So versenden Sie automatische Terminerinnerungen per E-Mail, SMS und WhatsApp

Ein Kunde bucht einen Termin zwei Wochen im Voraus. Das Leben passiert dazwischen. Bis der Termintag kommt, hat er ihn völlig vergessen. Er erscheint nicht. Sie verlieren den Umsatz, der Termin bleibt leer, und Ihr Personal sitzt untätig herum.

Dieses Szenario spielt sich weltweit millionenfach jeden Tag in Dienstleistungsunternehmen ab. Und die Lösung ist erstaunlich einfach: automatische Terminerinnerungen.

SMS-Erinnerungen allein reduzieren die No-Show-Rate laut Studien aus den Bereichen Gesundheitswesen, Beauty und professionelle Dienstleistungen um 29 bis 39 %. Mehrkanal-Erinnerungen, die E-Mail, SMS und WhatsApp kombinieren, funktionieren noch besser, weil sie Kunden dort erreichen, wo sie die Nachricht am wahrscheinlichsten sehen.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie eine Erinnerungsfolge aufbauen, die automatisch abläuft, welche Kanäle Sie wann nutzen sollten, wie Sie Nachrichten schreiben, die Kunden wirklich lesen, und wie Sie alles einrichten, ohne Ihrem Team zusätzliche manuelle Arbeit aufzubürden.

Warum Automatische Erinnerungen Besser Funktionieren als Manuelle

Viele Kleinunternehmen verlassen sich immer noch darauf, dass ihr Personal Kunden am Tag vor dem Termin anruft oder anschreibt. Dieser Ansatz hat drei Probleme.

Erstens kostet er Zeit. Eine Rezeptionistin, die 20 Kunden anruft, um die morgigen Termine zu bestätigen, kann über eine Stunde am Telefon verbringen — vorausgesetzt, alle nehmen ab. Die meisten werden das nicht tun.

Zweitens ist er inkonsistent. An arbeitsreichen Tagen werden Erinnerungsanrufe übersprungen. An Urlaubstagen finden sie gar nicht statt. Ein einziger ausgefallener Erinnerungstag kann am nächsten Tag zu einem Anstieg der No-Shows führen.

Drittens deckt er nur einen Berührungspunkt ab. Ein einziger Telefonanruf am Vortag ist eine einzige Chance, den Kunden zu erreichen. Verpasst er sie, gibt es kein Backup.

Automatische Erinnerungen lösen alle drei Probleme. Sie werden jedes Mal planmäßig ausgelöst, kosten nach der Ersteinrichtung keine Personalzeit, und können Kunden über mehrere Kanäle zu mehreren Zeitpunkten erreichen. Ein Kunde, der die E-Mail übersieht, sieht vielleicht die SMS. Wer die 48-Stunden-Erinnerung ignoriert, erhält 24 Stunden später eine weitere.

Die Konsistenz ist es, was Automatisierung so effektiv macht. Die Reduzierung von No-Shows hängt nicht von einer einzelnen Erinnerung ab. Es geht um ein zuverlässiges System, das nie vergisst.

Die Optimale Erinnerungsfolge

Nicht alle Zeitpunkte für Erinnerungen sind gleich effektiv. Forschung und reale Daten von Buchungsplattformen weisen auf einen Zeitplan hin, der frühzeitige Ankündigung mit Verstärkung in letzter Minute ausbalanciert.

Ein wichtiger Vorbehalt, bevor Sie Ihre Folge aufbauen: Die meisten Buchungssysteme, einschließlich SimplyBook.me, erlauben es Ihnen nicht, jedem Berührungspunkt einen anderen Kanal zuzuweisen. Stattdessen wählen Sie, welche Kanäle aktiv sind (E-Mail, SMS, WhatsApp) und wie viele Erinnerungszeitpunkte Sie planen möchten (zum Beispiel 48 Stunden und 24 Stunden vorher), und jeder aktive Kanal wird zu jedem dieser Zeitpunkte gemeinsam ausgelöst, wobei jedes Mal derselbe Nachrichtentext verwendet wird. Die „Folge" unten ist also eigentlich ein Zeitplan, kein Plan nach einzelnen Kanälen.

Buchungsbestätigung (sofort). In dem Moment, in dem ein Kunde eine Buchung abschließt, senden Sie eine Bestätigung per E-Mail. Technisch gesehen ist das keine Erinnerung, aber sie legt das Fundament. Sie teilt dem Kunden mit, dass die Buchung erfolgreich war, gibt alle Details an einem Ort und enthält einen Link zum Stornieren oder Umbuchen, falls nötig. Kunden, die eine sofortige Bestätigung erhalten, behandeln den Termin eher als feste Verpflichtung.

Erste Erinnerung: 48 Stunden vorher. Zwei Tage vor dem Termin senden Sie eine Erinnerung über die Kanäle, die Sie aktiviert haben. Ein 48-Stunden-Fenster gibt dem Kunden genug Zeit, umzubuchen, falls etwas dazwischengekommen ist, und gibt Ihnen Zeit, den Termin neu zu besetzen, falls storniert wird. Stellen Sie sicher, dass die Nachricht die vollständigen Termindetails und einen gut sichtbaren Umbuchungs-/Stornierungslink enthält.

Zweite Erinnerung: 24 Stunden vorher. Dies ist der kritischste Berührungspunkt. Textnachrichten haben eine Öffnungsrate von 98 % und werden typischerweise innerhalb weniger Minuten nach Zustellung gelesen — wenn SMS oder WhatsApp also einer Ihrer aktiven Kanäle ist, zahlt sich das hier aus. Bei der 24-Stunden-Marke ist der Termin bereits nah genug, um präsent zu sein, aber es bleibt noch Zeit, damit eine Stornierung für Ihr Unternehmen nützlich sein kann.

Optionale letzte Erinnerung: 2 bis 3 Stunden vorher. Für eine Verstärkung am selben Tag erreicht eine Erinnerung wenige Stunden vor dem Termin diejenigen, die die früheren Berührungspunkte bemerkt, aber das Handeln vergessen haben. Dieser letzte Anstoß ist besonders wertvoll für morgendliche Termine, die Tage oder Wochen im Voraus gebucht wurden.

Da dieselbe Nachricht bei jedem Berührungspunkt ausgelöst wird, sollten Sie Ihren Erinnerungstext so verfassen, dass er sich natürlich liest — egal ob er 48 Stunden oder 2 Stunden vorher eintrifft.

Den Richtigen Kanal Wählen: E-Mail vs. SMS vs. WhatsApp

Jeder Kanal hat unterschiedliche Stärken. Die beste Erinnerungsstrategie nutzt eine Kombination, statt sich auf einen einzigen Kanal zu verlassen.

E-Mail ist ideal für detaillierte Nachrichten und in den meisten Buchungssystemen kostenlos. Ihre Standardvorlage ist meist einfacher Text mit grundlegender Formatierung; das Hinzufügen eines eigenen Designs, eigener Schriftarten oder Bilder erfordert in der Regel eine benutzerdefinierte/gebrandete E-Mail-Funktion, statt in der Standardvorlage verfügbar zu sein. Der Nachteil sind die Öffnungsraten: Geschäfts-E-Mails haben durchschnittlich nur eine Öffnungsrate von 20 bis 25 %, und viele Terminerinnerungs-E-Mails landen im Werbe- oder Spam-Ordner.

SMS ist der Erinnerungskanal mit der größten Wirkung. Die Öffnungsrate von 98 % ist keine Marketingaussage, sondern eine konsistent gemessene Realität. SMS-Nachrichten sind kurz, unmittelbar und schwer zu ignorieren. Der Nachteil sind die Kosten, und diese Kosten sind tatsächlich schwer im Voraus genau zu beziffern: Der Preis hängt vom Zielland und dem Netzbetreiber ab, und die Anzahl der Credits, die eine einzelne Nachricht verbraucht, kann erheblich variieren (manchmal deutlich mehr, als man für das, was wie ein kurzer Text aussieht, erwarten würde). Senden Sie sich selbst eine Test-Erinnerung und prüfen Sie Ihren Credit-Verbrauchsbericht, bevor Sie budgetieren, statt von einer festen Rate pro Nachricht auszugehen.

WhatsApp kombiniert die Unmittelbarkeit von SMS mit einer reichhaltigeren Formatierung, als SMS erlaubt, und Kunden in Märkten, in denen WhatsApp das wichtigste Kommunikationsmittel ist (weite Teile Europas, Lateinamerikas, Asiens und Afrikas), engagieren sich damit tendenziell gut. Beachten Sie, dass WhatsApp-Benachrichtigungen in der Regel eine feste Standardvorlage verwenden, die Sie nicht wie bei E-Mail oder SMS neu gestalten können, und wenn Kunden mit der Nachricht interagieren können (zum Beispiel durch Tippen auf eine Schaltfläche zum Stornieren), kann jede Interaktion zusätzlich zur Nachricht selbst weitere Credits verbrauchen.

Da Ihre Buchungsplattform wahrscheinlich alle aktiven Kanäle gemeinsam zu denselben geplanten Zeiten sendet, statt Ihnen zu erlauben, einen bestimmten Kanal einem bestimmten Berührungspunkt zuzuweisen, betrachten Sie die Kanalentscheidung eher als „welche Kanäle schalte ich ein" statt als „welcher Kanal geht zu welcher Uhrzeit". Wenn Sie nur einen kostenpflichtigen Kanal budgetieren können, machen die Öffnungsrate und Reaktionsgeschwindigkeit von SMS ihn zur wirkungsvollsten Wahl.

Wie Sie Erinnerungen Schreiben, die Wirklich Gelesen Werden

Der Inhalt Ihrer Erinnerung ist fast genauso wichtig wie ihr Zeitpunkt. Eine gut geschriebene Erinnerung reduziert No-Shows. Eine schlecht geschriebene wird ignoriert.

Fügen Sie immer diese Elemente hinzu:

• Der Vorname des Kunden (Personalisierung steigert das Engagement deutlich)
• Der Name der Dienstleistung (nicht nur „Ihr Termin", sondern „Ihre Tiefengewebemassage")
• Der Name des Anbieters, falls zutreffend („mit James" oder „mit Dr. Patel")
• Datum und Uhrzeit in klarem Format („Donnerstag, 8. Mai um 14:00 Uhr")
• Ort oder Link zur virtuellen Besprechung
• Ein Link zum Stornieren oder Umbuchen

Halten Sie SMS-Nachrichten wenn möglich unter 160 Zeichen. Längere Nachrichten werden bei manchen Anbietern in mehrere Texte aufgeteilt, was unprofessionell wirkt und Kunden verwirren kann. Hier ein Beispiel, das in dieses Limit passt:

„Hallo Sarah, Erinnerung: Tiefengewebemassage mit James, Do 8. Mai um 14 Uhr. Muss geändert werden? [reschedule_link]"

E-Mail-Erinnerungen können länger sein, sollten aber trotzdem leicht überflogen werden können. Verwenden Sie eine klare Betreffzeile wie „Ihr Termin ist morgen" oder „Erinnerung: [Dienstleistung] am [Datum]." Platzieren Sie die wichtigsten Details (was, wann, wo, mit wem) in den ersten zwei Zeilen. Fügen Sie den Stornierungs-/Umbuchungslink gut sichtbar ein, nicht ganz unten versteckt.

WhatsApp ist anders: Sie können den Wortlaut in der Regel nicht bearbeiten. Anders als bei E-Mail und SMS, wo Sie den Vorlagentext kontrollieren, verwenden WhatsApp-Benachrichtigungen bei den meisten Buchungsplattformen eine feste Standardnachricht, die im Konto nicht angepasst werden kann. Behalten Sie das bei der Planung Ihrer Kommunikation im Hinterkopf: Ihre Kontrolle über Personalisierung und Tonalität gilt für E-Mail und SMS, nicht für WhatsApp.

Was Sie vermeiden sollten:

• Allgemeine Nachrichten ohne Personalisierung („Sie haben einen bevorstehenden Termin")
• Nachrichten ohne Umbuchungs-/Stornierungsoption (dies erzwingt No-Shows von Kunden, die sonst storniert hätten)
• Marketinginhalte in Erinnerungsnachrichten (Werbeaktionen in Erinnerungen wirken aufdringlich und gewöhnen Kunden daran, sie zu ignorieren)
• Zu viele Berührungspunkte (drei bis vier Erinnerungen insgesamt reichen völlig aus; Erinnerungen alle paar Stunden zu planen wirkt aggressiv)

Automatische Erinnerungen Einrichten: Schritt für Schritt

Die technische Einrichtung variiert je nach Buchungssoftware, aber der allgemeine Prozess ist plattformübergreifend konsistent.

Schritt 1: Rufen Sie Ihre Erinnerungseinstellungen auf. Suchen Sie in Ihrer Buchungssoftware den Bereich Benachrichtigungen. In SimplyBook.me finden Sie dies unter Einstellungen und dann SMS- und E-Mail-Einstellungen.

Schritt 2: Aktivieren Sie jeden Kanal. Aktivieren Sie die Kanäle, die Sie nutzen möchten: E-Mail, SMS, WhatsApp. Jeder Kanal kann unabhängig ein- oder ausgeschaltet werden, aber denken Sie daran, dass alle Kanäle, die Sie aktivieren, zu denselben geplanten Zeiten senden — Sie können E-Mail nicht einer Zeit und SMS einer anderen zuweisen.

Schritt 3: Legen Sie den Zeitpunkt für Ihre Erinnerungen fest. Wählen Sie, wie viele Berührungspunkte Sie möchten und wie weit im Voraus jeder davon ausgelöst wird (zum Beispiel 48 Stunden und 24 Stunden vor dem Termin). Dieses Timing gilt für alle Kanäle, die Sie aktiviert haben, und derselbe Nachrichtentext wird jedes Mal versendet, wenn eine Erinnerung ausgelöst wird — es gibt keine separate Vorlage pro Berührungspunkt.

Schritt 4: Passen Sie die Nachrichtenvorlagen an. Ersetzen Sie den Standardtext durch personalisierte Nachrichten für E-Mail und SMS. Verwenden Sie ausschließlich die bereits vorhandenen Variablen der Plattform, um Name des Kunden, Dienstleistung, Anbieter, Datum und Uhrzeit automatisch einzufügen — erfinden Sie keine eigene Platzhaltersyntax. In SimplyBook.me werden Variablen in eckigen Klammern geschrieben, zum Beispiel [client_name], [service], [date_start] und [time_start]. WhatsApp-Benachrichtigungen verwenden eine feste Standardvorlage, die nicht bearbeitet werden kann.

Schritt 5: Fügen Sie den Umbuchungs-/Stornierungslink hinzu. Die meisten Buchungsplattformen fügen diesen automatisch in Erinnerungsvorlagen ein. Prüfen Sie, dass er vorhanden ist und funktioniert. Dieser Link ist unerlässlich, weil er potenzielle No-Shows in Stornierungen umwandelt, die Ihnen Zeit geben, den Termin neu zu besetzen.

Schritt 6: Senden Sie sich selbst einen Test. Buchen Sie einen Testtermin und überprüfen Sie, dass jede Erinnerung korrekt ausgelöst wird, im richtigen Kanal ankommt, den richtigen Inhalt anzeigt und die Links funktionieren. Prüfen Sie sowohl auf Desktop als auch auf Mobilgeräten.

Schritt 7: Überwachen und anpassen. Überprüfen Sie nach dem ersten Monat Ihre No-Show-Rate. Falls sie sich nicht verbessert hat, prüfen Sie Ihren SMS-Bericht, um zu bestätigen, dass Erinnerungen tatsächlich versendet werden (die meisten Plattformen melden gesendet vs. nicht gesendet und verbrauchte Credits, statt eine vollständige Zustellbestätigung des Netzbetreibers) — manche Telefonnummern könnten Festnetznummern oder ungültig sein, was sich als nicht gesendete Nachrichten zeigt. Erwägen Sie, die Erinnerung am selben Tag hinzuzufügen, falls Sie nur die 48- und 24-Stunden-Berührungspunkte nutzen.

Erinnerungsvorlagen, die Sie Heute Nutzen Können

Hier sind einsatzbereite Vorlagen, die die tatsächlichen Benachrichtigungsvariablen von SimplyBook.me verwenden (Platzhalter in eckigen Klammern). Denken Sie daran, dass auf den meisten Plattformen eine Vorlage pro Kanal für jede von Ihnen geplante Erinnerung wiederverwendet wird — Sie können nicht eine andere Nachricht für den 48-Stunden-Berührungspunkt als für den 24-Stunden-Berührungspunkt schreiben.

E-Mail: Buchungsbestätigung

Betreff: Ihre [service] ist bestätigt für [date_start]

Hallo [client_first_name],

Ihr Termin ist bestätigt. Hier sind die Details:

Dienstleistung: [service] Datum: [date_start] Uhrzeit: [time_start] [time_end] Mit: [provider] Ort: [location] [location_address]

Müssen Sie etwas ändern? Sie können hier umbuchen oder stornieren: [cancel_link] [reschedule_link]

Wir freuen uns auf Sie.

[company]

(Falls Ihr Konto die Funktion Standorte nicht nutzt, werden die Standortvariablen einfach durch nichts ersetzt.)

E-Mail: Erinnerung (wird für jede von Ihnen geplante Erinnerung verwendet, zu welchen Zeiten auch immer Sie festlegen)

Betreff: Erinnerung: Ihre [service] steht bevor

Hallo [client_first_name],

Dies ist eine Erinnerung, dass Ihre [service] mit [provider] bevorsteht.

Datum: [date_start] Uhrzeit: [time_start] [time_end] Ort: [location] [location_address]

Müssen Sie etwas ändern? Sie können hier umbuchen oder stornieren: [cancel_link] [reschedule_link]

Bis bald.

[company]

SMS: Erinnerung (wird für jede von Ihnen geplante Erinnerung verwendet, zu welchen Zeiten auch immer Sie festlegen)

Hallo [client_first_name], Erinnerung: [service] mit [provider] am [date_start] um [time_start]. Muss geändert werden? [cancel_link]

WhatsApp

WhatsApp-Benachrichtigungen verwenden die feste Standardvorlage von SimplyBook.me statt eines von Ihnen selbst geschriebenen Designs, daher gibt es hier keine benutzerdefinierte Vorlage zum Einfügen.

Fortgeschrittene Erinnerungsstrategien

Sobald die Grundsequenz läuft, können diese zusätzlichen Taktiken No-Shows weiter reduzieren und das Kundenerlebnis verbessern.

Dienstleistungsspezifische Erinnerungen. Manche Dienstleistungen erfordern Vorbereitung des Kunden: kein Koffein vor einer Blutuntersuchung, 15 Minuten früher für Formalitäten erscheinen, lockere Kleidung für eine Massage. Fügen Sie dienstleistungsspezifische Anweisungen in die Bestätigung oder die 48-Stunden-Erinnerung ein, damit Kunden vorbereitet erscheinen.

Nachbetreuung nach dem Termin. Auch wenn es technisch keine Erinnerung ist, schließt eine Nachricht nach dem Termin (ein Dankeschön, eine Feedback-Anfrage oder eine Aufforderung zur erneuten Buchung) den Kreis und baut Loyalität auf. Kunden, die eine Nachbetreuung erhalten, buchen mit höherer Wahrscheinlichkeit erneut und bleiben bei zukünftigen Besuchen seltener fern.

Saisonale Volumenanpassungen. Während Zeiten hoher Nachfrage (Feiertagssaison, Schulanfang, der Wellness-Ansturm im Januar) sollten Sie erwägen, einen zusätzlichen Erinnerungs-Berührungspunkt hinzuzufügen oder Ihr Stornierungsfenster zu verkürzen. No-Show-Raten steigen in arbeitsreichen Zeiten oft, weil Kunden mehr Verpflichtungen jonglieren.

Die Wirksamkeit von Erinnerungen Messen

Erinnerungen einzurichten reicht nicht aus. Sie müssen messen, ob sie wirken, und im Laufe der Zeit optimieren.

Verfolgen Sie Ihre No-Show-Rate monatlich. Berechnen Sie: (Anzahl der No-Shows / Gesamtzahl gebuchter Termine) x 100. Vergleichen Sie Ihre Rate vor und nach der Einführung automatischer Erinnerungen. Eine gut konfigurierte Erinnerungsfolge sollte Ihre No-Show-Rate im ersten Monat um 20 bis 40 % senken.

Prüfen Sie Ihren SMS-Versandbericht. Falls Ihre SMS-Nachrichten nicht zugestellt werden (wegen ungültiger Telefonnummern, Netzbetreiber-Filterung oder regionaler Beschränkungen), erreichen Ihre Erinnerungen die Kunden nicht. Die meisten Buchungsplattformen, einschließlich SimplyBook.me, melden, ob eine Nachricht gesendet wurde und wie viele Credits sie verbraucht hat, statt die tatsächliche Zustellung durch den Netzbetreiber zu bestätigen. Eine nicht gesendete Nachricht (0 Credits verbraucht) deutet in der Regel auf eine ungültige oder nicht unterstützte Nummer hin. Überprüfen und bereinigen Sie also die Telefonnummerdaten Ihrer Kunden, wenn Sie viele solcher Fälle sehen.

Die Verfolgung der E-Mail-Öffnungsrate ist standardmäßig meist nicht verfügbar. Standard-E-Mails mit Buchungsbenachrichtigungen werden in der Regel nicht auf Öffnungen verfolgt, es sei denn, Sie leiten sie über Ihren eigenen externen SMTP-/E-Mail-Anbieter. Wenn Ihnen Öffnungsraten wichtig sind, ist das die Einrichtung, die Sie prüfen sollten, statt einen integrierten Bericht zu erwarten.

Vergleichen Sie No-Show-Raten über verschiedene Kanäle. Vergleichen Sie, falls möglich, die No-Show-Raten von Kunden, die nur E-Mail-Erinnerungen erhielten, mit denen, die sowohl E-Mail als auch SMS erhielten. Der Unterschied bestätigt den Wert des SMS-Kanals und rechtfertigt die Kosten, selbst wenn Sie diese Kosten nicht im Voraus genau vorhersagen können.

Verstehen Sie, was eine Abmeldung tatsächlich betrifft. Kunden können sich in der Regel von Werbenachrichten abmelden (Kampagnen, Gutscheinangebote, Bewertungsanfragen), aber das stoppt in der Regel nicht transaktionale, buchungsbezogene Nachrichten wie Bestätigungen, Erinnerungen und Stornierungshinweise — diese werden unabhängig vom Abmeldestatus weiterhin versendet. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Abmeldung die Erinnerungen eines gesprächigen Kunden zum Schweigen bringt. Falls sich Kunden über zu viele Nachrichten beschweren, besteht die Lösung darin, die Häufigkeit Ihrer Erinnerungen zu reduzieren, nicht darauf zu vertrauen, dass Abmeldungen das übernehmen. Die optimale Anzahl für die meisten Unternehmen sind drei bis vier Berührungspunkte, verteilt über den Zeitraum von der Buchung bis zum Termin.

Häufig Gestellte Fragen

Wie viele Terminerinnerungen sollte ich versenden?

Drei bis vier Erinnerungen sind der optimale Bereich für die meisten Dienstleistungsunternehmen: eine sofortige Buchungsbestätigung, eine 48-Stunden-Erinnerung, eine 24-Stunden-Erinnerung und eine optionale Erinnerung am selben Tag zur Verstärkung am Tag selbst. Die meisten Plattformen senden alle Ihre aktiven Kanäle gemeinsam zu jedem dieser Zeitpunkte, statt Ihnen zu erlauben, einen bestimmten Kanal einem bestimmten Berührungspunkt zuzuweisen. Mehr als vier Erinnerungen pro Termin riskieren, Kunden zu verärgern.

Was ist der beste Zeitpunkt für Terminerinnerungen?

Der effektivste Zeitplan ist 48 Stunden vorher, 24 Stunden vorher und optional 2 bis 3 Stunden vor dem Termin, wobei die Kanäle, die Sie aktiviert haben (E-Mail, SMS, WhatsApp), bei jedem Berührungspunkt gemeinsam ausgelöst werden. Die 24-Stunden-Erinnerung ist in der Regel der wirkungsvollste einzelne Berührungspunkt, weil sie Dringlichkeit mit genug Zeit zum Handeln für den Kunden kombiniert — und genau hier zahlt es sich aus, SMS oder WhatsApp aktiviert zu haben, angesichts ihrer deutlich höheren Öffnungsraten als bei E-Mail.

Reduzieren SMS-Erinnerungen wirklich No-Shows?

Ja. Studien aus den Bereichen Gesundheitswesen, Beauty und professionelle Dienstleistungen zeigen konsistent, dass SMS-Erinnerungen die No-Show-Rate um 29 bis 39 % senken. Die Öffnungsrate von 98 % bei SMS-Nachrichten macht sie weit zuverlässiger als E-Mail allein, die durchschnittlich nur 20 bis 25 % Öffnungsrate hat.

Wie viel kosten SMS-Terminerinnerungen?

Die SMS-Kosten variieren je nach Land und Anbieter, und die Anzahl der Credits, die eine einzelne Nachricht verbraucht, ist weder fest noch leicht im Voraus vorherzusagen — sie hängt vom Zielort ab und kann höher ausfallen, als man erwarten würde. Statt anhand einer festen Rate pro Nachricht zu budgetieren, senden Sie eine Test-Erinnerung und prüfen Sie Ihren Credit-Verbrauchsbericht, um die tatsächlichen Kosten für Ihren Kundenstamm zu sehen. Selbst am oberen Ende ist der SMS-Aufwand in der Regel unbedeutend im Vergleich zum Umsatz, der schon durch ein oder zwei verhinderte No-Shows pro Monat zurückgewonnen wird.

Sollte ich WhatsApp oder SMS für Terminerinnerungen nutzen?

Das hängt von Ihren Kunden und Ihrer Region ab. In Märkten, in denen WhatsApp die dominierende Messaging-Plattform ist (der größte Teil Europas, Lateinamerika, Asien, Afrika), können WhatsApp-Erinnerungen SMS übertreffen. In Nordamerika ist SMS im Allgemeinen zuverlässiger. Falls Sie unsicher sind, beginnen Sie mit SMS und fügen Sie WhatsApp hinzu, falls Ihr Kundenstamm es bevorzugt.

Kann ich Marketinginhalte in Terminerinnerungen einbauen?

Das wird nicht empfohlen. Das Mischen von Werbeaktionen mit Terminerinnerungen gewöhnt Kunden daran, Ihre Nachrichten zu ignorieren. Halten Sie Erinnerungen auf die Termindetails fokussiert und heben Sie Marketing für separate Kommunikation auf. Kunden lesen und handeln eher bei Erinnerungen, die rein informativ sind.

Wie gehe ich mit Kunden um, die sich von Erinnerungen abmelden?

Respektieren Sie ihre Präferenz, dort wo sie greift. Rechtlich (gemäß DSGVO, TCPA und ähnlichen Vorschriften) müssen Kunden sich von Marketingnachrichten abmelden können, und die meisten Buchungsplattformen unterstützen dies bei Werbekampagnen. Auf vielen Plattformen werden transaktionale, buchungsbezogene Nachrichten (Bestätigungen, Erinnerungen, Änderungen und Stornierungen) jedoch getrennt behandelt und weiterhin versendet, selbst nachdem sich ein Kunde vom Marketing abgemeldet hat, da sie sich auf eine bereits gebuchte Dienstleistung beziehen und nicht auf Werbeansprache. Prüfen Sie, wo Ihre konkrete Plattform diese Grenze zieht, bevor Sie Kunden versprechen, dass sie sich speziell von Erinnerungen abmelden können — bei SimplyBook.me gibt es zum Beispiel keine Einstellung, um Erinnerungen für einen einzelnen Kunden stummzuschalten und gleichzeitig für alle anderen aktiv zu lassen.

Was soll ich tun, wenn SMS-Erinnerungen nicht zugestellt werden?

Prüfen Sie die Telefonnummern in Ihrer Kundendatenbank auf Formatierungsfehler (fehlende Ländervorwahlen, Festnetznummern statt Mobilnummern). Vergewissern Sie sich, dass der SMS-Anbieter Ihrer Buchungsplattform die Zustellung in die Regionen Ihrer Kunden unterstützt. Überprüfen Sie die Filterregeln der Netzbetreiber, da manche Betreiber Nachrichten von bestimmten Kurzwahlnummern blockieren. Denken Sie daran, dass die meisten Buchungsplattformen melden, ob eine Nachricht gesendet wurde (und wie viele Credits sie verbraucht hat), statt die tatsächliche Zustellung durch den Netzbetreiber zu bestätigen, sodass der Status „gesendet" keine Garantie dafür ist, dass der Kunde sie erhalten hat — eine nicht gesendete Nachricht ist jedoch ein zuverlässiges Zeichen dafür, dass mit dieser Nummer etwas nicht stimmt.