Hogyan állítsd be az online foglalást a kisvállalkozásod számára

Ha az ügyfeleknek még mindig telefonálniuk vagy üzenetet küldeniük kell, hogy időpontot foglaljanak, minden nap foglalásokat veszítesz. A kutatások következetesen azt mutatják, hogy a fogyasztók több mint 60%-a inkább online foglal időpontot, és az online foglalások több mint 40%-a a nyitvatartási időn kívül történik, esténként és hétvégén, amikor senki sem veszi fel a telefont.

Az online foglalás beállítása egy kisvállalkozás számára nem egy nagy informatikai projekt. Modern foglalási szoftverrel 30 percen belül eljuthatsz a nulláról az első online foglalás elfogadásáig. Ez az útmutató végigvezet minden lépésen: a megfelelő eszköz kiválasztása, a szolgáltatásaid beállítása, a foglalási oldal felépítése, a fizetések összekapcsolása, az emlékeztetők beállítása és a foglalási linked elhelyezése mindenhol, ahol az ügyfeleid már keresnek téged.

Miért fontos az online foglalás a kisvállalkozások számára

Mielőtt rátérnénk a hogyanra, érdemes megérteni, mit is változtat valójában az online foglalás egy kis szolgáltató vállalkozás számára. Az előnyök túlmutatnak a kényelmen.

Nem veszítesz többé foglalásokat a nyitvatartási időn kívül. Amikor egy potenciális ügyfél kedd este 9-kor talál rá a vállalkozásodra, azonnal szeretne foglalni. Ha az egyetlen lehetőség a „hívjon holnap”, sokan nem fogják megtenni. Találnak valakit, aki azonnal engedi őket foglalni. Egy online foglalási oldal napi 24 órában, a hét minden napján működik, az ünnepnapokat is beleértve.

Ritkábban csörög a telefonod. Minden online foglalt időpont egy olyan hívás, amit a csapatodnak nem kell fogadnia. Azoknál a vállalkozásoknál, amelyek naponta 20 vagy több foglalási hívást kapnak, ez heti több óra felszabadult munkaidőt jelent — olyan időt, amit a ténylegesen jelen lévő ügyfelek kiszolgálására lehet fordítani.

Csökken a meg nem jelenés. Az online foglalási rendszerek automatikus visszaigazoló e-maileket és emlékeztetőket küldenek. Az online foglaló ügyfelek is kevésbé hajlamosak a meg nem jelenésre, mint a telefonon foglalók, mert aktívan olyan időpontot választottak, amely illeszkedik a beosztásukhoz. Azok a vállalkozások, amelyek az online foglalást automatikus emlékeztetőkkel kombinálják, jellemzően 20–40%-os csökkenést tapasztalnak a meg nem jelenési arányban.

Professzionálisabbnak tűnsz. Egy tiszta, márkázott foglalási oldal azt üzeni a potenciális ügyfeleknek, hogy vállalkozásod szervezett, modern és könnyen kezelhető. Ez bizalmat épít már az első időpont előtt is.

Jobb információkat gyűjtesz előre. Az online foglalási űrlapok tartalmazhatnak felvételi kérdéseket, szolgáltatási preferenciákat, egészségügyi nyilatkozatokat vagy bármilyen más információt, amelyre az időpont előtt szükséged van. Ez kevesebb meglepetést jelent az ügyfél érkezésekor, és kevesebb papírmunkával töltött időt.

1. lépés: Válaszd ki a foglalási szoftveredet

Az első döntés az, hogy melyik foglalási eszközt használd. Ez a választás számít, mert a későbbi váltás azt jelenti, hogy migrálnod kell az ügyféladatokat, és újra kell tanulnod a munkafolyamatodat.

Íme, mit érdemes értékelni:

Támogatja a szolgáltatásod típusát? Egy jógastúdiónak órafoglalásra van szüksége kapacitáskorlátokkal. Egy fodrászatnak szolgáltatásonkénti ütemezésre van szüksége munkatárs-hozzárendeléssel. Egy tanácsadónak egyéni találkozók ütemezésére van szüksége. Győződj meg róla, hogy az eszköz kezeli a konkrét foglalási modelledet, nem csak egy általános naptármegosztást.

Tudnak az ügyfelek fizetni foglaláskor? Az előlegek vagy a teljes összeg beszedése a foglalás időpontjában az egyik leghatékonyabb módja a meg nem jelenés csökkentésének. Ha az eszköz nem integrálódik fizetési átjáróval (Stripe, Square, PayPal), a fizetéseket külön kell kezelned, ami súrlódást okoz.

Küld automatikus emlékeztetőket? Az e-mailes és SMS-emlékeztetők 29–39%-kal csökkentik a meg nem jelenést. Ez a leghatásosabb funkció bármely foglalási rendszerben. Egyes eszközök az ingyenes csomagban is tartalmazzák az emlékeztetőket. Mások a fizetős szintekre tartogatják őket. Ellenőrizd ezt, mielőtt elköteleznéd magad.

Testreszabhatod a foglalási oldalt? A foglalási oldalad gyakran az első interakció, amit egy új ügyfél a vállalkozásoddal folytat. Egy általános, márkajelzés nélküli oldal valaki más logójával nem kelt bizalmat. Keress olyan eszközöket, amelyek lehetővé teszik a logód, márkaszíneid és vállalkozásleírásod hozzáadását.

Integrálódik a naptáraddal? A Google Naptárral, az Outlookkal vagy az Apple Naptárral való kétirányú szinkronizálás megakadályozza a dupla foglalásokat, és összhangban tartja a személyes és üzleti beosztásodat.

Milyen korlátok vannak? Az ingyenes csomagok gyakran korlátozzák a havi foglalások számát, a szolgáltatások számát vagy a munkatársak számát. Ismerd meg a korlátokat előre, ahelyett hogy később fedeznéd fel őket.

Az ingyenes lehetőségek részletes összehasonlításáért lásd a legjobb ingyenes foglalási szoftverekről szóló útmutatónkat.

2. lépés: Hozd létre a fiókodat, és konfiguráld a vállalkozási adatokat

Miután kiválasztottad az eszközt, a kezdeti beállítás körülbelül 10 percet vesz igénybe. Íme, mit állítasz be először.

Vállalkozás neve és kategóriája. Add meg a vállalkozásod nevét úgy, ahogyan azt az ügyfelek látni szeretnéd. A legtöbb foglalási eszköz vállalkozási kategóriát kér (szalon, fitnesz, egészségügy, professzionális szolgáltatások), hogy testre szabja az alapértelmezett beállításokat, mint az időpontok hossza és a pufferidők.

Időzóna. Ez nyilvánvalónak tűnik, de a hibás beállítás valós problémákat okoz. Ha az eszközöd alapértelmezetten olyan időzónát használ, amely nem egyezik a helyzeteddel, minden időpont eltolódik. Ezt állítsd be, mielőtt bármilyen szolgáltatást hozzáadnál.

Nyitvatartási idő. Határozd meg azokat a napokat és órákat, amikor a vállalkozásod elfogad időpontokat. A legtöbb eszköz lehetővé teszi, hogy különböző napokra különböző órákat állíts be (például csütörtökön 20 óráig nyitva, de pénteken 17 órakor zárva). Legyél pontos itt, mert ezek az órák szabályozzák, hogy az ügyfelek milyen időpontokat látnak elérhetőnek.

Ünnepnapok és zárvatartások. Zárolj minden olyan dátumot, amikor a vállalkozásod zárva lesz: állami ünnepek, szabadságnapok, képzési napok. Ha ezt most megteszed, megakadályozod, hogy az ügyfelek olyankor foglaljanak, amikor nem vagy elérhető.

Munkatársak (ha alkalmazható). Ha több szolgáltatód van, add hozzá mindegyiket saját névvel, beosztással és szolgáltatás-hozzárendelésekkel. Az ügyfelek foglaláskor kiválaszthatják a preferált szolgáltatójukat, vagy automatikusan is hozzárendelheted a szolgáltatókat az elérhetőség alapján.

3. lépés: Add hozzá a szolgáltatásaidat

Ez a foglalási beállításod magja. A vállalkozásod által kínált minden szolgáltatásnak saját, pontos részletekkel rendelkező bejegyzéssel kell rendelkeznie.

Minden szolgáltatáshoz konfiguráld:

Szolgáltatás neve. Használd azt a nevet, amelyet az ügyfeleid használnának, ne belső szakzsargont. A „Női hajvágás” egyértelműbb, mint az „A szolgáltatás”. A „60 perces mélyszöveti masszázs” hasznosabb, mint egyszerűen a „Masszázs”.

Időtartam. Valójában mennyi ideig tart ez az időpont? Számold bele a teljes időt az ügyfél érkezésétől a távozásáig. Ha egy 45 perces arckezelés is igényel 15 perc helyiség-előkészítést, két lehetőséged van: soroljad be 60 perces szolgáltatásként, vagy állíts be egy 45 perces időtartamot 15 perces pufferrel (a legtöbb foglalási eszköz támogatja a pufferidőket az időpontok között).

Pufferidő. Ez az időpontok közötti rés. Figyelembe veszi a takarítást, az előkészítést, a jegyzeteket, vagy csak egy kis szünetet. Már 10 perc puffer is megakadályozza, hogy a napod maratonná váljon, ahol nincs hely a csúszásoknak.

Ár. Mutasd meg az árat a foglalási oldalon, hogy az ügyfelek tudják, mire számítsanak. Az átlátható árazás csökkenti a kényelmetlen „mennyibe fog ez kerülni?” üzeneteket, és bizalmat épít. Ha az árad változó (például a hajhossz alapján), add meg a kezdő árat egy megjegyzéssel.

Leírás. Írj egy rövid, világos leírást arról, hogy mit tartalmaz a szolgáltatás. Ez segít az ügyfeleknek a megfelelő szolgáltatás kiválasztásában, és csökkenti a téves foglalásokat. Két-három mondat elég.

Kapacitás (csoportos szolgáltatásokhoz). Ha órákat, workshopokat vagy csoportos foglalkozásokat tartasz, állítsd be az időponttonkénti maximális résztvevőszámot.

Szolgáltatáskategóriák. Csoportosítsd az egymáshoz kapcsolódó szolgáltatásokat. Egy szalonnak lehetnek kategóriái a „Haj”, „Köröm” és „Bőr” számára. Egy edzőterem csoportosíthatja a „Személyi edzés”, „Órák” és „Felmérések” kategóriákat. A kategóriák megkönnyítik a navigációt a foglalási oldalon, ha sok szolgáltatást kínálsz.

4. lépés: Építsd fel a foglalási oldaladat

A foglalási oldalad az, ahol az ügyfelek valóban időpontot foglalnak. Szánj néhány percet arra, hogy professzionálisan nézzen ki, és könnyen használható legyen.

Add hozzá a logódat és a márkaszíneidet. A legtöbb foglalási eszköz lehetővé teszi, hogy feltölts egy logót, és beállíts egy színsémát. Igazítsd ezt a weboldaladhoz és a közösségi médiádhoz, hogy a foglalási élmény konzisztensnek tűnjön, ne pedig egy másik céghez vezető kitérőnek.

Írj egy üdvözlő üzenetet. A foglalási oldalad tetején egy rövid bevezető beállítja a hangnemet. Valami ilyesmi: „Foglalj időpontot online. Válassz szolgáltatást, válassz egy neked megfelelő időpontot, és azonnal megerősítjük.” Tartsd praktikusnak és barátságosnak.

Adj hozzá egy borítóképet. Ha az eszköz támogatja, használj kiváló minőségű fotót a vállalkozásodról, a csapatodról vagy a munkaterületedről. Ez ismerősséget és bizalmat épít, különösen az első alkalommal érkező ügyfelek esetében, akik még soha nem jártak nálad.

Állítsd be a foglalási oldalad URL-jét. A legtöbb eszköz testreszabható linket ad (például avallalkozasod.simplybook.me). Válassz valami tisztát és felismerhetőt. Ez az a link, amelyet mindenhol megosztasz majd.

Engedélyezd a felvételi űrlapokat. Ha az ügyfelektől érkezésük előtt információra van szükséged, adj hozzá felvételi kérdéseket a foglalási folyamathoz. Gyakori példák: „Járt már nálunk korábban?”, „Van valamilyen allergiája vagy érzékeny bőre?”, „Mik a céljai erre az alkalomra?” Ha ezt előre összegyűjtöd, időt takarítasz meg az időpontnál, és felkészülhetsz.

Állítsd be a lemondási szabályzatod szövegét. Mutasd meg a lemondási és meg nem jelenési szabályzatodat a foglalási oldalon, hogy az ügyfelek megerősítés előtt lássák. Ez elvárásokat állít fel, és alapot ad neked a szabályzat későbbi érvényesítéséhez.

5. lépés: Kösd össze a fizetésfeldolgozást

A fizetés beszedése a foglalás időpontjában az egyik leghatásosabb dolog, amit a vállalkozásodért tehetsz. Csökkenti a meg nem jelenést, kiküszöböli az „elfelejtettem a pénztárcámat” helyzeteket, és garantálja a bevételt minden foglalt időpontra.

Három fő megközelítés létezik:

Teljes előrefizetés. Az ügyfél a foglaláskor kifizeti a szolgáltatás teljes árát. Ez jól működik fix árú szolgáltatásoknál, mint az órák, workshopok vagy szabványosított kezelések.

Előleg. Az ügyfél foglaláskor kifizet egy százalékot (jellemzően 20–50%-ot), a fennmaradó összeg pedig az időponton esedékes. Ez a leggyakoribb megközelítés szalonok, spák és klinikák esetében. Biztosítja a foglalást anélkül, hogy a teljes összeget előre kérné.

Fizetés a látogatáskor. Foglaláskor nem történik fizetés. Az ügyfél akkor fizet, amikor megérkezik. Ennek a legalacsonyabb a belépési korlátja a foglaláshoz, de a legmagasabb a meg nem jelenési kockázata is.

A fizetések beállításához kösd össze a foglalási eszközödet egy fizetési átjáróval. A legtöbb modern foglalási platform támogatja a Stripe-ot, a Square-t vagy a PayPalt. A csatlakozási folyamat jellemzően magában foglalja egy fiók létrehozását a fizetési szolgáltatónál (ha még nincs), és annak összekapcsolását a foglalási eszközöd beállításain keresztül. A SimplyBook.me több átjárót is támogat, így kiválaszthatod azt, amelyik a legjobb díjakat kínálja a régiódban.

6. lépés: Állítsd be az automatikus emlékeztetőket

Az automatikus emlékeztetők a leghatékonyabb funkciók a meg nem jelenés csökkentésére, és a beállítás után nem igényelnek folyamatos erőfeszítést.

Állíts be egy emlékeztető-sorozatot több érintkezési ponttal:

Foglalás visszaigazolása (azonnali). Küldj e-mailt abban a pillanatban, amikor az ügyfél foglal. Tartalmazza a szolgáltatás nevét, a dátumot, az időpontot, a szolgáltató nevét (ha releváns), a helyszínt vagy a virtuális találkozó linkjét, és egy linket a lemondáshoz vagy átütemezéshez. Ez a visszaigazolás az ügyfél számára is referenciaként szolgál az időponthoz.

Első emlékeztető (48 órával előtte). Küldj e-mail emlékeztetőt két nappal az időpont előtt. Ez elég korai ahhoz, hogy az ügyfél átütemezhesse, ha a tervei megváltoztak, ami sokkal jobb a vállalkozásod számára, mint a meg nem jelenés.

Második emlékeztető (24 órával előtte). Küldj SMS-t vagy WhatsApp üzenetet egy nappal előtte. A szöveges üzenetek megnyitási aránya 98%, ami sokkal megbízhatóbbá teszi őket az e-mailnél az utolsó pillanatban küldött emlékeztetőknél.

Utolsó emlékeztető (2–3 órával előtte). Az aznapi időpontok esetén egy rövid SMS emlékeztető néhány órával előtte elkapja azokat, akik elolvasták a korábbi üzenetet, de elfelejtettek cselekedni.

Személyre szabj minden üzenetet az ügyfél nevével és az időpont részleteivel. „Szia Sára, emlékeztető: az arckezelésed Amirával holnap 14 órakor van” sokkal jobban működik, mint a „Közelgő időpontod van”.

Minden emlékeztetőben szerepeljen egy lemondási/átütemezési link. Egy ügyfél, aki 24 órás értesítéssel lemond, időt ad neked az időpont feltöltésére. Egy ügyfél, aki nem jelenik meg, semmit nem ad.

7. lépés: Helyezd el a foglalási linkedet mindenhol

A foglalási oldalad csak akkor működik, ha az emberek meg tudják találni. Minden helyen, ahol a vállalkozásod online jelen van, tartalmaznia kell egy közvetlen linket a foglaláshoz.

A weboldalad. Ágyazd be a foglalási widgetet közvetlenül az oldaladba, hogy az ügyfeleknek soha ne kelljen elhagyniuk azt. A legtöbb foglalási eszköz beágyazási kódot vagy bővítményt biztosít. Helyezd el a foglalási lehetőséget a kezdőlapodon, a szolgáltatások oldaladon és a kapcsolat oldaladon. Egy „Foglalj most” gomb a weboldalad fejlécében vagy navigációs sávjában még jobb, mert minden oldalon látható.

Google Cégprofil. Add hozzá a foglalási linkedet a Google Cégprofilodhoz. Amikor valaki a vállalkozásod nevére keres, vagy megtalál a Google Térképen, az „Online foglalás” gomb közvetlenül megjelenik a bejegyzésben. Ez az egyik legjobban konvertáló elhelyezés, mert az ügyfél már téged keres.

Instagram. Add hozzá a foglalási linkedet az Instagram bemutatkozásodhoz. Ha van Instagram Business fiókod, közvetlenül a profilodra is hozzáadhatsz egy „Foglalás” akciógombot. Említsd meg a foglalást a bejegyzéseidben és sztorijaidban, egyértelmű cselekvésre ösztönzéssel.

Facebook. Adj hozzá egy „Foglalj most” gombot a Facebook cégoldaladhoz. Egyes foglalási eszközök lehetővé teszik az ügyfelek számára, hogy közvetlenül a Facebookon belül foglaljanak, anélkül hogy elhagynák a platformot.

E-mail aláírás. Adj hozzá egy „Foglalj időpontot” linket minden e-mailhez, amelyet a vállalkozásod küld. Minden e-mail passzív foglalási csatornává válik.

WhatsApp Business. Ha WhatsAppot használsz az ügyfelekkel való kommunikációra, add hozzá a foglalási linkedet a WhatsApp Business profilodhoz, és foglald bele az automatikus válaszokba.

Nyomtatott anyagok. Generálj QR-kódot a foglalási linkedhez, és add hozzá névjegykártyákhoz, szórólapokhoz, üzleti kirakatokhoz és nyugtákhoz. Az ügyfelek beszkennelhetik a kódot a telefonjuk kamerájával, és közvetlenül a foglalási oldaladra jutnak.

Az elv egyszerű: csökkentsd a lépések számát a „szeretnék foglalni” és a „foglaltam” között. Minden extra kattintás, minden átirányítás, minden „hívjon minket a foglaláshoz” üzenet időpontokba kerül.

8. lépés: Tesztelj mindent az élesítés előtt

Mielőtt megosztanád a foglalási linkedet valódi ügyfelekkel, menj végig az egész foglalási folyamaton magad. Foglalj időpontot úgy, mintha ügyfél lennél, és ellenőrizz minden lépést.

Teszteld az ügyfélnézetet. Gyorsan betölt a foglalási oldal? Világosan jelennek meg a szolgáltatásaid? Ki tudsz választani egy szolgáltatót, dátumot és időpontot, ki tudsz tölteni bármilyen felvételi űrlapot, és be tudod fejezni a fizetést zavartalanul?

Teszteld a visszaigazoló e-mailt. Megérkezett? Tartalmazza az összes megfelelő részletet? Működik a lemondási/átütemezési link?

Teszteld az emlékeztetőket. Foglalj egy próba időpontot a következő napra, és erősítsd meg, hogy az emlékeztető e-mailek és SMS-ek a megfelelő időben, a megfelelő tartalommal aktiválódnak.

Teszteld mobilon. Az online foglalások több mint 60%-a telefonon történik. Nyisd meg a foglalási oldaladat egy okostelefonon, és fejezd be a teljes folyamatot. Ha valami nehezen olvasható, nehezen érinthető, vagy lassan töltődik be mobilon, javítsd ki az élesítés előtt.

Teszteld a naptár szinkronizálást. Foglalj egy próba időpontot, és erősítsd meg, hogy megjelenik a naptáradban. Ezután zárolj időt a naptáradban, és erősítsd meg, hogy a foglalási eszköz elérhetetlenként mutatja azt az időpontot.

Teszteld a fizetést. Dolgozz fel egy kis próbafizetést, hogy ellenőrizd, a fizetési átjáród megfelelően csatlakozik-e. Utána utald vissza.

Ha most fedezed fel a problémákat, megkímélheted magad egy frusztrált ügyfélüzenettől később.

9. lépés: Tájékoztasd a meglévő ügyfeleidet

Az online foglalás elindítása semmit nem ér, ha a meglévő ügyfeleid nem tudnak róla. Jelentsd be minden csatornán, amelyet használsz.

Küldj tömeges e-mailt vagy SMS-t. Egy rövid üzenet minden, amire szükséged van: „Jó hír: mostantól bármikor online foglalhatsz időpontot itt: [foglalási linked]. Válassz szolgáltatást, válaszd ki az időpontodat, és azonnal megerősítést kapsz.”

Posztolj a közösségi médiában. Oszd meg a foglalási linkedet Instagramon, Facebookon és bármely más platformon, amelyet használsz. Mutass egy képernyőképet a foglalási oldalról, hogy az ügyfelek tudják, mire számítsanak.

Említsd meg minden időpontnál. Az első néhány hétben mondd el minden ügyfélnek személyesen: „Egyébként mostantól online is foglalhatod a következő időpontodat. Elküldöm neked a linket.” A személyzeti emlékeztetők jobban működnek, mint bármely marketingkampány.

Frissítsd a hangpostádat. Változtasd meg a hangpostád üdvözlését, hogy tartalmazza: „Online is foglalhat bármikor itt: [weboldalad].”

Adj hozzá jelzéseket. Helyezz el egy kis táblát a recepción egy QR-kóddal, amely a foglalási oldaladra vezet. Az ügyfelek beszkennelhetik, amíg várnak, és lefoglalhatják a következő látogatásukat, mielőtt elmennének.

A legtöbb vállalkozás azt tapasztalja, hogy az online foglalás elfogadása az összes időpont 50–70%-át éri el az első két-három hónapban, amennyiben aktívan népszerűsítik a linket, és könnyen megtalálhatóvá teszik.

Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni

Miután több ezer vállalkozásnak segítettünk beállítani az online foglalást, ezek a leggyakrabban látott problémák.

Nem adnak hozzá pufferidőt az időpontok között. Az egymás után szorosan következő foglalások puffer nélkül azt jelentik, hogy egy késő ügyfél kizökkenti az egész napodat. Már 10–15 perc puffer az időpontok között is jelentős különbséget jelent.

Olyan nyitvatartási időt állítanak be, amely nem felel meg a valóságnak. Ha rendszeresen 12 és 13 óra között ebédelsz, zárold azt az időt. Ha néha korábban távozol pénteken, igazítsd hozzá a pénteki óráidat. Az ügyfelek olyan időpontokra foglalása, amikor valójában nem vagy elérhető, mindenki számára rossz élményt teremt.

A foglalási link elrejtése. Ha az ügyfeleknek a weboldaladon kell keresgélniük, vagy egészen az Instagram bemutatkozásod aljáig kell görgetniük, hogy megtalálják a foglalási gombot, a legtöbben nem fogják venni a fáradságot. Helyezd el jól láthatóan, mindenhol.

A mobilteszt kihagyása. A foglalási oldalad tökéletesen nézhet ki asztali gépen, és használhatatlan lehet telefonon. Tesztelj mobilon az élesítés előtt. Tesztelj mobilon minden változtatás után.

Az emlékeztető-beállítás figyelmen kívül hagyása. Az automatikus emlékeztetők nem csak egy kellemes extra. Ezek az elsődleges védelmed a meg nem jelenés ellen. Állítsd be őket az első naptól kezdve, ne „egyszer majd”.

A szolgáltatáslista zavarossá tétele. Ha 30 szolgáltatást kínálsz, szervezd őket kategóriákba. Ha két szolgáltatás hasonlóan hangzik, adj hozzá leírásokat, amelyek elmagyarázzák a különbséget. Egy zavarodott ügyfél vagy rosszat foglal, vagy egyáltalán nem foglal.

Mit tegyél az első hónap után

Miután az online foglalás egy hónapja fut, tekintsd át az adataidat, és optimalizálj.

Ellenőrizd a meg nem jelenési arányodat. Ha 10% felett van, adj hozzá SMS-emlékeztetőket (ha még nem tetted), és fontold meg az előleg megkövetelését a legnépszerűbb vagy legértékesebb szolgáltatásaidnál. A meg nem jelenés csökkentéséről szóló útmutatónk részletesen bemutat 10 stratégiát.

Nézd meg a foglalási mintákat. Mely napok és időpontok a legnépszerűbbek? Vannak üres időpontok, amelyeket promóciókkal vagy utolsó pillanatban ajánlatokkal tölthetnél ki? Bizonyos szolgáltatások következetesen betelnek, ami arra utal, hogy több elérhetőséget kellene hozzáadnod?

Tekintsd át a felvételi űrlapjaidat. Kitöltik az ügyfelek? Megkapod a szükséges információt? Távolítsd el a nem hasznos kérdéseket, és add hozzá a hiányzókat.

Olvasd el az ügyfél-visszajelzéseket. Kérdezz meg néhány ügyfelet, milyen volt a foglalási élményük. Könnyen megtalálták a linket? Volt valami zavaró? A valós visszajelzéseken alapuló kis módosítások mérhető különbséget jelentenek.

Fontold meg funkciók hozzáadását. Amint az alapok gördülékenyen működnek, fedezz fel olyan kiegészítéseket, mint a tagsági csomagok, ajándékkártyák, hűségprogramok, csoportos foglalás vagy több telephely kezelése. Ezek a funkciók a foglalási alapjaidra épülnek, és jelentősen növelhetik az ügyfelenkénti bevételt.

Gyakran ismételt kérdések

Mennyi ideig tart beállítani az online foglalást egy kisvállalkozás számára?

A legtöbb kisvállalkozás 15–30 perc alatt be tudja fejezni a teljes beállítást egy felhőalapú foglalási eszközzel. Ez magában foglalja a fiók létrehozását, a szolgáltatások hozzáadását, a nyitvatartási idő beállítását és a foglalási oldal testreszabását. A fizetésfeldolgozás összekapcsolása és az automatikus emlékeztetők beállítása további 10–15 percet vesz igénybe. Reálisan egyetlen alkalommal elkezdheted elfogadni az online foglalásokat.

Szükségem van weboldalra az online foglalási szoftver használatához?

Nem. A legtöbb foglalási eszköz önálló foglalási oldalt biztosít saját URL-lel, amelyet közvetlenül megoszthatsz az ügyfelekkel SMS-ben, e-mailben vagy közösségi médián keresztül. Weboldallal rendelkezni jobb, mert beágyazhatod a foglalási widgetet a zökkenőmentes élményhez, de ez nem szükséges az online foglalások elfogadásának megkezdéséhez.

Mennyibe kerül az online foglalási szoftver egy kisvállalkozás számára?

Sok foglalási eszköz kínál ingyenes csomagokat, amelyek elegendők a kezdéshez. A SimplyBook.me ingyenes csomagja havi 50 foglalást tartalmaz korlátlan szolgáltatással. A fizetős csomagok jellemzően 8 és 30 dollár között mozognak havonta, az eszköztől és a funkcióktól függően. A költség szinte mindig megtérül a csökkent meg nem jelenés és a nyitvatartási időn kívüli foglalások visszaszerzése révén az első hónapon belül.

Az ügyfelek továbbra is foglalhatnak telefonon, ha hozzáadom az online foglalást?

Igen. Az online foglalás nem váltja fel a telefonos foglalást; egy további csatornát ad hozzá. Az ügyfelek, akik inkább hívnak, továbbra is megtehetik, és manuálisan hozzáadhatod az időpontjaikat ugyanahhoz a rendszerhez. Idővel, ahogy az ügyfelek megszokják az online foglalást, a hívások mennyisége természetesen csökken.

Működni fog az online foglalás az én vállalkozás típusomnál?

Az online foglalás gyakorlatilag bármely szolgáltatás-alapú vállalkozásnál működik: szalonok, borbélyok, spák, fitneszstúdiók, személyi edzők, orvosi klinikák, fogorvosi rendelők, terapeuták, tanácsadók, coachok, korrepetitorok, fotósok, kisállat-kozmetikusok, autószervizek és sok más. Ha a vállalkozásod időpontokra épül, az online foglalás működni fog.

Hogyan kezeljem a változó árazású szolgáltatásokat?

A legtöbb foglalási eszköz lehetővé teszi, hogy egy „-tól” árat vagy árkategóriát jeleníts meg a foglalási oldalon. Beállíthatod a foglalási oldalt úgy is, hogy ár nélkül mutassa a szolgáltatást, és az árat az időpontnál beszéljétek meg. Azoknál a szolgáltatásoknál, amelyeknél a végső ár konzultációtól függ (mint egy összetett hajszínezés), a leggyakoribb megközelítés egy kezdő ár megjelenítése egy „Végleges ár a konzultációnál megerősítve” megjegyzéssel.

Mi történik, ha két ember megpróbál ugyanarra az időpontra foglalni?

A modern foglalási szoftver ezt automatikusan kezeli. Amikor egy ügyfél kiválaszt egy időpontot, az ideiglenesen zárolásra kerül, amíg kitölti a foglalási űrlapot. Ha egy másik ügyfél megpróbálja kiválasztani ugyanazt az időpontot, az elérhetetlenként jelenik meg. A kétirányú naptárszinkronizálás szintén megakadályozza a dupla foglalásokat a foglalási rendszered és a személyes naptárad között.

Korlátozhatom, mennyi idővel előre foglalhatnak az ügyfelek?

Igen. A legtöbb foglalási eszköz lehetővé teszi egy foglalási ablak beállítását, például az ügyfelek 2 órától 30 napig előre foglalhatnak. A minimális előzetes idő beállítása (mint 2–4 óra) megakadályozza az utolsó pillanatban történő foglalásokat, amelyekre nem tudsz felkészülni. A maximális előzetes idő beállítása kezelhetővé teszi a naptáradat, és csökkenti a távoli jövőbeli meg nem jelenés kockázatát.