Mennyibe kerülnek valójában a meg nem jelenések? Iparági adatelemzés

A legtöbb vállalkozó tudja, hogy a meg nem jelenések problémát jelentenek. Kevesen tudják azonban pontosan, mennyibe kerülnek. Amikor egy ügyfél nem jelenik meg, a veszteség nem csupán az adott időpont ára. Ez az üres időpontból származó bevétel, a lefoglalt, de kihasználatlanul hagyott személyzeti idő, egy másik, elutasított ügyfél lehetséges foglalása, valamint az újrafoglalási gyakoriságra gyakorolt későbbi hatás.

Ez a cikk egy keretrendszert kínál a meg nem jelenések valós költségének kiszámításához vállalkozásában, iparág-specifikus referenciaértékekkel, hogy lássa, hol áll a versenytársaihoz képest.

A meg nem jelenés költségének képlete

Az alapszámítás egyszerű:

Éves meg nem jelenési költség = Havi időpontok x Meg nem jelenési arány x Átlagos szolgáltatási ár x 12

Például: Egy szalon, amely havonta 400 időpontot bonyolít le, 15%-os meg nem jelenési aránnyal és átlagosan 75 $-os szolgáltatási árral a következőt veszíti:

400 x 0,15 x 75 $ x 12 = 54 000 $ évente

Ez egy teljes munkaidős alkalmazott fizetésének felel meg, amely üres székek miatt vész el.

Az alapképlet azonban valójában alábecsüli a valós költséget. Vannak további veszteségek, amelyek nem jelennek meg egy egyszerű számításban.

A rejtett költségek az elveszett bevételen túl

Elpazarolt személyzeti idő. Amikor egy ügyfél nem jelenik meg, az adott időponthoz rendelt szolgáltató olyan időért kap fizetést, amelyet nem tud produktívan felhasználni. Azoknál a vállalkozásoknál, amelyek óradíj vagy fizetés alapján fizetik a személyzetet, a meg nem jelenési időszak munkaerőköltsége valós kiadás az elveszett bevétel mellett.

Elutasított ügyfelek. Ha a naptára tele volt, és elutasított egy kérést, mert "az az időpont foglalt", a meg nem jelenés azt jelenti, hogy nemcsak a meg nem jelent ügyfél bevételét veszítette el, hanem a foglalni kész ügyfélét is, aki lefoglalta volna azt. Ez az elmaradt haszon a legtöbb nyomon követő rendszerben láthatatlan.

Megzavart ütemezési folyamat. A szolgáltató napjának közepén bekövetkező meg nem jelenés olyan rést hoz létre, amely gyakran túl rövid vagy kényelmetlen időpontban van ahhoz, hogy egy másik ügyfél kitöltse. A szolgáltató napja hatékonytalanná válik, mivel a produktív blokkokat holtidő szakítja meg.

Alacsonyabb újrafoglalási arányok. A meg nem jelenő ügyfelek kevésbé valószínű, hogy újra foglalnak, mint a megjelenő ügyfelek. A meg nem jelenés eseménye károsítja a kapcsolatot. Az az ügyfél, aki bűntudatot érez a kihagyás miatt, inkább elkerüli a vállalkozását, minthogy szembenézzen a kellemetlenséggel. Ez azt jelenti, hogy a meg nem jelenés nemcsak egy időpontba kerül, hanem potenciálisan az adott ügyféltől származó összes jövőbeli bevételbe is.

Adminisztratív költségek. Csapatának valakinek kezelnie kell a következményeket: megpróbálni kapcsolatba lépni a meg nem jelent ügyféllel, eldönteni, hogy felszámítson-e díjat, frissíteni a nyilvántartásokat, és esetleg kezelni a konfliktust, ha az ügyfél vitatja a terhelést.

Ha figyelembe vesszük ezeket a rejtett költségeket, a meg nem jelenések tényleges pénzügyi hatása jellemzően 1,5-2-szerese az egyszerű bevételszámításnak.

Iparág-specifikus adatok a meg nem jelenési költségekről

Fodrászszalonok és borbélyüzletek

Egy 3 székes szalon, 20%-os meg nem jelenési aránnyal és átlagosan 80 $-os számlával, évente körülbelül 57 600 $-t veszít. Az SMS-emlékeztetőket és foglalási előleget bevezető szalonok jellemzően ezt évi 15 000 $ alá csökkentik, évi több mint 40 000 $-t visszanyerve.

Egészségügyi és wellness klinikák

Az egészségügyi meg nem jelenések különösen költségesek, mivel a szakember ideje a legdrágább erőforrás. Egy 3 szakembert foglalkoztató fizioterápiás klinika, 15%-os meg nem jelenési aránnyal és átlagosan 120 $-os üléssel, évente körülbelül 77 760 $-t veszít.

Fitneszstúdiók és személyi edzők

Az ingyenes próbaórák és az olcsó bevezető órák rendelkeznek a legmagasabb meg nem jelenési aránnyal a fitneszágazatban. Az órák előre fizetésének megkövetelése 5% alá csökkenti a meg nem jelenéseket.

Szakmai szolgáltatások (tanácsadás, coaching, pénzügyi tanácsadás)

Az ingyenes kezdeti konzultációk jelentik a legnagyobb meg nem jelenési kockázatot a szakmai szolgáltatások számára. Egy ingyenes konzultáció felajánlása kötelezettségvállalási mechanizmus nélkül megduplázza a meg nem jelenési arányt, még egy jelképes előleg megkövetelésével szemben is.

Spák és szépségápolási kezelések

A spákban a meg nem jelenések különösen fájdalmasak, mivel a kezelőszobák állandó fenntartási költséget jelentenek (bérleti díj, felszerelés, rezsi), függetlenül attól, hogy foglaltak-e vagy sem. Minden üres szobaóra pénzbe kerül, még az elveszett bevételen túl is.

Hogyan számítsa ki az Ön konkrét meg nem jelenési költségét

A pontos szám megállapításához nyerje ki ezeket az adatpontokat foglalási rendszeréből:

1. Az elmúlt hónapban lefoglalt időpontok teljes száma. Vegye figyelembe az összes lefoglalt időpontot, nemcsak a teljesített ones.
2. Az elmúlt hónapi meg nem jelenések száma. A legtöbb foglalási rendszer nyomon követi ezt. Ha az Öné nem, kezdje el most a számolást.
3. Az átlagos szolgáltatási ára. A teljes szolgáltatási bevétel osztva a teljesített időpontok teljes számával.
4. Az átlagos óránkénti személyzeti költsége. A teljes személyzeti kompenzáció osztva a ledolgozott órák teljes számával.

Havi közvetlen bevételvesztesége: Meg nem jelenések x Átlagos szolgáltatási ár

Havi elpazarolt munkaerő-költsége: Meg nem jelenések x Átlagos időpont-időtartam (órákban) x Átlagos óránkénti személyzeti költség

Becsült havi elmaradt haszna: Szorozza meg a közvetlen bevételveszteséget 0,3-mal (konzervatív becslés szerint a meg nem jelenési időpontok 30%-át más ügyfelek is kitölthették volna, a 70%+ kihasználtságú vállalkozások iparági átlagai alapján).

Teljes havi meg nem jelenési költsége: Közvetlen bevételveszteség + Elpazarolt munkaerő + Elmaradt haszon

Végezze el ezt a számítást egyszer, és a szám szinte biztosan indokolja a meg nem jelenés-megelőzési eszközökbe történő befektetést.

A meg nem jelenés-megelőzés megtérülése

A meg nem jelenés-megelőzésbe történő befektetés pénzügyi indoklása az egyik legegyértelműbb bármely üzleti kiadási kategóriában.

Az automatizált SMS-emlékeztetők üzenetenként körülbelül 0,01-0,05 $-ba kerülnek. Egy havonta 400 emlékeztetőt küldő vállalkozás számára a teljes költség 4-20 $. Ha ezek az emlékeztetők havonta csak 2 meg nem jelenést akadályoznak meg 75 $-os átlagos szolgáltatási áron, az emlékeztetők 150 $ visszanyert bevételt generálnak. Ez 7-37-szeres megtérülést jelent.

Egy beépített emlékeztetőkkel rendelkező foglalási platform havi 8-50 $-ba kerül a szinttől függően. Ha havonta 5 meg nem jelenést akadályoz meg, egyenként 75 $-ért, akkor havonta 375 $ bevételt nyer vissza. A platform sokszorosan megtérül.

Az előlegkövetelményeknek nincs közvetlen költsége a vállalkozás számára (a fizetési átjáró kis százalékot von le). Ha az előlegek 15%-ról 7%-ra csökkentik a meg nem jelenési arányt, és havonta 400 időpontja van átlagosan 75 $-ért, a visszanyert bevétel:

400 x (0,15 - 0,07) x 75 $ = 2400 $ havonta, vagyis 28 800 $ évente

Nagyon kevés üzleti kiadás rendelkezik hasonló megtérüléssel.

Mit tegyen ezekkel az adatokkal

Számítsa ki konkrét meg nem jelenési költségét a fenti képlet segítségével. Ezután cselekedjen:

Ha éves meg nem jelenési költsége 5000 $ alatt van, kezdje automatizált e-mail- és SMS-emlékeztetőkkel. Ez önmagában is jelentősen csökkentheti a számot minimális költséggel.

Ha éves meg nem jelenési költsége 5000 $ és 25 000 $ között van, vezessen be emlékeztetőket plusz előlegkövetelményeket a magas értékű és első alkalommal foglaló ügyfelek számára. Fontolja meg egy várólista-rendszer bevezetését a lemondott időpontok betöltésére.

Ha éves meg nem jelenési költsége meghaladja a 25 000 $-t, szüksége van a teljes megelőzési csomagra: többcsatornás automatizált emlékeztetők, előleg- vagy előrefizetési követelmények, egyértelmű meg nem jelenési szabályzat, aktív megerősítési kérések, várólista-kezelés és havi adatelemzés a minták azonosítására. Teljes útmutatónk a meg nem jelenések csökkentéséhez mind a 10 stratégiát részletesen bemutatja.

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan számítsam ki a meg nem jelenések költségét a vállalkozásom számára?

Használja ezt a képletet: Havi időpontok x Meg nem jelenési arány x Átlagos szolgáltatási ár x 12. A teljesebb kép érdekében adja hozzá az elpazarolt személyzeti munkaerő-költségeket és az elmaradt hasznot (a 70%+ kihasználtságú vállalkozások esetében a közvetlen bevételveszteség 30%-ára becsülve).

Mekkora az átlagos meg nem jelenési arány iparáganként?

A fodrászszalonok átlagosan 15-25%, az egészségügyi klinikák 10-20%, a fitneszstúdiók 10-20% a fizetős órák esetében (25%+ ingyenes próbák esetében), a szakmai szolgáltatások 10-15%, a spák pedig 12-20%. A jól vezetett, emlékeztetőket és előleget alkalmazó vállalkozások iparágtól függetlenül 10% alatti arányokat érnek el.

Mi számít jó meg nem jelenési aránynak?

A legtöbb szolgáltatóiparban 10% alatt jónak számít. A legjobban teljesítő vállalkozások, amelyek automatizált emlékeztetőket, előlegeket és egyértelmű szabályzatokat alkalmaznak, 3% és 7% közötti arányokat érnek el.

Mennyit spórolhatnak az automatizált emlékeztetők?

Az SMS-emlékeztetők önmagukban 29-39%-kal csökkentik a meg nem jelenéseket. Egy évente 30 000 $-t veszítő vállalkozás számára az emlékeztetők évente 9000-12 000 $-t nyerhetnek vissza, mindössze évi körülbelül 50-200 $ SMS-küldési költség mellett.

Hatékonyak-e az előlegek a meg nem jelenések csökkentésében?

Igen. Az előleget megkövetelő vállalkozásoknál az átlagos meg nem jelenési arány 5-7%, szemben az előleget nem megkövetelő vállalkozások 12-18%-ával. A pénzügyi elköteleződés pszichológiai felelősségérzetet teremt.

Növelik-e az ingyenes konzultációk a meg nem jelenési arányt?

Igen, jelentősen. Az ingyenes kezdeti üléseknek 2-3-szor magasabb a meg nem jelenési arányuk, mint a fizetős vagy előleggel biztosított üléseknek. Ha ingyenes konzultációkat kínál, kérjen legalább egy tárolt kártyát vagy aktív megerősítést a meg nem jelenések csökkentése érdekében.