7 beste kostenlose Buchungssoftware-Optionen für kleine Unternehmen (2026)

Kostenlose Buchungssoftware klingt nach einer einfachen Entscheidung, bis man merkt, dass die meisten kostenlosen Pläne dafür konzipiert sind, Nutzer anzulocken, nicht das eigene Geschäft tatsächlich zu betreiben. Ein Tool bietet unbegrenzte Buchungen, sperrt einen aber auf einen einzigen Terminart. Ein anderes unterstützt vier Mitarbeiter, begrenzt aber auf 200 Termine. Ein drittes verlangt gar kein Abonnement, kassiert dann aber 20% von jedem neuen Kunden, den man mitbringt.

Die Unterschiede zwischen kostenlosen Plänen sind wichtiger als die Gemeinsamkeiten. Ein Salonbesitzer, der 10 Dienstleistungen auflisten und Anzahlungen einziehen muss, hat völlig andere Anforderungen als ein Berater, der nur einen Meeting-Link braucht.

Wir haben 7 der meistgenutzten kostenlosen Buchungssoftware-Optionen geprüft und anhand der Funktionen verglichen, die Dienstleistungsunternehmen wirklich brauchen: Buchungslimits, Zahlungsabwicklung, Erinnerungen, Anpassungsmöglichkeiten und Kundenverwaltung. Hier ist, was wir herausgefunden haben.

Was einen nützlichen kostenlosen Plan von einem Marketing-Trick unterscheidet

Nicht jeder kostenlose Buchungsplan bietet echten Mehrwert. Bevor wir konkrete Tools vergleichen, hilft es, die sieben Kriterien zu verstehen, die darüber entscheiden, ob ein kostenloser Plan tatsächlich ein laufendes Geschäft tragen kann.

Buchungsvolumen ist die offensichtlichste Einschränkung. Manche Tools begrenzen auf 50 Buchungen pro Monat, andere auf 200, und einige bieten unbegrenzte Buchungen, schränken dafür aber die Funktionalität ein. Die richtige Zahl hängt von Ihrem Terminvolumen ab, aber jedes Limit unterhalb Ihrer monatlichen Nachfrage bedeutet, dass Sie schnell upgraden müssen.

Anzahl der Dienstleistungen ist für jedes Unternehmen wichtig, das mehr als eine Sache anbietet. Ein Friseursalon braucht separate Einträge für Schnitte, Farbe und Behandlungen. Ein kostenloser Plan, der Sie auf eine einzige Terminart beschränkt, zwingt Sie, Dienstleistungen unbequem auszuwählen oder zu kombinieren.

Zahlungsabwicklung unterscheidet ernsthafte Buchungstools von aufgehübschten Kalenderlinks. Das Einziehen von Anzahlungen oder Vollzahlungen zum Buchungszeitpunkt reduziert No-Shows um 40% oder mehr. Wenn der kostenlose Plan keine Zahlungen unterstützt, lassen Sie Umsatzschutz liegen.

Automatische Erinnerungen sind die wirksamste einzelne Funktion zur Vermeidung von No-Shows. SMS-Erinnerungen allein senken die No-Show-Rate laut Studien aus dem Gesundheits- und Dienstleistungssektor um 29% bis 39%. Viele kostenlose Pläne enthalten E-Mail-Erinnerungen, reservieren SMS aber für kostenpflichtige Stufen.

Anpassung bestimmt, ob Ihre Buchungsseite Vertrauen schafft oder Zweifel weckt. Kunden bemerken, wenn eine Buchungsseite generisch wirkt. Ein gebrandetes Buchungserlebnis signalisiert Professionalität, noch bevor der Termin beginnt.

Kundenverwaltung bedeutet, Terminverlauf, Notizen und Kontaktdaten an einem Ort zu speichern. Ohne sie ist Ihr Buchungstool nur ein Kalender mit einem öffentlichen Link.

Integrationen verbinden Ihr Buchungssystem mit den Tools, die Sie bereits nutzen: Ihren Kalender, Ihre Website, Ihr Zahlungsgateway, Ihre Social-Media-Profile. Je weniger manuelle Schritte zwischen Buchung und Leistungserbringung liegen, desto weniger geht schief.

Die 7 besten kostenlosen Buchungssoftware-Optionen im Vergleich

1. SimplyBook.me

Der kostenlose Plan von SimplyBook.me umfasst bis zu 50 Buchungen pro Monat mit unbegrenzten Dienstleistungen und Dienstleistungskategorien. Diese Kombination ist im Gratis-Segment ungewöhnlich, wo die meisten Wettbewerber zu einem Kompromiss zwischen Buchungsvolumen und Funktionszugang zwingen.

Der kostenlose Plan umfasst eine anpassbare Buchungswebsite, E-Mail-Benachrichtigungen und -Erinnerungen, Google-Calendar-Synchronisierung, Social-Media-Buchung über Facebook und Instagram, Anamneseformulare, einen Eintrag in der Kunden-App Booking.page sowie ein einfaches Reporting-Dashboard. Die Zahlungsabwicklung ist über mehrere Gateways möglich, darunter Stripe, Square und PayPal.

Der Unterschied von SimplyBook.me zu anderen kostenlosen Tools liegt in der Breite. Sie erhalten die vollständige Buchungs-Engine, einschließlich individueller Anamneseformulare, Buchungsseiten-Design und Multichannel-Buchung, statt einer abgespeckten Produktversion. Das monatliche Limit von 50 Buchungen ist die zentrale Einschränkung.

Für Unternehmen, die den kostenlosen Plan überschreiten, beginnen die kostenpflichtigen Stufen bei $8.25/Monat (jährliche Abrechnung) und skalieren nach Buchungsvolumen statt pro Mitarbeiter.

Am besten geeignet für: Einzelunternehmer und kleine Dienstleistungsunternehmen, die ein funktionsreiches Buchungssystem über mehrere Dienstleistungen und Kanäle hinweg benötigen, ohne im Voraus zu zahlen.

2. Calendly

Calendly ist wahrscheinlich der bekannteste Name im Bereich Terminplanung, ursprünglich für die Terminplanung von Meetings statt für Termine in Dienstleistungsunternehmen entwickelt. Der kostenlose Plan erlaubt eine aktive Terminart mit unbegrenzten Buchungen.

Die kostenlose Stufe umfasst Kalenderverbindungen zu Google, Outlook und iCloud, einen personalisierten Buchungslink und E-Mail-Benachrichtigungen. Sie umfasst keine Zahlungsabwicklung, SMS-Erinnerungen, individuelles Branding oder Gruppenbuchungen.

Die Beschränkung auf eine einzige Terminart ist die entscheidende Einschränkung. Wenn Sie Haarschnitte und Farbbehandlungen anbieten, können Sie nur eine davon auflisten. Für Unternehmen mit einer einzigen Beratungs- oder Meeting-Art ist das kein Problem. Für Dienstleistungsunternehmen mit vielfältigem Angebot entsteht sofort eine Obergrenze.

Am besten geeignet für: Fachleute, die eine Art von Meeting planen (Verkaufsgespräche, Beratungen, Erstgespräche) und keine Zahlungsabwicklung oder Dienstleistungsvielfalt benötigen.

3. Setmore

Der kostenlose Plan von Setmore unterstützt bis zu 4 Benutzeranmeldungen und 200 Termine pro Monat, was ihn zu einer der teamfreundlicheren kostenlosen Optionen in dieser Liste macht.

Die kostenlose Stufe umfasst eine Buchungsseite mit grundlegender Anpassung, Square- und PayPal-Zahlungsintegration, E-Mail-Erinnerungen und Social-Media-Buchung über Facebook und Instagram. Sie umfasst keine SMS-Erinnerungen, wiederkehrende Termine, Anamneseformulare oder individuelle Buchungsfelder.

Die Möglichkeit für 4 Mitarbeiter ist für kleine Teams wirklich nützlich, obwohl mehrere Nutzerbewertungen auf G2 Probleme mit der Zeitzonenverwaltung und gelegentliche Doppelbuchungen bei der Google-Calendar-Synchronisierung angemerkt haben.

Am besten geeignet für: kleine Teams von 2 bis 4 Mitarbeitern, die einfache Terminplanung ohne komplexe Workflows oder individuelle Anamnese benötigen.

4. Square Appointments

Square Appointments bietet einen kostenlosen Plan für Einzelnutzer, der eng mit dem Zahlungsabwicklungs-Ökosystem von Square verknüpft ist. Sie erhalten unbegrenzte Buchungen, eine Online-Buchungswebsite, automatische E-Mail-Erinnerungen, Kundenverwaltung und Google-Calendar-Synchronisierung.

Der Kompromiss ist die Bindung an das Ökosystem. Die Zahlungsabwicklung erfolgt ausschließlich über Square (2.6% + 10 Cent pro Transaktion in den USA). Es gibt keine Option, Stripe, PayPal oder andere Gateways zu nutzen. Das Hinzufügen eines zweiten Mitarbeiters erfordert den Plus-Plan für $29/Monat pro Standort. Das Design der Buchungsseite beschränkt sich auf die Vorlagen von Square, und es gibt keine Multichannel-Buchung über Instagram oder Facebook.

Am besten geeignet für: einzelne Dienstleister, die bereits Square für Zahlungen am Verkaufsort nutzen und Buchung und Zahlungsverwaltung in einem System wollen.

5. Cal.com (selbst gehostet)

Cal.com ist Open-Source-Terminplanungssoftware. Die selbst gehostete Version ist vollständig kostenlos, ohne Buchungslimits, mit unbegrenzten Terminarten, Kalenderintegrationen, API-Zugriff und einer anpassbaren Buchungsseite.

Der Haken: Selbst-Hosting erfordert technische Infrastruktur. Sie müssen einen Server verwalten, ein Docker-Deployment handhaben, Integrationen manuell konfigurieren und sich statt auf einen dedizierten Kundenservice auf Community-Foren verlassen. Es gibt keine integrierte Zahlungsabwicklung oder SMS-Erinnerungen ohne Konfiguration durch Drittanbieter.

Cal.com bietet auch eine gehostete (Cloud-)Version an, aber der kostenlose Cloud-Plan ist auf einen Benutzer mit grundlegenden Funktionen beschränkt und deutlich weniger leistungsfähig als die selbst gehostete Option.

Am besten geeignet für: Entwickler und technisch versierte Unternehmer, die volle Kontrolle über ihren Terminplanungs-Stack wollen und mit der Verwaltung ihrer eigenen Infrastruktur vertraut sind.

6. Fresha

Fresha ist speziell für Beauty- und Wellness-Unternehmen konzipiert. Die Plattform verlangt keinerlei Abonnementgebühren, was sie technisch zur großzügigsten "kostenlosen" Option für Salons, Barbershops und Spas macht.

Die Plattform umfasst unbegrenzte Buchungen, unbegrenzte Mitarbeiterzahl, eine Buchungsseite, Kalenderverwaltung, Kundendaten, Kassensystem und einfaches Reporting. All das ist wirklich kostenlos.

Das Umsatzmodell basiert stattdessen auf Transaktionsgebühren. Fresha berechnet eine 20%-Provision auf über den Marktplatz gewonnene Neukunden, zuzüglich regional unterschiedlicher Zahlungsabwicklungsgebühren. Sie können auch keine individuelle Buchungswebsite erstellen; alle Buchungen laufen über den Marktplatz von Fresha. Integrationen mit Drittanbieter-Tools sind eingeschränkt, und es gibt keinen API-Zugriff. Unternehmen außerhalb von Beauty und Wellness können die Plattform nicht nutzen.

Am besten geeignet für: Salons, Barbershops und Spas, die mit Marktplatz-Provisionen einverstanden sind und null Abonnementkosten sowie unbegrenzten Team-Zugriff wollen.

7. Google Calendar (Terminplaner)

Google Calendar ist keine Buchungssoftware. Aber mit Terminplänen, verfügbar über Google Workspace, bietet es eine einfache Planungsebene, die viele Unternehmen als Ausgangspunkt nutzen.

Es bietet einen Link zum Teilen des Terminplans, native Kalenderintegration und E-Mail-Benachrichtigungen. Es bietet keine dedizierte Buchungsseite, Zahlungsabwicklung, SMS-Erinnerungen, Kundenverwaltung, Anamneseformulare, Mehrfach-Mitarbeiter-Planung oder jegliches Unternehmens-Branding.

Die volle Funktionalität des Terminplaners erfordert Google Workspace ($6/Nutzer/Monat). Die Version für private Google-Konten ist eingeschränkter.

Am besten geeignet für: Freiberufler, die nichts weiter als einen teilbaren Verfügbarkeitslink benötigen und bereits im Google-Ökosystem arbeiten.

Funktionsvergleich im Detail

So schneiden alle 7 kostenlosen Buchungstools bei den Funktionen ab, die für Dienstleistungsunternehmen am wichtigsten sind:

Alle Funktionsdaten Stand März 2026 überprüft. Quellen: die öffentliche Preisseite jeder Plattform.

So wählen Sie das richtige kostenlose Buchungstool für Ihr Unternehmen

Die Vergleichstabelle zeigt die Funktionsunterschiede. Aber die eigentliche Entscheidung hängt davon ab, welche Art von Unternehmen Sie führen und in welcher Wachstumsphase Sie sich befinden.

Wenn Sie ein Einzeldienstleister sind, der mehrere Dienstleistungen anbietet (Friseur, Personal Trainer, Masseur, Kosmetiker), brauchen Sie ein Tool, das mehrere Dienstleistungsarten im kostenlosen Plan unterstützt. Sowohl SimplyBook.me als auch Setmore erlauben unbegrenzte Dienstleistungen. Das Ein-Terminart-Limit von Calendly funktioniert nicht.

Wenn Sie ein kleines Team leiten (2 bis 4 Mitarbeiter), ist der kostenlose Plan von Setmore der einzige, der mehrere Mitarbeiter-Logins ohne kostenpflichtiges Upgrade unterstützt. Fresha unterstützt ebenfalls unbegrenzte Mitarbeiterzahl, ist aber auf Beauty- und Wellness-Unternehmen beschränkt und nutzt ein Provisionsmodell.

Wenn Ihnen die Vorab-Zahlung wichtig ist (und das sollte sie sein, da Anzahlungen No-Shows deutlich reduzieren), bieten SimplyBook.me, Square Appointments und Setmore alle Zahlungsabwicklung im kostenlosen Plan. Calendly, Cal.com und Google Calendar tun das nicht.

Wenn Sie Ihre Buchungsseite auf Ihrer Website und in sozialen Medien haben möchten, unterstützen SimplyBook.me und Setmore die Einbettung auf Websites, Facebook und Instagram. Die meisten anderen kostenlosen Pläne geben Ihnen nur einen eigenständigen Link.

Wenn Sie technisch versiert sind und volle Kontrolle wollen, ist die selbst gehostete Option von Cal.com in puncto Flexibilität unerreicht, erfordert aber echte Server-Management-Fähigkeiten und manuelle Konfiguration.

Wenn Sie einen Salon oder Spa führen und null Abonnementkosten wollen, eliminiert Fresha die monatlichen Kosten vollständig. Machen Sie sich vor der Anmeldung nur mit der 20%-Marktplatz-Provision vertraut.

Wann der kostenlose Plan Sie Geld kostet

Kostenlose Software hat echte Kosten, wenn sie Einschränkungen schafft, die zu Umsatzverlust führen. Hier sind die Anzeichen, dass es Zeit für ein Upgrade ist:

Sie stoßen an das Buchungslimit und weisen Kunden ab. Wenn Ihrem kostenlosen Plan mitten im Monat die Slots ausgehen, ist jeder abgewiesene Kunde verlorenes Einkommen.

No-Shows fressen Ihren Umsatz auf. Automatische SMS-Erinnerungen reduzieren No-Shows um bis zu 30%, aber die meisten kostenlosen Pläne enthalten nur E-Mail-Erinnerungen. Der Unterschied bei den No-Show-Raten zwischen reinen E-Mail-Erinnerungen und Multichannel-Erinnerungen ist erheblich genug, um einen kostenpflichtigen Plan allein zu rechtfertigen.

Sie können keine Anzahlungen einziehen. Eine Anzahlung zum Buchungszeitpunkt zu verlangen, ist eine der wirksamsten Methoden, um Stornierungen zu reduzieren. Wenn Ihr kostenloser Plan keine Zahlungen unterstützt, fehlt Ihnen Ihr stärkstes Werkzeug zur No-Show-Prävention.

Ihre Buchungsseite wirkt generisch. Kunden fällen schnelle Urteile. Ein gebrandetes, professionelles Buchungserlebnis schafft Vertrauen. Ein nackter Link ohne Anpassung nicht.

Sie brauchen Analysen. Um Stoßzeiten, beliebte Dienstleistungen und Umsatz pro Dienstleister zu verstehen, sind Reporting-Funktionen erforderlich, die kostenlose Pläne typischerweise weglassen.

In 15 Minuten startklar

Die Einrichtung eines kostenlosen Online-Buchungssystems erfordert keine technischen Kenntnisse oder eine lange Implementierungszeit. Bei den meisten gehosteten Tools (SimplyBook.me, Calendly, Setmore, Square Appointments, Fresha) läuft der Prozess gleich ab:

Erstellen Sie Ihr Konto mit einer E-Mail-Adresse. Bei echten kostenlosen Plänen ist keine Kreditkarte erforderlich. Fügen Sie Ihre Dienstleistungen mit Namen, Dauer und Beschreibungen hinzu. Legen Sie Ihre Arbeitszeiten und Verfügbarkeit fest. Teilen Sie Ihren Buchungslink auf Ihrer Website, in sozialen Profilen und in Ihrer E-Mail-Signatur.

Die meisten Unternehmen schaffen es von der Anmeldung bis zur ersten angenommenen Online-Buchung in einer einzigen Sitzung.

SimplyBook.me kostenlos testen und vergleichen, wie Ihr Buchungsprozess abschneidet.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die beste kostenlose Buchungssoftware für kleine Unternehmen?

Für kleine Dienstleistungsunternehmen, die mehrere Terminarten anbieten, bietet SimplyBook.me den vollständigsten kostenlosen Plan: bis zu 50 Buchungen pro Monat, unbegrenzte Dienstleistungen, eine anpassbare Buchungsseite, E-Mail-Erinnerungen, Anamneseformulare und Zahlungsabwicklung über mehrere Gateways. Setmore ist ein starker Zweitplatzierter für kleine Teams (bis zu 4 Mitarbeiter, 200 Buchungen/Monat), und Square Appointments funktioniert gut für Einzeldienstleister, die bereits im Square-Ökosystem sind. Die beste Wahl hängt von Ihrer spezifischen Unternehmensart und Ihrem Buchungsvolumen ab.

Ist kostenlose Buchungssoftware wirklich kostenlos?

Die meisten kostenlosen Buchungspläne sind wirklich kostenlos, ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist. Die Limits variieren: Calendly beschränkt Sie auf 1 Terminart, Setmore begrenzt Buchungen auf 200 pro Monat, und SimplyBook.me begrenzt auf 50 Buchungen pro Monat. Fresha verlangt kein Abonnement, kassiert aber eine 20%-Provision auf Neukunden aus seinem Marktplatz. Prüfen Sie immer, welche spezifischen Einschränkungen für die kostenlose Stufe jedes Tools gelten, bevor Sie sich festlegen.

Kann ich mit kostenloser Buchungssoftware Online-Zahlungen entgegennehmen?

Manche kostenlosen Pläne beinhalten Zahlungsabwicklung, andere nicht. SimplyBook.me unterstützt Stripe, Square und PayPal im kostenlosen Plan. Square Appointments beinhaltet die Zahlungsabwicklung von Square. Setmore unterstützt Square und PayPal. Calendly, Cal.com (selbst gehostet) und Google Calendar bieten keine Zahlungsannahme in ihren kostenlosen Stufen. Die Annahme von Zahlungen bei der Buchung reduziert No-Shows deutlich, weshalb es sich lohnt, dies zu priorisieren.

Wie viele Buchungen pro Monat kann ich kostenlos bekommen?

Buchungslimits variieren stark zwischen kostenlosen Plänen. SimplyBook.me erlaubt 50 Buchungen pro Monat. Setmore bietet 200. Square Appointments, Fresha, Cal.com (selbst gehostet) und Google Calendar haben keine formalen monatlichen Buchungslimits, könnten aber stattdessen Funktionen einschränken. Calendly bietet unbegrenzte Buchungen, aber nur für eine einzige Terminart.

Ist kostenlose Terminplanungssoftware sicher?

Seriöse kostenlose Buchungsplattformen verwenden Verschlüsselung und halten sich an Datenschutzstandards. SimplyBook.me ist auf allen Plänen, einschließlich der kostenlosen Stufe, DSGVO-konform, mit Datenhosting in der EU. Wenn Ihr Unternehmen sensible Gesundheitsdaten verarbeitet, achten Sie auf HIPAA-Konformität; SimplyBook.me bietet dies ab dem Standard-Plan an. Prüfen Sie die Datenschutzrichtlinie jeder Plattform, bevor Sie Kundeninformationen speichern.

Was ist der Unterschied zwischen SimplyBook.me und Calendly bei kostenlosen Buchungen?

Der kostenlose Plan von SimplyBook.me umfasst unbegrenzte Dienstleistungen, eine anpassbare Buchungsseite, Anamneseformulare, Zahlungsabwicklung und Social-Media-Buchung. Der kostenlose Plan von Calendly beschränkt Sie auf 1 Terminart ohne Zahlungsabwicklung, ohne Anamneseformulare und ohne Marken-Anpassung. SimplyBook.me ist für Dienstleistungsunternehmen konzipiert, deren Kunden bestimmte Dienstleistungen buchen müssen. Calendly ist für die Planung von Meetings und Anrufen konzipiert. Beide sind starke Tools, dienen aber unterschiedlichen Anwendungsfällen.

Kann ich zwischen kostenlosen Buchungstools wechseln, ohne Daten zu verlieren?

Der Wechsel ist im Allgemeinen unkompliziert, aber manuell. Die meisten kostenlosen Pläne bieten keine automatisierte Datenmigration zwischen Plattformen. In der Regel müssen Sie Kundendaten aus Ihrem aktuellen Tool exportieren (sofern der kostenlose Plan Exporte erlaubt) und in das neue importieren. SimplyBook.me stellt auf allen Plänen Datenimport-Tools bereit, um den Übergang zu vereinfachen.

Brauche ich technische Kenntnisse, um kostenlose Buchungssoftware einzurichten?

Cloud-gehostete kostenlose Buchungstools wie SimplyBook.me, Calendly, Setmore, Square Appointments und Fresha erfordern keinerlei technische Kenntnisse und lassen sich mit geführtem Onboarding in unter 15 Minuten einrichten. Die Ausnahme ist die selbst gehostete Version von Cal.com, die Docker-Deployment und Erfahrung in der Serververwaltung erfordert.

Funktions- und Preisinformationen wurden zuletzt im März 2026 überprüft. Details können sich seit der Veröffentlichung geändert haben.