Verkkoajanvaraus henkilökohtaisille valmentajille, kuntosaleille ja fitness-studioille

Fitness-alan yrityksillä on aikataulutushaaste, joka poikkeaa useimmista palvelualoista. Et hallinnoi pelkästään kahdenkeskisiä tapaamisia. Hallinnoit ryhmätunteja, joilla on osallistujarajat, henkilökohtaisen valmennuksen tapaamisia tiettyjen valmentajien kanssa, toistuvia jäsenyyksiä, kertakäyntejä, kokeilutunteja ja peruutuskäytäntöjä, joissa on otettava huomioon, että joku saattaa perua kello 6:n tunnin kello 5.55.

Oikea varausjärjestelmä hoitaa kaiken tämän ilman, että vastaanotostasi tulee lennonjohtokeskus. Tämä opas käy läpi, miten fitness-yritykset ottavat käyttöön verkkoajanvarauksen – henkilökohtaisista valmentajista ja pienistä studioista monipuolisiin kuntosaleihin.

Mikä tekee fitness-alan varauksista erilaisia

Fitness-alan aikataulutuksella on useita ainutlaatuisia vaatimuksia.

Ryhmätuntien varaus osallistujarajoilla. Joogatunnilla on 20 mattoa. Spinning-tunnilla on 30 pyörää. Bootcamp-tunnilla on 15 paikkaa. Varausjärjestelmäsi on valvottava näitä rajoja automaattisesti ja näytettävä reaaliaikainen saatavuus. Kun tunti täyttyy, sen tulisi sulkeutua uusilta varauksilta ja tarjota jonotuslistaa.

Toistuvat varaukset. Moni fitness-asiakas varaa saman tunnin tai PT-tapaamisen joka viikko. Järjestelmä, joka tukee toistuvia varauksia, säästää asiakkaat manuaaliselta uudelleenvaraamiselta joka kerta ja takaa heidän paikkansa.

Sekalaiset varaustyypit. Yksi fitness-yritys voi tarjota kahdenkeskisiä PT-tapaamisia (yksilölliset ajanvaraukset), ryhmätunteja (osallistujarajoitettuja tapahtumia), avoimen salin käyttöä (jäsenyyspohjaista) sekä työpajoja tai tapahtumia (kertaluonteisia, ilmoittautumisella). Varausjärjestelmän on pystyttävä käsittelemään kaikkia näitä muotoja.

Korkeat saapumatta jättämisen luvut halvoissa tunneissa. Ilmaisissa kokeilutunneissa ja edullisissa tutustumistarjouksissa saapumatta jättämisen aste on 25–40 %. Kun kenelläkään ei ole taloudellista panosta pelissä, osallistumisesta tulee valinnainen. Tämä on fitness-alan suurin aikataulutushaaste.

Viime hetken peruutukset. Fitness-alan peruutukset tapahtuvat usein viimeisen tunnin aikana ennen tuntia. Kello 6:n tunnille tulee peruutuksia kello 5.30. Järjestelmäsi on pystyttävä käsittelemään tämä automaattisilla jonotuslistan ilmoituksilla, jotta paikka saadaan täytettyä minuuteissa.

Fitness-varausjärjestelmän käyttöönotto

Vaihe 1: Määrittele varaustyyppisi. Erottele tarjontasi yksilöllisiin tapaamisiin (PT, ravitsemusneuvonta, kehon arviointi) ja ryhmätapaamisiin (tunnit, työpajat). Määritä ne eri tavoin: yksilölliset tapaamiset tarvitsevat palveluntarjoajan kohdistuksen ja kahdenkeskisen aikataulutuksen. Ryhmätapaamiset tarvitsevat osallistujarajat ja jonotuslistat.

Vaihe 2: Luo tuntiaikataulut. Toistuville tunneille luo viikoittainen aikataulu. Maanantai klo 7 Spinning, tiistai klo 18 jooga, keskiviikko klo 12 HIIT. Aseta jokaiselle tunnille ohjaaja, osallistujamäärä, sijainti (huone tai studio) ja kesto. Varausjärjestelmän tulisi luoda nämä toistuvina tapahtumina.

Vaihe 3: Määritä PT- ja yksilövarausten asetukset. Määritä jokainen valmentaja palveluntarjoajaksi omalla saatavuudellaan, palveluillaan (tapaamistyypit ja kestot) ja hinnoittelullaan. Anna asiakkaiden selata saatavilla olevia valmentajia ja varata suoraan haluamansa PT:n kanssa.

Vaihe 4: Ota jonotuslistat käyttöön suosituille tunneille. Kun tunti täyttyy, jonotuslistan tulisi automaattisesti ilmoittaa seuraavalle henkilölle, jos paikka vapautuu. Aseta lyhyt ilmoitusikkuna (30–60 minuuttia), jotta jonottavat asiakkaat voivat vahvistaa paikkansa nopeasti ennen tunnin alkua.

Vaihe 5: Aseta kapasiteetti- ja ylibuukkaussäännöt. Jotkin studiot ylibuukkaavat tunteja 10–15 % odotettujen poissaolojen varalta. Jos tietyn tunnin saapumatta jättämisen aste on johdonmukaisesti 15 %, kahden tai kolmen ylimääräisen varauksen salliminen 20 hengen tunnilla varmistaa, että kaikki paikat täyttyvät useimmiten. Seuraa tätä tarkkaan välttääksesi ylitäyttöä.

Vaihe 6: Yhdistä maksu- ja jäsenyysjärjestelmät. Jäsenten tulisi voida varata tunteja osana jäsenyyttään. Ei-jäsenten tai kertakäyntiasiakkaiden tulisi nähdä tunnikohtainen hinnoittelu. Määritä varausjärjestelmäsi tunnistamaan jäsenyystyypit ja soveltamaan oikeaa hinnoittelua tai käyttöoikeuksia.

Saapumatta jättämisten vähentäminen fitness-alalla

Saapumatta jättäminen on fitness-yritysten kirous, erityisesti ilmaisissa ja edullisissa tunneissa.

Vaadi ennakkomaksu tunneista. Tämä on kaikkein tehokkain yksittäinen strategia. Kun asiakkaat ovat maksaneet tunnista, saapumatta jättämisen aste laskee yli 25 %:sta alle 5 %:iin. Tarjoa tuntipaketteja (10 tunnin kortit) alennuksella kannustaaksesi ennakkomaksuun ilman tunnikohtaista kitkaa.

Aseta peruutusaikarajat. Aseta peruutuksen takaraja (yleensä 2–12 tuntia ennen tuntia), jonka jälkeen asiakas menettää paikkansa ja maksunsa. Viesti tämä selkeästi: "Peru vähintään 4 tuntia ennen tuntia saadaksesi täyden hyvityksen. Myöhäiset peruutukset ja saapumatta jättämiset johtavat tunnin menettämiseen."

Käytä tiukkaa jonotuslistamallia. Kun tunti on täynnä, jonotuslista luo kiireellisyyden tunteen ja varmistaa, että peruutetut paikat tarjotaan välittömästi jollekulle, joka haluaa ne. Jonotuslistalla olevat asiakkaat ovat erittäin motivoituneita osallistumaan, koska he aktiivisesti hakivat paikkaa.

Lähetä tekstiviestimuistutuksia. Tekstiviesti 2–3 tuntia ennen aamutuntia ja 4–6 tuntia ennen iltatuntia antaa asiakkaille riittävästi aikaa perua, jos he eivät pääse paikalle, mutta pitää tunnin silti tarpeeksi lähellä pysyäkseen mielessä.

Seuraa ja merkitse toistuvat poissaolijat. Kolmen saapumatta jättämisen jälkeen kuukaudessa harkitse ennakkomaksun vaatimista kaikista tulevista varauksista tai rajoita asiakas varaamaan vain viime hetkellä (mikä vähentää aikaa, jonka hän voi käyttää mielensä muuttamiseen).

Personal trainer -varausten parhaat käytännöt

PT-aikataulutuksella on omat dynamiikkansa erillään ryhmätuntien varauksesta.

Anna asiakkaiden varata suoraan haluamansa valmentajan kanssa. PT-suhteet ovat henkilökohtaisia. Asiakkaat haluavat valita valmentajansa, eivät tulla satunnaisesti osoitetuksi. Näytä valmentajaprofiilit kuvineen, erikoisosaamisineen ja saatavuuksineen.

Tarjoa tapaamispaketteja. Myy 5, 10 tai 20 tapaamisen paketteja alenevalla tapaamiskohtaisella hinnalla. Paketit luovat sitoutumista, parantavat asiakaspysyvyyttä ja tuottavat tuloja etukäteen. Varausjärjestelmän tulisi seurata paketin jäljellä olevia tapaamisia automaattisesti.

Ota käyttöön toistuvat ajanvaraukset. Asiakkaan, joka harjoittelee joka tiistai ja torstai klo 7, tulisi voida asettaa tämä toistuvaksi varaukseksi. Tämä vähentää hallinnollista taakkaa ja takaa asiakkaan toivomat ajat.

Aseta vähimmäisvarausaika. Vaadi vähintään 4–12 tuntia ennakkoilmoitusta PT-varauksille. Tämä estää viime hetken varaukset, joihin valmentajat eivät voi valmistautua, ja vähentää impulsiivisista varauksista johtuvia poissaoloja.

Suojaa valmentajien aikatauluja. Puskuriaika tapaamisten välillä (15–30 minuuttia) estää valmentajia joutumasta varatuiksi peräkkäin ilman lepo- tai siivousaikaa. Tämä suojaa valmentajien hyvinvointia ja tapaamisten laatua.

Jäsenyydet, paketit ja hinnoittelu

Fitness-yrityksillä on monimutkaisempi hinnoittelu kuin useimmilla palvelualoilla. Varausjärjestelmäsi on pystyttävä käsittelemään sitä.

Jäsenyystasot. Peruspaketti saattaa sisältää rajattoman avoimen salin käytön ja 4 tuntivarausta kuukaudessa. Premium-jäsenyys saattaa sisältää rajattomat tunnit ja 2 PT-tapaamista. Määritä varausjärjestelmäsi valvomaan näitä oikeuksia automaattisesti.

Tuntipaketit. Myy tuntikrediittipaketteja (5 tunnin paketti, 10 tunnin paketti), jotka asiakkaat voivat lunastaa varatessaan. Tämä sopii erinomaisesti asiakkaille, jotka käyvät säännöllisesti mutta eivät halua kuukausisitoumusta.

Kertakäyntihinnoittelu. Ei-jäsenten ja satunnaisten kävijöiden tulisi voida varata ja maksaa yksittäisiä tunteja kertahintaan. Varausjärjestelmän tulisi näyttää kertakäyntihinnoittelu asiakkaille, jotka eivät ole kirjautuneet sisään jäseninä.

Tutustumistarjoukset. "Ensimmäinen tunti ilmaiseksi" tai "3 tuntia 30 dollarilla" -kampanjat houkuttelevat uusia asiakkaita. Määritä nämä erillisiksi tarjouksiksi varausjärjestelmässäsi automaattisella vanhentumisella. Vaadi vähintään kortti tallennettuna ilmaisiin kokeiluihin vähentääksesi poissaoloja.

Automaattinen uusiminen ja laskutus. Jos varausalustasi integroituu jäsenyyslaskutukseesi, asiakkaat voivat hallita jäsenyyttään ja varauksiaan samasta paikasta. Tämä vähentää asiakaspoistumaa, koska varauskokemus ja maksukokemus ovat saumattomia.

Tyhjien paikkojen täyttäminen: tarjoukset ja viime hetken diilit

Tyhjät tuntipaikat viimeisinä tunteina ennen tapaamista menetetään lopullisesti, kun tunti alkaa. Käytä varausjärjestelmääsi niiden täyttämiseen.

Viime hetken alennukset. Tarjoa alennettu hinta paikoille, jotka varataan viimeisten 2–4 tunnin aikana ennen tuntia. "Tämän päivän klo 17 HIIT-tunnilla on 3 paikkaa jäljellä 50 % alennuksella" -viesti lähetettynä push-ilmoituksena tai tekstiviestinä asiakaslistallesi täyttää paikkoja, jotka muuten jäisivät tyhjiksi.

Jonotuslistailmoitukset. Kun peruutukset vapauttavat paikkoja, jonotuslista täyttää ne. Hyvin hoidettu jonotuslista palauttaa johdonmukaisesti 60–80 % peruutetuista tuntipaikoista.

Sosiaalisen median pikapostaukset. "3 paikkaa vapautui juuri tämän illan klo 19 joogatunnille. Varaa nyt: [linkki]" Instagram Storiesissa luo kiireellisyyden tunteen ja täyttää aukkoja.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on paras varausjärjestelmä fitness-studiolle?

Paras fitness-varausjärjestelmä käsittelee sekä yksilölliset tapaamiset (PT) että osallistujarajoitetut ryhmätunnit, tukee jonotuslistoja, integroituu jäsenyys- ja maksujärjestelmiin, lähettää automaattisia muistutuksia ja mahdollistaa toistuvat varaukset. SimplyBook.me, Mindbody ja Glofox palvelevat kaikki fitness-markkinaa eri vahvuuksin.

Miten vähennän saapumatta jättämisiä fitness-tunneilla?

Vaadi ennakkomaksu tai tuntipakettikrediittejä varauksessa. Aseta peruutuksen takaraja (2–12 tuntia ennen tuntia) myöhäisten peruutusten sakolla. Lähetä tekstiviestimuistutuksia 2–4 tuntia ennen tuntia. Käytä jonotuslistoja peruutettujen paikkojen täyttämiseen. Pelkkä ennakkomaksu vähentää tuntien saapumatta jättämiset yli 25 %:sta alle 5 %:iin.

Pitäisikö minun periä maksu fitness-tuntien saapumatta jättämisistä?

Kyllä. Tehokkain lähestymistapa on veloittaa varauksen yhteydessä (tuntipakettien tai kertamaksun kautta) ja menettää hyvitys saapumatta jättämisistä ja myöhäisistä peruutuksista. Tämä on siistimpää kuin erillisen saapumatta jättämisen maksun periminen jälkikäteen.

Miten käsittelen ilmaisia kokeilutunteja, joilla on korkea saapumatta jättämisen aste?

Vaadi kortti tallennettuna varattaessa ilmaisia kokeiluja. Älä veloita mitään etukäteen, mutta tee selväksi, että saapumatta jättämisen maksu (yleensä 10–20 dollaria) peritään, jos asiakas ei saavu paikalle tai peru ajoissa. Tämä vähentää ilmaisten kokeilutuntien poissaoloja 50 % tai enemmän.

Voinko hallita PT-tapaamisia ja ryhmätunteja samassa varausjärjestelmässä?

Kyllä. Useimmat nykyaikaiset fitness-varausalustat tukevat sekä yksilöllisten tapaamisten varausta (PT-tapaamiset) että ryhmätapahtumien varausta (tunnit) samassa järjestelmässä. Määritä ne erillisiksi varaustyypeiksi eri säännöillä.

Miten myyn tuntipaketteja ja jäsenyyksiä verkossa?

Käytä varausalustasi paketti- tai jäsenyysominaisuutta luodaksesi tuntikrediittipaketteja ja tilaussuunnitelmia. Asiakkaat ostavat verkossa, ja järjestelmä soveltaa krediitit automaattisesti, kun he varaavat tunteja. SimplyBook.me tukee paketteja, jäsenyyksiä ja lahjakortteja.