää tai peruuttaa täällä: [cancel_link] [reschedule_link]

Nähdään pian.

[company]

SMS: Muistutus (käytetään jokaiselle ajoittamallenne muistutukselle, asettamillanne ajankohdilla)

Hei [client_first_name], muistutus: [service] [provider] kanssa, [date_start] klo [time_start]. Tarvitseeko muuttaa? [cancel_link]

WhatsApp

WhatsApp-ilmoitukset käyttävät SimplyBook.me:n kiinteää oletusmallia sen sijaan, että käyttäisivät itse kirjoittamaanne mallia, joten tänne ei ole liitettävää mukautettua mallia.

Edistyneet Muistutusstrategiat

Kun perussekvenssi on käynnissä, nämä lisätaktiikat voivat vähentää poissaoloja entisestään ja parantaa asiakaskokemusta.

Palvelukohtaiset muistutukset. Jotkin palvelut vaativat asiakkaan valmistautumista: ei kofeiinia ennen verikoetta, saavu 15 minuuttia aiemmin paperitöitä varten, väljät vaatteet hierontaan. Sisällyttäkää palvelukohtaiset ohjeet vahvistukseen tai 48 tunnin muistutukseen, jotta asiakkaat saapuvat valmistautuneina.

Ajanvarauksen jälkeiset seurannat. Vaikka se ei teknisesti ole muistutus, seurantaviesti ajanvarauksen jälkeen (kiitos, palautepyyntö, tai kehotus varata uudelleen) sulkee kehän ja rakentaa uskollisuutta. Seurannan saavat asiakkaat varaavat todennäköisemmin uudelleen ja jäävät harvemmin pois tulevista käynneistä.

Kausiluonteiset volyymisäädöt. Korkean kysynnän aikoina (juhlasesonki, koulun alku, tammikuun hyvinvointiryntäys) harkitkaa ylimääräisen muistutuskosketuspisteen lisäämistä tai peruutusikkunanne tiukentamista. Poissaoloasteet nousevat usein kiireisinä aikoina, koska asiakkaat sovittavat yhteen useampia sitoumuksia.

Muistutusten Tehokkuuden Mittaaminen

Muistutusten asettaminen ei riitä. Teidän täytyy mitata, toimivatko ne, ja optimoida ajan myötä.

Seuratkaa poissaoloastettanne kuukausittain. Laskekaa: (Poissaolojen Määrä / Varattujen Ajanvarausten Kokonaismäärä) x 100. Vertailkaa astettanne ennen ja jälkeen automaattisten muistutusten käyttöönoton. Hyvin määritetyn muistutussekvenssin pitäisi vähentää poissaoloastettanne 20–40 % ensimmäisen kuukauden aikana.

Tarkistakaa tekstiviestien lähetysraporttinne. Jos tekstiviestinne eivät mene perille (virheellisten puhelinnumeroiden, operaattorin suodatuksen, tai alueellisten rajoitusten vuoksi), muistutuksenne eivät tavoita asiakkaita. Useimmat varausalustat, mukaan lukien SimplyBook.me, raportoivat lähetettiinkö viesti ja kuinka monta luottoa se kulutti, sen sijaan että vahvistaisivat todellisen operaattoritoimituksen. Lähettämätön viesti (0 luottoa käytetty) viittaa yleensä virheelliseen tai ei-tuettuun numeroon, joten tarkastelkaa ja puhdistakaa asiakkaidenne puhelinnumerotiedot, jos näette näitä paljon.

Sähköpostin avausasteen seuranta ei yleensä ole saatavilla oletuksena. Tavanomaisia varausilmoitussähköposteja ei yleensä seurata avausten osalta, ellei niitä reititetä ulkoisesti oman SMTP-/sähköpostipalveluntarjoajanne kautta. Jos avausprosentit ovat teille tärkeitä, kannattaa selvittää tätä asetusta sen sijaan, että odottaisitte sisäänrakennettua raporttia.

Vertailkaa poissaoloasteita kanavien välillä. Jos mahdollista, vertailkaa poissaoloasteita asiakkaille, jotka saivat vain sähköpostimuistutuksia, niihin, jotka saivat sekä sähköpostin että tekstiviestin. Ero vahvistaa tekstiviestikanavan arvon ja perustelee kustannuksen, vaikka ette voisikaan ennustaa sitä kustannusta tarkasti etukäteen.

Ymmärtäkää, mihin peruutus todella vaikuttaa. Asiakkaat voivat tyypillisesti perua tilauksensa markkinointiviesteille (kampanjat, lahjakorttitarjoukset, palautepyynnöt), mutta tämä ei yleensä pysäytä transaktionaalisia, varaukseen liittyviä viestejä, kuten vahvistuksia, muistutuksia ja peruutusilmoituksia — ne lähtevät edelleen tilaustilasta riippumatta. Älkää olettako, että peruutus hiljentäisi puhelias asiakkaan muistutukset. Jos asiakkaat valittavat liian monista viesteistä, ratkaisu on vähentää muistutustenne taajuutta, ei luottaa tilauksen peruutuksiin. Optimaalinen määrä useimmille yrityksille on kolme–neljä kosketuspistettä jaettuna aikajanalle varauksesta ajanvaraukseen.

Usein Kysytyt Kysymykset

Kuinka monta ajanvarausmuistutusta minun pitäisi lähettää?

Kolme–neljä muistutusta on optimaalinen määrä useimmille palvelualan yrityksille: välitön varausvahvistus, 48 tunnin muistutus, 24 tunnin muistutus, ja valinnainen saman päivän muistutus saman päivän vahvistukseksi. Useimmat alustat lähettävät kaikki käytössä olevat kanavanne yhdessä kunakin näistä ajankohdista sen sijaan, että antaisivat teidän määrittää tietyn kanavan tietylle kosketuspisteelle. Yli neljä muistutusta per ajanvaraus vaarantaa asiakkaiden ärsyttämisen.

Mikä on paras aika lähettää ajanvarausmuistutuksia?

Tehokkain aikataulu on 48 tuntia etukäteen, 24 tuntia etukäteen, ja valinnaisesti 2–3 tuntia ennen ajanvarausta, kaikkien käyttöön ottamienne kanavien (sähköposti, tekstiviesti, WhatsApp) laukeamana yhdessä kussakin kosketuspisteessä. 24 tunnin muistutus on yleensä yksittäinen vaikuttavin kosketuspiste, koska se yhdistää kiireellisyyden riittävään aikaan asiakkaan toimia varten — mikä on kohta, jossa tekstiviestin tai WhatsAppin käyttöönotto kannattaa, kun otetaan huomioon niiden paljon korkeampi avausprosentti verrattuna sähköpostiin.

Vähentävätkö tekstiviestimuistutukset todella poissaoloja?

Kyllä. Terveydenhuollon, kauneudenhoidon ja ammattipalvelujen tutkimukset osoittavat johdonmukaisesti, että tekstiviestimuistutukset vähentävät poissaoloasteita 29–39 %. Tekstiviestien 98 % avausprosentti tekee niistä paljon luotettavampia kuin pelkkä sähköposti, jonka keskimääräinen avausprosentti on 20–25 %.

Kuinka paljon tekstiviestimuistutukset maksavat?

Tekstiviestikustannukset vaihtelevat maan ja palveluntarjoajan mukaan, eikä yhden viestin kuluttamien luottojen määrä ole kiinteä tai helppo ennustaa etukäteen — se riippuu kohteesta ja voi olla korkeampi kuin odottaisi. Sen sijaan että budjetoisitte kiinteän viestikohtaisen hinnan perusteella, lähettäkää testimuistutus ja tarkistakaa luottojenkäyttöraporttinne nähdäksenne todellisen kustannuksen asiakaskunnallenne. Jopa yläpäässä tekstiviestikulut ovat tyypillisesti mitättömiä verrattuna tuloon, joka saadaan takaisin jopa yhdestä tai kahdesta vältetystä poissaolosta kuukaudessa.

Pitäisikö minun käyttää WhatsAppia vai tekstiviestiä ajanvarausmuistutuksiin?

Se riippuu asiakkaistanne ja alueestanne. Markkinoilla, joilla WhatsApp on hallitseva viestintäalusta (suurin osa Eurooppaa, Latinalainen Amerikka, Aasia, Afrikka), WhatsApp-muistutukset voivat päihittää tekstiviestin. Pohjois-Amerikassa tekstiviesti on yleensä luotettavampi. Jos olette epävarmoja, aloittakaa tekstiviestistä ja lisätkää WhatsApp, jos asiakaskuntanne suosii sitä.

Voinko sisällyttää markkinointisisältöä ajanvarausmuistutuksiin?

Sitä ei suositella. Tarjousten sekoittaminen ajanvarausmuistutuksiin opettaa asiakkaita jättämään viestinne huomiotta. Pitäkää muistutukset keskittyneinä ajanvarauksen tietoihin ja säästäkää markkinointi erillisiin viesteihin. Asiakkaat lukevat ja toimivat todennäköisemmin puhtaasti informatiivisten muistutusten perusteella.

Miten käsittelen asiakkaita, jotka kieltäytyvät muistutuksista?

Kunnioittakaa heidän mieltymystään siltä osin kuin se soveltuu. Laillisesti (GDPR:n, TCPA:n ja vastaavien säädösten mukaan) asiakkaiden on voitava kieltäytyä markkinointiviesteistä, ja useimmat varausalustat tukevat tätä kampanjaluonteisten viestien osalta. Monilla alustoilla kuitenkin transaktionaalisia, varaukseen liittyviä viestejä (vahvistuksia, muistutuksia, muutoksia ja peruutuksia) käsitellään erikseen, ja niitä lähetetään edelleen, vaikka asiakas olisi perunut markkinointitilauksensa, koska ne liittyvät palveluun, jonka asiakas on jo varannut, eivät markkinointiviestintään. Tarkistakaa, mihin nimenomainen alustanne vetää tämän rajan, ennen kuin lupaatte asiakkaille, että he voivat kieltäytyä nimenomaan muistutuksista — SimplyBook.me:ssä ei esimerkiksi ole asetusta, jolla voisi hiljentää muistutukset yhdeltä yksittäiseltä asiakkaalta pitäen ne käytössä kaikille muille.

Mitä minun pitäisi tehdä, jos tekstiviestimuistutukset eivät kulje perille?

Tarkistakaa ryhmätietokannassanne olevat puhelinnumerot muotoiluvirheiden varalta (puuttuvat maakoodit, lankapuhelinnumerot matkapuhelinnumeroiden sijaan). Varmistakaa, että varausalustanne tekstiviestipalveluntarjoaja tukee toimitusta asiakkaidenne alueille. Tarkastelkaa operaattoreiden suodatussääntöjä, sillä jotkin operaattorit estävät viestejä tietyistä lyhytkoodeista. Pitäkää mielessä, että useimmat varausalustat raportoivat, lähetettiinkö viesti (ja kuinka monta luottoa se käytti), sen sijaan että vahvistaisivat todellisen operaattoritoimituksen, joten "lähetetty"-tila ei ole tae siitä, että asiakas vastaanotti sen — lähettämätön viesti sen sijaan on luotettava merkki siitä, että kyseisessä numerossa on jotain vialla.